淺析新形勢下高校檔案收集工作存在的問題與對策

摘 要：隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷擴大。在當前的新形勢下，高校的教育教學質量面臨著更高的標準和要求。作為高校教育管理中重要的組成部分，檔案管理的質量也必須要跟上新形勢下的發(fā)展腳步。但是從目前實際情況來看，新形勢下的高校檔案收集工作還存在一些有待完善的問題。本文通過對這些問題進行簡單的闡述，在此基礎上就高校如何做好檔案收集工作展開論述。

關鍵詞：新形勢；高校；檔案收集工作；問題；對策

在高校的教育管理工作中，檔案的管理是一個重要的組成成分。從某個程度上說，高校的檔案能夠將一個學校的真實現(xiàn)狀全面反映出來。因此，高校的管理人員要做好檔案的管理工作，尤其是檔案的收集工作。但是從目前的實際情況來看，新形勢下高校檔案收集工作還存在諸多問題，沒有跟上時代發(fā)展的腳步。筆者結合自身的工作經(jīng)驗，就如何做好新形勢下高校檔案收集工作闡述一下自己的觀點。

1 高校檔案收集工作存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質普遍較低

作為高校檔案收集工作的主體，檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案收集工作的質量和最終效果。從目前的實際情況來看，高校檔案收集工作人員的綜合素質存在普遍較低的情況，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校檔案收集工作人員沒有明確認識到檔案收集工作的重要性，在工作過程中表現(xiàn)出較強的隨意性，導致工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種不必要的失誤和漏洞；第二，高校的很多檔案收集工作都是由高校一些其他部門在職人員同時兼任的，這些工作人員對于自己的本職工作往往疲于應付，對于檔案收集工作更是無暇顧及，導致檔案收集工作的效率整體偏低[1]；第三，高校檔案收集工作是一項具有一定專業(yè)性的工作，需要檔案收集工作人員具備一定的專業(yè)知識和專業(yè)技能。但是在實際工作過程中，高校的大多數(shù)檔案收集工作人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，掌握的專業(yè)知識不夠豐富，檔案收集工作技能也相對較低，導致高校檔案收集工作的整體效率普遍較低[2]。

（二）檔案收集工作的宣傳力度有待加大

檔案收集工作是高校檔案管理工作中重要的組成部分，但是很多高校都沒有在績效考核中納入檔案收集工作，而且對檔案收集工作的宣傳也缺乏一定的力度，導致高校檔案收集工作沒有受到大家的普遍關注。這種情況下，很多人對于檔案收集工作缺乏一個正確的認識和了解，檔案收集工作人員在工作過程中相對來說也比較被動，工作積極性和工作熱情普遍較低。除此之外，由于檔案收集工作的宣傳力度不夠大，各級領導也沒有意識到檔案收集工作的重要性，因此給予的支持力度也非常小[3]。

（三）檔案收集工作的制約措施有所缺乏

檔案收集工作是高校檔案管理中的重要組成部分，檔案管理人員要想提高檔案收集工作效率和水準，必須要采取強有力的制約措施。我國《檔案法》中也提出明確的規(guī)定，任何個人都不能將檔案據(jù)為己有，檔案必須要移交給檔案工作人員或者本單位的相關機構進行集中管理。但是在實際工作中，很多教職員工由于缺乏較強的檔案意識，也沒有認識到檔案工作的重要性，在實際工作中往往不注意積累和保存檔案材料，甚至有些教職員工因為自己的需要私自留存檔案材料[4]。

（四）電子檔案收集力度有待加強

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，我國進入了信息化時代，無紙化辦公系統(tǒng)也逐漸得到普及，電子檔案也在這樣的背景下應運而生，其形式呈現(xiàn)出一種多樣化的發(fā)展趨勢。高校檔案收集工作人員必須要更新自己的檔案收集工作理念，摒棄傳統(tǒng)陳舊的思想和觀念。但是在高校檔案收集工作中，依然存在一部分檔案管理工作人員，思想陳舊，觀念傳統(tǒng)，重視紙質檔案的收集，而對于非紙質檔案收集工作有所忽視。

2 新形勢下提升高校檔案收集工作水平的有效策略

（一）重視檔案收集工作，加大檔案工作宣傳力度

在高校的教學管理工作中，檔案收集工作是一個重要的組成成分。但是在當前的新形勢下，高校的檔案收集工作沒有得到應有的重視。首先，教職員工不重視檔案收集工作，意識較低，在工作過程中不注意積累和保存檔案，這在一定程度上加大了檔案收集工作和管理工作的難度；其次，學校領導缺少對檔案收集工作的正確認識，沒有給予應有的重視，支持力度和投入力度都非常小，讓高校檔案收集工作的開展舉步維艱。為了有效解決這些問題，高校要加大檔案收集工作及管理工作的宣傳力度。在新形勢下，要善于借助網(wǎng)絡技術對檔案工作的重要性進行宣傳，號召全校的教職員工一起保存、收集、管理檔案。這樣既能夠得到領導的大力支持，同時又能發(fā)揮出群眾的力量，不斷促進檔案收集工作的高效發(fā)展[5]。

（二）加大非紙質檔案收集力度，跟上新形勢下的發(fā)展潮流

當前的社會是一個信息化時代，無紙化辦公系統(tǒng)在各個領域中都得到廣泛的推廣和應用，越來越多的電子檔案都在這樣的背景下應運而生，這在一定程度上對高校傳統(tǒng)的檔案收集工作造成一定的沖擊，同時這也是一個新的機遇。高校檔案收集工作人員要善于抓住這一機遇，加大非紙質檔案的收集力度。比如照片檔案、聲像檔案等，同時也要同步做好紙質檔案的收集工作，盡可能保證兩者同步進行，這樣就可以有效促進高校檔案收集工作在新形勢下的協(xié)調、安全和可持續(xù)發(fā)展。

（三）建立系統(tǒng)化的制約措施，加強對檔案收集工作的約束和監(jiān)督

雖然我國針對檔案也出臺了相關的法律法規(guī)，比如《檔案法》。但是在高校檔案實際收集工作中，由于缺乏強有力的制約措施，讓檔案收集工作缺乏有效的制度保障。高校的有關領導以及檔案管理部門工作人員要對此加以重視，結合實際情況建立系統(tǒng)化的制約措施，加強對檔案收集工作的約束和監(jiān)督。譬如，高校可以圍繞檔案收集工作制定完善的獎懲制度，規(guī)定在年度檔案收集工作中，按時、按量、按質將檔案資料移交到學校檔案館或者檔案室的部門，可以獲得相應的精神獎勵或者物質獎勵；對于私自存留檔案的教職員工，則給予相應的懲罰，對于檔案移交延遲或者移交到檔案管的檔案不完整、不齊全的部門，也要實施一定的懲罰，并且將這些考核納入到年度考核體系之中，為高校檔案收集工作的順利和高效開展奠定良好的基礎。

3 結論

綜上所述，高校檔案收集工作是高校檔案管理中的一個重要的組成部分，在新形勢下，高校檔案管理人員要做好全面的改革工作，遵循檔案工作規(guī)律，根據(jù)新形勢的要求對檔案收集工作進行改革和創(chuàng)新，在此基礎上提升高校檔案收集工作水平和效率。

參考文獻

[1]蔡華鋒.新時期高校檔案收集工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務.2017（13）：43-44.

[2]肖少芬.高校檔案收集工作若干問題的思考[J].廣東技術師范學院學報.2007（05）：12-13.

[3]邰春蘭.淺談高校檔案收集工作的問題及對策[J].中國管理信息化. 2017（03）：67-68.

[4]鄒黔榮.新形勢下檔案收集工作前瞻性研究[J].黨史博采（理論）. 2016（07）：32-33.

[5]何麗萍，農(nóng)艷紅.淺談高校檔案收集工作中存在的問題、成因及對策[J].右江民族醫(yī)學院學報. 2013（02）：79-80.

作者簡介

郭云路（1990-），女，漢族，助理館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。endprint