試論大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作的必要性

陳南

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，沖擊著整個(gè)社會(huì)，改變著人們的工作與思維方式，也給檔案信息化建設(shè)理念與技術(shù)帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我們應(yīng)主動(dòng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)的理念，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與水利檔案工作深度融合，使檔案工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，更好更快發(fā)展。本文從大數(shù)據(jù)的特性及運(yùn)用出發(fā)，分析了大數(shù)據(jù)背景下將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作的必要性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案；檔案管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)，資源用戶也對(duì)信息的需求表現(xiàn)出“井噴式”擴(kuò)展的態(tài)勢(shì)，為檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。即便是云計(jì)算、云儲(chǔ)存、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)，也難以滿足檔案管理工作的需要和檔案信息資源用戶對(duì)檔案的利用需求。在這種情況下，檔案管理技術(shù)革新勢(shì)在必行。大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后的社會(huì)信息化的又一次顛覆性的技術(shù)變革，它通過海量、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動(dòng)信息管理科學(xué)化和精細(xì)化，有效提升信息利用精準(zhǔn)度和實(shí)效性。

1 大數(shù)據(jù)及其特點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)有以下四個(gè)特征：

一是數(shù)據(jù)量巨大（Volume）。我國(guó)館藏檔案的總量已經(jīng)達(dá)到4億卷。館藏?cái)?shù)字檔案的數(shù)量已經(jīng)從TB級(jí)別躍升到PB級(jí)別， 甚至?xí)_(dá)到ZB級(jí)別。預(yù)計(jì)到2020年，我國(guó)各級(jí)綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量要比2010年翻兩倍。國(guó)家和各省的綜合檔案館開展了百萬館藏檔案數(shù)字化工程，電子檔案的移交和接收也要開始實(shí)施。

二是數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源多，因此得到的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)分布和異構(gòu)的特點(diǎn)，不僅包含文本、圖像、視頻等，還有網(wǎng)絡(luò)日志、地理位置信息、用戶行為信息等。這些不同形式的數(shù)據(jù)包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的構(gòu)成非常龐大，構(gòu)成類型多樣，處理和分析方式各不相同。

三是處理速度快（Velocity）。檔案工作實(shí)際上就是提供利用資源，大數(shù)據(jù)形勢(shì)下的檔案管理工作最重要的就是時(shí)效性和便捷性要求，而大數(shù)據(jù)就具有較強(qiáng)的時(shí)效性，在大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息智能化和個(gè)性化以及精品化的基礎(chǔ)上，依托互聯(lián)網(wǎng)的新技術(shù)，采用實(shí)時(shí)分析和分布式處理模式，全方位實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索功能、決策功能以及推送功能，從各種類型的數(shù)據(jù)中快速獲得高價(jià)值的信息，這一點(diǎn)和傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著本質(zhì)的不同。

四是價(jià)值性高（Value）。檔案的技術(shù)實(shí)現(xiàn)必須依賴檔案作為載體，大量的檔案數(shù)據(jù)在運(yùn)用過程中，數(shù)據(jù)價(jià)值的密度較低，數(shù)據(jù)的價(jià)值卻很高，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)相關(guān)度不高，數(shù)據(jù)量龐大且蘊(yùn)含巨大價(jià)值，但是單個(gè)數(shù)據(jù)的價(jià)值很難體現(xiàn)，檔案信息資源能夠提供資政查考，服務(wù)社會(huì)等不可替代的作用，在大數(shù)據(jù)的形勢(shì)下，只有使用海量數(shù)據(jù)處理工具，合理利用數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行正確、準(zhǔn)確的深度分析，才可以對(duì)趨勢(shì)和結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)其較高的利用價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)應(yīng)用到檔案管理中的必要性

隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，無論是檔案本身還是檔案管理工作都在發(fā)生著深刻的變化：檔案理論含義不斷擴(kuò)展，檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新，檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、載體等都在不斷豐富。同時(shí)，社會(huì)對(duì)于信息資源的需求呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)。這就要求我們適應(yīng)新形勢(shì)，利用新技術(shù)去開展檔案管理，因此在檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)是非常有必要的。

1、社會(huì)管理的需要

目前，由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設(shè)已經(jīng)正式起步，檔案館需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)融入智慧城市。智慧城市建設(shè)理念為“多用信息少用資源、多用信息少受災(zāi)害、多用信息多利民眾”，需要海量的信息作為資源，檔案館作為重要的社會(huì)文化機(jī)構(gòu)之一，存儲(chǔ)有海量信息，恰恰可以提供這種需要。但是目前檔案的數(shù)字化率還有待于進(jìn)一步提高，為了跟上智慧城市建設(shè)的步伐，有必要改變傳統(tǒng)的管理方式，使社會(huì)信息資源得到更好的開發(fā)利用，而大數(shù)據(jù)處理技術(shù)則是不二選擇。

從另一方面來看，智慧城市建設(shè)可以將大量的檔案信息融入到智慧城市的建設(shè)中，盤活檔案館中信息資源，加大信息管理、開發(fā)，便于政府決策和公民的利用。而想要盤活檔案館的海量信息，就必須借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，為政府借助檔案館加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、文件處理的需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化資源、電子文件以幾何速度增長(zhǎng)，這給檔案文件鑒定、處理、存儲(chǔ)、備份帶來了新的挑戰(zhàn)。首先，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好電子文件的宏觀鑒定，從整體上形成能直接判斷文件價(jià)值的方法和能力，為電子文件的進(jìn)一步利用打好基礎(chǔ)。其次，加大數(shù)據(jù)技術(shù)在非結(jié)構(gòu)化電子文件處理中的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)比例一直呈上升趨勢(shì)，鑒于此，利用相關(guān)數(shù)字技術(shù)對(duì)顯性、隱性網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，理清數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，拓展系統(tǒng)規(guī)模和性能，成為空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵，也是檔案工作中非結(jié)構(gòu)化電子文件管理的新方法。最后，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和使用，提高了檔案管理利用效率，但是，數(shù)據(jù)庫(kù)脹庫(kù)現(xiàn)象日益嚴(yán)重。到2020年，各級(jí)國(guó)家檔案館館藏案卷將達(dá)6 億多卷。有限的庫(kù)房容量致使新出現(xiàn)的檔案無法存儲(chǔ)到庫(kù)房中去，這就促使我們借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率，節(jié)約數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間。但就目前來說，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份技術(shù)尚未大規(guī)模使用。這就要求檔案館在加快數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)的同時(shí)，盡快建立跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提高檔案利用效率。

3、檔案存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變的需要

隨著檔案信息化管理方式的產(chǎn)生，檔案從以傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游臋n、圖片、音視頻等載體為主，電子檔案的數(shù)量越來越多，檔案管理人員需要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，但海量的信息資源僅僅采取目前所采取的云存儲(chǔ)、虛擬存儲(chǔ)、網(wǎng)格存儲(chǔ)等方式是不夠的，而要采取新的存儲(chǔ)方式。如今大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理部門能夠建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，在降低存儲(chǔ)空間的基礎(chǔ)上有效提升存儲(chǔ)質(zhì)量，并通過智能技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分配，通過數(shù)據(jù)平臺(tái)高效處理大量的信息數(shù)據(jù)，利用分析用戶有關(guān)行為數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化檔案信息的內(nèi)部存儲(chǔ)，提高電子檔案的使用效率。

4、檔案服務(wù)職能轉(zhuǎn)變的需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，檔案用戶已經(jīng)不僅僅滿足于檔案展覽、查詢等傳統(tǒng)服務(wù)方式，也不僅僅滿足于數(shù)據(jù)和文件的利用，他們的需求變得更加個(gè)性化和多樣化，希望獲得更多數(shù)據(jù)隱藏的信息和知識(shí)，而數(shù)據(jù)背后知識(shí)的獲得就需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

此外，檔案的功能和作用發(fā)生了變化，從以前的純粹重保管轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^先進(jìn)技術(shù)手段分析現(xiàn)、發(fā)現(xiàn)和提取有效信息，創(chuàng)造價(jià)值。檔案服務(wù)也將以服務(wù)對(duì)象個(gè)性化的需求為導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧化的服務(wù)，這些都需要大數(shù)據(jù)技術(shù)作為支撐，為用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以把隱藏在海量數(shù)據(jù)中的知識(shí)揭示、展現(xiàn)出來，把傳統(tǒng)低效的信息服務(wù)創(chuàng)新為高效的知識(shí)服務(wù)，還能對(duì)用戶的行為習(xí)慣和喜好進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和量化分析，獲得潛在價(jià)值，構(gòu)建檔案館知識(shí)服務(wù)體系，提供個(gè)性化的檔案信息資源收集、推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正的個(gè)性化服務(wù)。

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