獨(dú)立學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷管理規(guī)范性建設(shè)的探討

高琦

摘 要：獨(dú)立學(xué)院的學(xué)籍學(xué)歷管理工作，是要將學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)軌跡完整地記錄下來，因?yàn)樯婕皩W(xué)生的切身利益，因此這項(xiàng)工作在學(xué)校管理工作中有著重要的地位。為了將該項(xiàng)工作向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)，探討如何加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍學(xué)歷管理工作刻不容緩。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；學(xué)籍學(xué)歷管理；教育改革

一、獨(dú)立學(xué)院的學(xué)籍學(xué)歷管理工作存在的問題

獨(dú)立學(xué)院是近十幾年來我國(guó)高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，但是由于建校時(shí)間普遍比較短，在學(xué)籍學(xué)歷管理工作中經(jīng)驗(yàn)相對(duì)比較缺乏，因此這塊工作存在一系列的問題。

1.政策和制度的不完善

獨(dú)立學(xué)院現(xiàn)行的學(xué)籍學(xué)歷管理制度，都是基于2005年《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（中華人民共和國(guó)教育部令第21號(hào)）來制定的。由于學(xué)籍學(xué)歷的管理會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展不斷出現(xiàn)新的情況，因此十年前的政策已經(jīng)不符合現(xiàn)實(shí)情況。雖然在這個(gè)過程中，各級(jí)教育部門也制定了一系列的文件和補(bǔ)充規(guī)定，但是不同部門制定不同的政策，目的和出發(fā)點(diǎn)不一樣，導(dǎo)致學(xué)校在實(shí)際工作中出現(xiàn)一些因政策不同而引起的矛盾。

案例一：某高校學(xué)生申請(qǐng)轉(zhuǎn)學(xué)至同一個(gè)城市的另一所高校，未被批準(zhǔn)，原因是擬轉(zhuǎn)入學(xué)校與轉(zhuǎn)出學(xué)校在同一城市的不得轉(zhuǎn)學(xué)。

教育部21號(hào)令第二十條規(guī)定，有下列五種情形的學(xué)生不能轉(zhuǎn)學(xué)：入學(xué)未滿一學(xué)期的；由招生時(shí)所在地的下一批次錄取學(xué)校轉(zhuǎn)入上一批次學(xué)校、由低學(xué)歷層次轉(zhuǎn)為高學(xué)歷層次的；招生時(shí)確定為定向、委托培養(yǎng)的；應(yīng)予退學(xué)的；其他無正當(dāng)理由的。其中并沒有提到同城高校之間不能轉(zhuǎn)學(xué)。但是某高校所在地的教育廳出過一個(gè)關(guān)于轉(zhuǎn)學(xué)的文件，其中規(guī)定了這一點(diǎn)，因此在操作過程中出現(xiàn)了矛盾。

2.數(shù)據(jù)量大導(dǎo)致完整度、正確率缺乏

數(shù)據(jù)量大是學(xué)籍學(xué)歷管理的一大特點(diǎn)。學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)離校，在校的幾年時(shí)間里，學(xué)校要記錄他們所有的軌跡。為了確保所有學(xué)生信息記載的完整度，入學(xué)登記變得尤為重要。姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、政治面貌、民族等關(guān)鍵信息如果出錯(cuò)，對(duì)畢業(yè)時(shí)的學(xué)歷注冊(cè)會(huì)有直接的影響。目前獨(dú)立學(xué)院的規(guī)模都相對(duì)比較大，很多都是萬人學(xué)校，由于學(xué)生與學(xué)校之間缺乏及時(shí)的溝通，在更改姓名、身份證號(hào)碼、 民族等關(guān)鍵信息后，沒有到學(xué)校報(bào)備，導(dǎo)致畢業(yè)時(shí)網(wǎng)上信息與實(shí)際身份信息不符，影響了學(xué)生正常的就業(yè)和繼續(xù)教育。

案例二：某高校學(xué)生在拿到畢業(yè)證書和學(xué)位證書時(shí)發(fā)現(xiàn)證書上的姓名與身份證姓名不一致，調(diào)查后發(fā)現(xiàn)學(xué)生在大三時(shí)自行到公安機(jī)關(guān)做了姓名更改，但一直沒到學(xué)校相關(guān)部門備案。該校在畢業(yè)前一學(xué)期進(jìn)行了畢業(yè)生信息校對(duì)工作，要求每個(gè)學(xué)生核對(duì)自己的信息并簽字確認(rèn)，由于該生當(dāng)時(shí)在外地實(shí)習(xí)，讓同學(xué)代校核，導(dǎo)致到畢業(yè)時(shí)才發(fā)現(xiàn)這個(gè)問題。

3.信息管理系統(tǒng)操作復(fù)雜

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息公開已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，學(xué)生的學(xué)籍學(xué)歷學(xué)位信息都可以在網(wǎng)上進(jìn)行查詢，因此學(xué)生信息管理系統(tǒng)顯得尤為重要。但是目前獨(dú)立學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷管理的工作人員至少要熟悉三套或以上的系統(tǒng)，才能將學(xué)生所有的信息記錄完整，包括：中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)、學(xué)位授予信息報(bào)送（備案）平臺(tái)和各高校自己的教務(wù)系統(tǒng)。由于幾個(gè)系統(tǒng)和平臺(tái)之間缺乏兼容性和關(guān)聯(lián)性，因此增加了實(shí)際操作的難度。

案例三：畢業(yè)生學(xué)歷和學(xué)位注冊(cè)，是在兩個(gè)不同的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，而這兩個(gè)不同的平臺(tái)對(duì)于同一專業(yè)的專業(yè)代碼要求也是不一樣的，因此崗位上的工作人員必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行兩次匹配操作后才能將正確的數(shù)據(jù)注冊(cè)上網(wǎng)。對(duì)幾千人的畢業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)處理，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力。

4.管理人員缺乏培訓(xùn)

學(xué)籍學(xué)歷管理工作看似是簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，但實(shí)際對(duì)工作人員的要求很高。他們不但要了解各種政策規(guī)定，熟練處理日常各項(xiàng)工作，還要有較高的計(jì)算機(jī)操作能力，進(jìn)行數(shù)據(jù)的操作和系統(tǒng)的管理。由于工作人員忙于瑣碎工作無法及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，新老交替又缺乏工作交接，與其他部門辦公室之間缺乏默契和溝通，導(dǎo)致很多工作要花費(fèi)大量精力后才能正常開展。

案例四：某高校學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己還未畢業(yè)卻在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)上有了學(xué)歷注冊(cè)，調(diào)查后發(fā)現(xiàn)該生在大四時(shí)申請(qǐng)了降級(jí)，而該校是由兩個(gè)不同的工作人員分別管理學(xué)籍工作和學(xué)歷工作，在學(xué)生申請(qǐng)降級(jí)后沒有進(jìn)行及時(shí)的信息互通，導(dǎo)致最后注冊(cè)數(shù)據(jù)有誤。

5.教師、學(xué)生缺乏重視

學(xué)籍學(xué)歷管理工作是不容易出彩的工作，因此對(duì)這塊工作關(guān)注的人相對(duì)比較少，特別是在校師生。往往等到問題出現(xiàn)時(shí)，他們才會(huì)去翻文件、找條款，當(dāng)問題得不到解決時(shí)甚至到上一級(jí)部門或者信訪部門進(jìn)行投訴。這些行為都給學(xué)籍學(xué)歷管理工作造成了巨大的困難。

案例五：某高校學(xué)生因?qū)W分不足要被退學(xué)，班主任跟家長(zhǎng)溝通后建議該生轉(zhuǎn)學(xué)，等家長(zhǎng)聯(lián)系好轉(zhuǎn)入學(xué)校要辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)時(shí)，學(xué)籍管理工作人員告知他們，要被退學(xué)的學(xué)生是無法進(jìn)行轉(zhuǎn)學(xué)的，因此引起家長(zhǎng)強(qiáng)烈反感，多次到學(xué)校找領(lǐng)導(dǎo)求說法。其實(shí)這個(gè)案例就是典型的學(xué)校教師在不了解相關(guān)政策的情況下為學(xué)生出謀劃策，導(dǎo)致矛盾的激發(fā)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍學(xué)歷管理工作

1.出臺(tái)新政策

2017年2月，教育部出臺(tái)了新的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（中華人民共和國(guó)教育部令第41號(hào)），該規(guī)定與時(shí)俱進(jìn)，為現(xiàn)有的學(xué)籍學(xué)歷管理工作提供了政策導(dǎo)向?；谠撘?guī)定，各級(jí)教育管理部門和各高校都會(huì)制定新文件、新政策，從而讓管理工作變得更加規(guī)范化。

2.整合管理系統(tǒng)

整合管理系統(tǒng)可以讓學(xué)籍學(xué)歷管理工作更加規(guī)范化，并提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也可以優(yōu)化工作人員的工作方法，提高工作效率。但是系統(tǒng)的整合具有一定的難度，因?yàn)椴煌墓ぷ饔胁煌纳霞?jí)管理部門，各部門的工作要求也不一樣，學(xué)歷和學(xué)位兩個(gè)注冊(cè)平臺(tái)就是很好的例子。因此要推進(jìn)此項(xiàng)工作順利開展，必須以各部門的溝通協(xié)調(diào)為前提。系統(tǒng)的整合除了可以提高工作人員的可操作性，還能方便學(xué)生和相關(guān)單位的查詢。

3.做好工作人員的培訓(xùn)

獨(dú)立學(xué)院對(duì)于學(xué)籍學(xué)歷管理工作人員、教務(wù)管理工作人員的管理應(yīng)該參考和借鑒學(xué)生工作管理人員的管理方法。學(xué)校要為教務(wù)管理人員提供培訓(xùn)的平臺(tái)、晉升的機(jī)會(huì)，不但要提高他們的業(yè)務(wù)能力、管理能力，更要提高他們的工作積極性和工作效率。

4.加強(qiáng)在師生中的宣傳力度

學(xué)籍和學(xué)歷管理的最終目的是為學(xué)生服務(wù)的，讓學(xué)生在大學(xué)期間的所有軌跡有據(jù)可查，因此讓學(xué)生充分了解該項(xiàng)工作十分必要。學(xué)?？梢栽谛律雽W(xué)時(shí)通過學(xué)生手冊(cè)、入學(xué)指南等形式將相關(guān)文件政策下發(fā)，并通過班主任或輔導(dǎo)員進(jìn)行專門講解，必要時(shí)可以開展相關(guān)考試或競(jìng)賽，以幫助學(xué)生充分了解他們的權(quán)利和義務(wù)。在對(duì)學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)的老師、輔導(dǎo)員進(jìn)行培訓(xùn)，以取得相輔相成的功效。

學(xué)籍學(xué)歷管理工作具有政策性、原則性、多樣性等特點(diǎn)，涉及學(xué)生切身相關(guān)的利益，因此是獨(dú)立學(xué)院行政管理中很重要的一個(gè)部分。學(xué)籍學(xué)歷管理的工作人員一定要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、高效的實(shí)踐能力，將工作向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 軍，李 博.獨(dú)立學(xué)院行政管理規(guī)范性建設(shè)的探索[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（20）：241.

[2]姜少偉.獨(dú)立學(xué)院學(xué)籍管理工作探討[J].科技與生活，2010（13）：176.