對建筑施工企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的探討

張紅

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研發(fā)水平也逐漸步入世界前沿，該前提下，我國于建筑施工企業(yè)內(nèi)部科技檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)管理工作過程中，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用就成為重中之重。而在建筑施工企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理數(shù)字化、信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化目標的實現(xiàn)又是這個時代的必然要求。鑒于此，本文對建筑施工企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作進行分析，通過闡述科研檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)內(nèi)容著手，并提出了幾點建設(shè)意見。此次研究的目的是為了更好的提升現(xiàn)今建筑施工企業(yè)的檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；檔案管理；數(shù)據(jù)庫建設(shè)；企業(yè)管理

在數(shù)據(jù)信息化的時代背景下，檔案信息化建設(shè)事業(yè)中檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項十分重要的工作內(nèi)容。面對當前建筑單位檔案數(shù)量逐漸增多、數(shù)據(jù)輸入工作強度過大等問題的出現(xiàn)，企業(yè)管理者應(yīng)該將檔案目錄數(shù)據(jù)庫的錄入工作作為切入點，進行檔案管理工作效率提升，積極更改檔案的數(shù)據(jù)錄入機制，從而為檔案管理人員進行庫存檔案信息資源的開發(fā)工作預(yù)留出更多的時間與精力，進而把企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)質(zhì)量進行有效提升?；诖?，針對建筑施工企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的探討這一課題進行深入的研究相當有必要。

1 思想認知到位

近幾年，我國檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進度十分緩慢，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身的思想認知出現(xiàn)偏離情況，并未正確認識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)建工作的重要性，而且在此基礎(chǔ)上，嚴重缺乏應(yīng)有的改革創(chuàng)新精神，片面強調(diào)建設(shè)工作開展困難的同時，安逸于檔案管理現(xiàn)狀，致使建筑施工企業(yè)科技檔案管理水平固步不前[1]。為了有效根治以上思想認知不足的問題，必須將上級部門進行工作檢查的契機牢牢把控住，將領(lǐng)導(dǎo)對于企業(yè)檔案管理工作重視程度意識起來，及時開展有效的解決措施，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐，從根本上提升企業(yè)科研檔案的利用效率以及服務(wù)水平。

2 企業(yè)內(nèi)部使用統(tǒng)一的檔案管理軟件

為了能夠充分的在計算機編目過程中發(fā)揮出檔案室的作用，從而解決在日后工作中進行重復(fù)記錄檔案帶來的麻煩，最終達到將檔案的基礎(chǔ)功效發(fā)揮出來的目的，在企業(yè)內(nèi)部使用統(tǒng)一的檔案管理軟件就成為重中之重。此時，就需要做好軟件的選擇工作，首先，應(yīng)該從功能性、兼容性、易用性、容錯性、運行速度、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理性等特點進行全方位思考所選軟件的類型[2]。本文中通過Darms這一文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)開展研究，將該軟件應(yīng)用到所有的施工單位中，本次安裝均為試用版本，有助于確認基層施工單位向上級移交的檔案是否符合相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)，從而為檔案管理人員進行庫存檔案信息資源的開發(fā)工作預(yù)留出更多的時間與精力，進而把企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)質(zhì)量進行有效提升。

3 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作并非一朝一夕能夠完成，而是需要通過相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范制定、信息資源的有效采集、管理措施與技術(shù)標準的集合與發(fā)布等一系列的長期規(guī)劃與組織協(xié)調(diào)。與此同時，還需要開展大量諸如室藏紙質(zhì)檔案、錄音、錄像以及縮微品的數(shù)字化等基礎(chǔ)性工作。

（一）構(gòu)建特色室藏數(shù)據(jù)庫

目前階段，建筑施工企業(yè)在進行內(nèi)部檔案資源建設(shè)的過程中，比較片面的專注于信息資源的數(shù)量疊加，極大程度的忽視了檔案利用者的實際需求，所提供出來額網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)也具有一定的針對性、復(fù)雜性，整合完成后的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可以實現(xiàn)系統(tǒng)、有序、專題針對性強的檔案信息資源提供目的[3]。作為企業(yè)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息服務(wù)工作的重點內(nèi)容，特色數(shù)據(jù)庫主要是從原有的檔案管理系統(tǒng)中進行提煉、總結(jié)出來的。換而言之，整合過后的數(shù)據(jù)庫是作為一個系統(tǒng)化檔案信息資源整合體存在的，內(nèi)容中全面的體現(xiàn)出了各自的室藏特色，進而提高了室藏檔案的檔案信息價值。構(gòu)建出特色的室藏數(shù)據(jù)庫，并通過科學(xué)技術(shù)手段將其進行鏈接起來，從而將便捷性、主動性等功能提供于檔案使用者，是目前網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)水平提升的關(guān)鍵內(nèi)容。

（二）確保檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)的安全性

作為網(wǎng)上檔案服務(wù)的前提工作，檔案室網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)過程中需要從原有的分散式逐步轉(zhuǎn)化為分布式的聯(lián)合。在網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)的保障工作開展中，建立起完善的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系是一項十分重要的工作，唯有將切實的網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)范制定出來才能夠達到確保檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)的安全性這一目的。檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的建設(shè)期間，一定要嚴格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)監(jiān)管辦法，集中進行數(shù)據(jù)、設(shè)備以及應(yīng)用安全管理工作內(nèi)容的控制，同時，為了能夠真正確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全問題，還需要將網(wǎng)絡(luò)安全防范措施落實到實際管理工作中。

4 針對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作開展實時監(jiān)督管控工作

為了有效降低檔案目錄在初期錄入工作中的差錯發(fā)生機率，在企業(yè)檔案室日常管理工作開展期間，一定要調(diào)配出足夠的人力進行輪流進入到企業(yè)下設(shè)的各個基層施工單位做好督促、監(jiān)察、指導(dǎo)工作，幫助基層管理者做好相關(guān)的施工數(shù)據(jù)規(guī)范化采集工作[4]。在幫助基層施工單位進行數(shù)據(jù)輸入處理工作時，需要確保目錄錄入工作符合規(guī)范化標準，尤其是檔案室與基層單位之間的檔案號碼編制統(tǒng)一的問題，督察人員應(yīng)該提醒基層工作人員在檔案的編制期間注意目錄號、案卷號的填寫內(nèi)容是否統(tǒng)一，目錄號填寫時需要依照施工項目中文名稱進行編寫，案卷號需要依照所屬專業(yè)的中文名稱進行編制。

5 強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

建筑施工企業(yè)的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項具體且細致的工作，工作的過程中，任務(wù)比較繁重，相關(guān)的要求也比較高，此時就需要企業(yè)主動開展人才投入工作，才能確保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)項目的順利完成。同時檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是一項技術(shù)性極強的工作，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量建設(shè)的高低直接決定了檔案檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化功能的使用效果。為了確保建設(shè)完成的大難目錄數(shù)據(jù)庫符合相關(guān)規(guī)范、要求的標準，就一定要針對檔案數(shù)據(jù)輸入人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度進行加強。通過培訓(xùn)，使其獲得掌握《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等業(yè)務(wù)規(guī)范要求，將有效的理論依據(jù)提供于檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作人員[5]。另外一方面，檔案事業(yè)的發(fā)展更需要創(chuàng)新型人才的加入。在網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)的要求中明確的提出，檔案管理人員必須具有“求真務(wù)實、開拓進取”的精神，才能積極進行網(wǎng)絡(luò)條件下開展檔案服務(wù)工作新思路、新措施、以及新方法的探索工作，從而自行解決網(wǎng)絡(luò)新模式應(yīng)用期間出現(xiàn)的多種問題和矛盾。檔案管理人員還應(yīng)該積極的樹立起創(chuàng)新的思維模式、優(yōu)化自身所掌握的知識結(jié)構(gòu)、熟練運用計算機網(wǎng)絡(luò)知識于實際工作中、培養(yǎng)出強大的信息處理能力。

6 總結(jié)

綜合全文論述來講，建筑施工企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，具有極強的實踐操作性，尤其是在真實的檔案信息錄入期間，會發(fā)生一些比較實際的問題，此時，就需要企業(yè)檔案業(yè)務(wù)部門進行有效的指導(dǎo)與解決。在建設(shè)工作開展之前，企業(yè)管理者必須從思想上深刻意識到檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的重要性，在企業(yè)內(nèi)部使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，從而避免因軟件不互通的因素致使檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。另外，在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)期間必須在確保檔案安全管理體系保障的前提下構(gòu)建出特色室藏數(shù)據(jù)庫，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)進一步提升企業(yè)檔案管理工作的開展質(zhì)量。

參考文獻

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[5]寧惠玲.建筑施工企業(yè)工程項目檔案收集中的難點與對策[J].城建檔案，2016，10：28.endprint