加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，助力醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展

閆小鶴

摘 要：本文從醫(yī)院檔案管理的對象及種類入手，客觀分析了醫(yī)院檔案對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性及其在管理實(shí)踐中存在的問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展形勢提出了完善醫(yī)院檔案管理的若干建議，以期為醫(yī)院檔案管理水平和效率的提升提供有益參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；檔案價值；檔案管理；工作思路

1 醫(yī)院檔案管理的對象及種類

醫(yī)院檔案管理對象繁雜，尤其是在社會分工細(xì)致化發(fā)展的當(dāng)下，檔案的對象和種類愈來愈多。具體地說，除了醫(yī)院日常經(jīng)營管理和醫(yī)療活動中，以各種載體形式形成的檔案外，還包括醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療科學(xué)研究、財務(wù)會計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨群工作建設(shè)、資產(chǎn)設(shè)備管理等各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的各式各樣文檔、圖標(biāo)、音視頻等資料。其中，日常經(jīng)營管理檔案包括了經(jīng)營決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財務(wù)管理和物資管理過程中形成的資料； 醫(yī)療檔案包括了醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)、病歷檔案、疾病防治等過程中形成的資料；行政管理檔案包括了行政事務(wù)、人事管理、監(jiān)察保衛(wèi)、后勤管理、計(jì)劃生育等工作中形成的資料；醫(yī)療科學(xué)研究檔案是根據(jù)不同的課題分作了兩個類目，包括了立項(xiàng)準(zhǔn)備、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等過程中形成的資料；財務(wù)會計(jì)檔案包括了醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)活動、財務(wù)收支等過程中形成的各種會計(jì)憑證、收支帳簿、財務(wù)報告等資料；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案包括了不同工程項(xiàng)目和建筑項(xiàng)目中的各種工程勘探測繪、設(shè)計(jì)、施工、圖紙、竣工驗(yàn)收，以及工程創(chuàng)優(yōu)申請等資料；黨群工作建設(shè)檔案包括了醫(yī)院黨組織和群眾團(tuán)體在黨的組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會、共青團(tuán)等日常工作形成的各項(xiàng)資料；資產(chǎn)設(shè)備管理檔案包括了醫(yī)療設(shè)備和生活設(shè)備分類，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試運(yùn)行、維修和設(shè)備管理全過程。

一言以蔽之，醫(yī)院檔案種多類雜，關(guān)乎各個業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)工作，具有極強(qiáng)的專業(yè)性和參考性，因此在日常管理過程中，必須借助各科室、部門工作人員的通力配合，最大范圍的收集最具參考價值的資料，以此確保醫(yī)院檔案能夠更為真實(shí)、全面的反映醫(yī)院管理和醫(yī)療活動的水平和質(zhì)量。

2 醫(yī)院檔案對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性

醫(yī)院檔案內(nèi)涵廣泛，除了包含了醫(yī)院內(nèi)部日常管理、運(yùn)營形成的相關(guān)資料，同時包括了民眾在醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動過程中形成的相關(guān)資料。隨著醫(yī)療改革各項(xiàng)措施的全面推行和深入發(fā)展，醫(yī)院檔案在其中的促進(jìn)重要日趨明顯，因此，遵循現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展形勢和規(guī)律，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，不僅是醫(yī)院整體管理的目標(biāo)和任務(wù)，也是深化醫(yī)療改革、建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高水平的現(xiàn)代醫(yī)院的重要支撐。通過前文已述醫(yī)院檔案的類型，可知醫(yī)院檔案是醫(yī)院內(nèi)部各個科室、部門有序開展工作、提高工作效率的重要參考依據(jù)。下文將圍繞醫(yī)院檔案在醫(yī)院整體發(fā)展中的重要地位展開探討，具體如下：

（一）是醫(yī)院開展現(xiàn)代化管理的資源庫。醫(yī)院檔案內(nèi)容范圍覆蓋了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，包括醫(yī)療質(zhì)控、醫(yī)療安全、科研活動、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、基礎(chǔ)建設(shè)、財務(wù)會計(jì)以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，能夠真實(shí)還原醫(yī)院進(jìn)行的任一醫(yī)療活動，有著不可取代的參考和憑證作用。與此同時，檔案也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效憑證。其不僅詳盡記載了醫(yī)院在發(fā)展進(jìn)程中一系列的指導(dǎo)政策，具體的業(yè)務(wù)開展方法和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，還記載了醫(yī)院在不同時期的不同經(jīng)營策略、管理思路，是醫(yī)院工作人員集體智慧的結(jié)晶。因此可以說，醫(yī)院檔案是完善醫(yī)院管理體制機(jī)制、踐行醫(yī)療體系改革理念、促進(jìn)整體管理提質(zhì)增效的重要支撐。

（二）是進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研的前提及其基礎(chǔ)。由于醫(yī)院科研活動的開展，需要基于現(xiàn)有技術(shù)和成果才能開展更進(jìn)一步的探索和發(fā)現(xiàn)，因此需要大量臨床醫(yī)療數(shù)據(jù)資料作為研究基礎(chǔ)，包括病患從最初體檢診斷，到辯癥治療，再到康復(fù)痊愈整個過程的各項(xiàng)資料，其中不僅涉及醫(yī)護(hù)業(yè)務(wù)部門，同時包括了醫(yī)院行政管理工作內(nèi)容。醫(yī)院檔案匯總了行政管理、醫(yī)療科學(xué)研究、財務(wù)會計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨群工作建設(shè)、資產(chǎn)設(shè)備管理等各項(xiàng)工作資料，而這些資料都是最原始的一手材料，具有極強(qiáng)的綜合性和連續(xù)性，因此可以說醫(yī)院檔案是開展醫(yī)院科研活動的前提，也是促進(jìn)醫(yī)療研究活動進(jìn)一步深化的基礎(chǔ)。

（三）是和諧解決醫(yī)患糾紛的直接證據(jù)。 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不僅促進(jìn)了社會的發(fā)展，也使得廣大人民群眾科學(xué)素養(yǎng)、文化素質(zhì)得到了顯著提升。同時，隨著國家法治建設(shè)的日趨完善，相關(guān)法律制度也愈來愈人性化，尤其是在普法宣傳活動的全面推廣下，全體公民的法律意識相較于過去有了實(shí)質(zhì)的改善。在這樣的大環(huán)境下，針對醫(yī)院工作的法律規(guī)范也愈來愈多，這就使得醫(yī)院工作人員要進(jìn)一步加強(qiáng)職業(yè)規(guī)范和安全意識，認(rèn)真、負(fù)責(zé)履行診療職責(zé)。醫(yī)院檔案就是對這一系列醫(yī)療活動開展的如實(shí)記錄，能夠全面、真實(shí)、詳盡的反映醫(yī)院工作人員的工作過程，既能夠督促醫(yī)院工作人員盡心盡責(zé)的實(shí)施醫(yī)護(hù)工作任務(wù)，也能夠在醫(yī)療糾紛發(fā)生時醫(yī)患雙方權(quán)益的保護(hù)提供有力憑證，將醫(yī)患糾紛的損害程度降至最低。

3 醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中的常見問題

（一）缺乏規(guī)范的管理意識，檔案利用率不高。雖然檔案資源對醫(yī)院上下各環(huán)節(jié)工作的有序開展均發(fā)揮著重要作用，但實(shí)踐中，不同醫(yī)院對于檔案管理仍然存在一定的認(rèn)知偏差，使得檔案整體使用和利用效率偏低。再加上部分醫(yī)院因長期將工作與管理重點(diǎn)全部投放在完善醫(yī)療服務(wù)等方面，而缺乏對醫(yī)院檔案管理制度和體系的關(guān)注和建設(shè)，認(rèn)為檔案管理工作繁瑣，作用不大，從而鮮有對檔案收集、歸類、整理和利用等工作予以應(yīng)有重視，既沒有配備相關(guān)人員，也沒有投入相關(guān)經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作長期處于被動局面，信息資源開發(fā)能力明顯不足，由此利用率也就愈來愈低，整體管理陷入惡性循環(huán)。

（二）缺乏完善的檔案機(jī)制，管理范圍不明確。受到地區(qū)差異因素影響，目前仍有部分醫(yī)院的檔案管理部門只負(fù)責(zé)進(jìn)行簡單的文書檔案、財會檔案、科技檔案等類型的資料管理，相關(guān)病患醫(yī)療病歷的檔案資料交由病案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集整理；而類如檢查影像圖文檔案、病理切片檔案等則由各個科室分別管理。從而使得醫(yī)院內(nèi)部僅就檔案管理一項(xiàng)工作就形成了“網(wǎng)狀”管理模式，再加上各個業(yè)務(wù)部門、科室并沒有配備專門的檔案管理人員，也沒有設(shè)置相應(yīng)的檔案收集與整理制度，使得各業(yè)務(wù)部門的檔案收集和整理工作隨意性較強(qiáng)，缺乏明確、具體的指導(dǎo)規(guī)范，由此導(dǎo)致實(shí)踐中，許多應(yīng)當(dāng)被收集的檔案未能如期歸檔，應(yīng)當(dāng)編入檔案書錄的卻被隨意排列，長此以往對醫(yī)院整體管理影響相當(dāng)嚴(yán)重。endprint

（三）管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，素養(yǎng)參差不齊?；谒枷肷系恼J(rèn)識偏差，部分醫(yī)院對檔案管理工作缺乏應(yīng)有重視，由此對檔案管理人員也就同樣如此，在人員篩選、任用時，存在較大的隨意性，沒有從文化程度、理論水平以及專業(yè)素質(zhì)多方面入手進(jìn)行全方位的考察，甚至有的醫(yī)院檔案管理崗位直接由其他行政管理人員兼任，不僅嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量，還進(jìn)一步打擊了檔案管理人員的工作熱情和積極性。此外，還有部分醫(yī)院未能站在發(fā)展高度來看待檔案管理工作，既沒有定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，也沒有安排相應(yīng)管理技術(shù)指導(dǎo)課程學(xué)習(xí)，使得現(xiàn)實(shí)中，很多檔案管理人員的管理思路和理念仍然停留在過去效率低下的時期，缺乏創(chuàng)新活力和工作動力。

（四）檔案管理與醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)缺乏契合度。現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)醫(yī)院通常都會設(shè)定與自身發(fā)展現(xiàn)狀和目標(biāo)相契合的計(jì)劃和規(guī)劃，而這些項(xiàng)目通常都是圍繞著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療人才等展開，極少考慮對醫(yī)院的檔案管理及其相關(guān)設(shè)備設(shè)施等方面的投入，從而也就使得醫(yī)院的檔案管理水平與其他業(yè)務(wù)的發(fā)展之間差距愈來愈大；與此同時，檔案利用率和管理水平的低下，將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院檔案的收集、利用和開發(fā)，這就勢必又將影響醫(yī)院整體管理水平和醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展，最終導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)展陷入兩難局面。

上述問題的出現(xiàn)，不僅反映出現(xiàn)代醫(yī)院管理體制上存在的缺漏，也體現(xiàn)出醫(yī)院管人員在思想、認(rèn)知上存在的滯后性，因此，醫(yī)院在建設(shè)現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的道路上，應(yīng)當(dāng)秉持與時俱進(jìn)的思想，及時調(diào)整和革新管理思路，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，積極學(xué)習(xí)和引用科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理方法。下文將圍繞這一問題展開探討。

4 完善醫(yī)院檔案管理的可行路徑

醫(yī)院檔案是通過對醫(yī)院各科室、部門的業(yè)務(wù)管理、醫(yī)療科研等活動中的系列文件、圖標(biāo)名冊、影音資料等的分類收集、歸總整理所形成的具有不同價值的檔案。從整體上看，檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中反映臨床、實(shí)踐水平的真實(shí)記錄，是內(nèi)部各科室、部門有序開展工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要參考依據(jù)，也是進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)學(xué)研究發(fā)展的的有力支撐。因此，正視并重視醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效化的必由之路。如何優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理，筆者提出了如下建議：

（一）端正對檔案管理的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理的意識，加大對檔案管理的建設(shè)力度。前文已述，檔案使用和利用率之所以偏低，很大程度上是因?yàn)槿狈n案管理給予應(yīng)有的重視，缺乏對檔案工作予以應(yīng)有的支持。因此，要完善醫(yī)院檔案管理，首要從端正認(rèn)識、強(qiáng)化意識入手，提高醫(yī)院上下全體員工對檔案資料重要程度的認(rèn)識，尤其是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的重視。例如，應(yīng)將檔案管理工作納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程，要將其與醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)活動、科研活動及基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)一并納入年度總結(jié)和計(jì)劃中，在設(shè)計(jì)其他事項(xiàng)方案時，亦充分考慮檔案管理相關(guān)建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際需求，合理增加相關(guān)投入，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力能夠與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展高度契合，共同發(fā)展。其次，要進(jìn)一步加大對檔案工作重要性的宣傳力度，發(fā)動醫(yī)院全體員工共同支持檔案的收集和整理、使用等各個環(huán)節(jié)的工作，為后期檔案管理工作的有序開展打下扎實(shí)的人員基礎(chǔ)。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制體制，重視專業(yè)人才的培養(yǎng)和引入。明確、具體、可行的檔案管理制度是檔案管理工作有序開展、效率提升的基礎(chǔ)和前提。尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理工作的手段和方式也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，要符合市場變化和醫(yī)療行業(yè)的實(shí)際需求。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時地在現(xiàn)有制度 、體系的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，融入現(xiàn)代管理理念，制定與醫(yī)院發(fā)展相匹配的科學(xué)的檔案管理機(jī)制。具體地說，即要求醫(yī)院各個業(yè)務(wù)部門、科室，要將日常工作中所形成的檔案資料，統(tǒng)一提交由檔案管理部門收集、管理、考核；其次，要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入管理實(shí)際，設(shè)計(jì)符合醫(yī)院需求的信息檔案系統(tǒng)，明確檔案管理部門各個人員的具體職責(zé)，將各業(yè)務(wù)部門的工作與檔案管理工作進(jìn)行交叉考評，以此督促各業(yè)務(wù)部門、科室相關(guān)人員更為謹(jǐn)慎的對待檔案管理工作。再者，還要進(jìn)一步拓展醫(yī)院檔案的歸檔范圍，要在現(xiàn)有檔案類型的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院日常運(yùn)營管理實(shí)踐和醫(yī)療活動實(shí)際，進(jìn)行系統(tǒng)分類、收集和整理。例如，可將醫(yī)院對外出具的租賃、承包、核算等方案，在項(xiàng)目建設(shè)招標(biāo)過程中使用的方法、程序，以及簽訂的協(xié)議、合同等一并收入經(jīng)營管理檔案中，以確保醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性和全面性。此外，作為醫(yī)院檔案管理工作的直接執(zhí)行人，檔案管理人員的重要性不言而喻。因此，醫(yī)院不僅要重視前述措施的布局，同時要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)和引入，定期或不定期的開展以知識更新、繼續(xù)教育等為主題的專業(yè)培訓(xùn)活動，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，建立建立檔案管理人才梯隊(duì)；同時，完善工作績效考核機(jī)制，督促檔案管理人員在日常工作實(shí)踐中不斷總結(jié)、摸索改善檔案管理工作現(xiàn)狀的新思路和新方法，從而有效推動醫(yī)院檔案管理水平的提高。

（三）按需引入信息技術(shù)，推進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)，進(jìn)一步加快醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)。簡單地說，檔案存在的價值就是被利用，因而如何最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)和利用是做好檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。這就要求醫(yī)院檔案部門要積極組織各種形式的編研活動，靈活運(yùn)用信息技術(shù)對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資源材料進(jìn)行再度開發(fā)和深入挖掘，編寫各種專題匯編，以滿足前線醫(yī)療和醫(yī)學(xué)科研工作不同層次的需求，切實(shí)提高檔案的利用率。其次，醫(yī)院要遵循社會發(fā)展規(guī)律和市場需求變化，積極引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)輔助檔案管理工作，大膽探索數(shù)字化管理模式和手段。具體地說，即要求醫(yī)院檔案部門在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。以“歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎應(yīng)用服務(wù)器”為例，這是檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重要設(shè)計(jì)組成，能夠快速、準(zhǔn)確、高效的校驗(yàn)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，且業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置和調(diào)整也相當(dāng)靈活、方便。實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理部門可通過業(yè)務(wù)規(guī)則引擎需求總體分析的結(jié)果，將醫(yī)院各種尚未歸類的數(shù)字化檔案，按照前文提及的檔案類型分別將資料進(jìn)行歸類，再通過業(yè)務(wù)規(guī)則引擎篩選，將符合檔案類型的數(shù)字化檔案提交到規(guī)則數(shù)據(jù)庫中。需要注意的是，醫(yī)院檔案歸類業(yè)務(wù)引擎端需要分別經(jīng)過兩個“板塊”的審核，一是歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎，一個是后臺歸類業(yè)務(wù)處理端群。其中，歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎主要負(fù)責(zé)按照檔案類型標(biāo)準(zhǔn)對未歸類的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類校驗(yàn)，然后再交由后臺歸類業(yè)務(wù)處理端群，根據(jù)不同類型的檔案完成自動歸類操作。實(shí)踐證明，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效操作，不僅使得醫(yī)院數(shù)字化檔案管理更加的便捷化、數(shù)字檔案使用率的高效化，而這也是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的趨勢之一。

綜上所述，醫(yī)院檔案既載錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時也記錄了社會民眾的醫(yī)療狀況，是推動醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展、提高醫(yī)療技術(shù)水平的重要參考依據(jù)。立足于現(xiàn)代化管理理念不斷深入發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的管理和使用效率，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的應(yīng)用價值，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效化管理，繼續(xù)穩(wěn)定、有序發(fā)展打下夯實(shí)的資源基礎(chǔ)。

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