文書檔案收集與歸檔工作的研究探討

張虹

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理和檔案利用服務(wù)越來越受到人們的關(guān)注，其中文書檔案收集與歸檔工作是檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的基礎(chǔ)。為了確保檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的順利、高效開展，分析文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，探究如何高效管理文書檔案收集與歸檔工作就顯得非常重要。

關(guān)鍵詞：文書檔案；收集與歸檔；研究

文書檔案屬于管理性檔案，是機關(guān)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理等各項活動中形成的具有保存利用價值的文件。一個檔案立檔單位是通過制定文書檔案的歸檔制度來保證文書檔案收集工作的正常進行，其中文書檔案的歸檔范圍、時間、要求等都要有明確的標準制度。文書檔案收集與歸檔的主要材料有上級下發(fā)的指導性公文、本機關(guān)自己形成的公文、下級呈送的報請類公文及同級或其他機關(guān)的商洽性或?qū)徟怨牡鹊?。文書檔案收集與歸檔工作的有效進行是順利完成檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的先決條件，因此研究與探索如何加強文書檔案收集與歸檔工作的管理是非常必要的。

1 文書檔案收集與歸檔工作的重要性

（1）文書檔案收集與歸檔工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)

文書檔案收集與歸檔工作是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，沒有檔案收集與歸檔何談檔案管理。檔案收集的齊全與否、檔案歸檔的正確與否都直接影響到檔案管理工作能否順利、有效地開展，尤其是直接影響到社會各方面對檔案的有效利用。

（2）文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量

文書檔案的收集是檔案管理機關(guān)取得檔案的方法，文書檔案的歸檔是檔案管理的重要部分，因此文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量的好壞決定著檔案管理工作能否有效的開展。只有加強文書檔案收集與歸檔工作的管理，才能更好地體現(xiàn)檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

（3）文書檔案收集與歸檔工作是充分發(fā)揮檔案作用的保證

檔案是黨和國家的寶貴財富，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案的利用需求越來越大，那么做好檔案管理工作是發(fā)揮檔案作用的重要前提。由于文書檔案收集與歸檔工作是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，所以，做好文書檔案收集與歸檔工作是充分發(fā)揮檔案作用及其利用價值的保證。

2 文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（1）收集與歸檔的檔案材料不全面

隨著社會的進步，各機關(guān)單位的不斷發(fā)展，檔案資料越來越多，檔案資料的內(nèi)容也越來越廣泛，這樣就造成檔案的收集與歸檔工作的工作量明顯增大。檔案工作人員還是按照之前單一、傳統(tǒng)的檔案收集與歸檔方法，這樣就容易出現(xiàn)遺漏材料、斷章缺頁等現(xiàn)象，使檔案的收集不全面，檔案的歸檔無法順利完成。

（2）文書檔案的收集歸檔力度不夠

由于各機關(guān)、團體、企業(yè)及事業(yè)單位中檔案管理部門的檔案管理制度及流程不統(tǒng)一、不規(guī)范，各種檔案資料的收集與歸檔標準不一，致使文書檔案的收集與歸檔工作難度大、進展慢。各檔案管理部門只重視文字檔案的收集與歸檔，忽略電子文書檔案的重要性。另外，檔案管理人員對檔案的完整連續(xù)性也不夠重視，常出現(xiàn)缺時間或時間不連貫的檔案，然而收集人員并沒有及時處理，給檔案的歸檔造成很多不便。此外，還有一些檔案材料的真實性有待考究，只是在相對緊急的情況下為了應(yīng)付檢查而臨時收集或記錄粗糙的檔案材料。

（3）檔案工作人員的意識與責任心缺乏

由于檔案工作人員對檔案的完整性、重要性等認識不足，致使在檔案收集時只重視自己認為重要的紅頭文件的收集，對一般性檔案材料或無編號的檔案材料收集不夠認真，造成檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量不高。同時，由于工作人員的責任心缺乏，對檔案材料的記錄及整合不夠嚴謹，致使檔案材料的真實性需要考證。此外，還有些工作人員對收集分散、混亂的檔案不夠用心、整合粗糙，致使檔案的歸檔、管理及利用受到嚴重影響。

3 加強文書檔案收集與歸檔工作的措施

（1）加強對文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓

對于一名從事檔案工作的人員來說，首先要具備管理檔案的專業(yè)知識，有較強的檔案管理意識。因此要不斷加強對檔案工作人員的相關(guān)培訓，使他們在檔案工作中對檔案材料有著不同于常人的職業(yè)敏感性，對檔案的收集與歸檔有著專業(yè)、高效的方法。同時，還要讓檔案工作人員在培訓的過程中增強對檔案工作的責任感及對檔案重要性的認識，從而確保他們收集與歸檔的檔案材料的完整性和真實性。

（2）完善文書檔案收集與歸檔的相關(guān)制度

制定與完善相關(guān)的文書檔案收集與歸檔制度，讓檔案工作人員明確收集與歸檔的時間范圍、保存期限及注意事項，并能結(jié)合自己單位部門的實際情況，依照相關(guān)的法律法規(guī)高效地進行文書檔案的收集與歸檔工作。另外，各檔案管理部門

可以結(jié)合本單位的檔案實際管理情況適時更新和完善相關(guān)的文書檔案收集與歸檔制度，以滿足不同發(fā)展階段檔案的管理需求，使檔案的管理工作得到高效、順利的開展。

（3）改進文書檔案收集與歸檔的工作模式

傳統(tǒng)的文書檔案收集工作僅僅是被動地將送來的文書檔案資料進行整理，容易造成檔案資料不完整、檔案信息混亂等，因此改進文書檔案收集與歸檔的工作模式是檔案管理工作高效開展的基礎(chǔ)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案收集與歸檔模式，加強檔案工作人員與各部門之間的聯(lián)系，從而有利于工作人員主動進行檔案收集與歸檔。另外，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，要懂得采用信息技術(shù)進行文書檔案的收集與歸檔，促使文書檔案收集與歸檔工作更加迅速、準確、高效的進行。

4 結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展進步，要不斷加強對文書檔案工作人員的相關(guān)培訓、完善文書檔案收集與歸檔的相關(guān)制度，創(chuàng)新與改進文書檔案收集與歸檔的工作模式等來促使文書檔案工作的高效開展，進而提高文書檔案的利用服務(wù)水平。

參考文獻

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