機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高分析

葉秀霞

摘 要：眾所周知，文書檔案的管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展有著十分重要的作用，然而，到目前為止，我國大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有對自身文書檔案管理工作予以足夠的重視，在文書檔案的管理力度上也較為松散，由此可見，尋找一種高效的機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的方法已迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文書檔案；管理；效率提高；分析

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國綜合國力顯著提升，很多機(jī)關(guān)事業(yè)型單位也如雨后春筍般紛紛成立。文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理體系的重要組成成分，由于目前我國絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對內(nèi)部的文檔管理工作較為松散，這一現(xiàn)象極為限制了機(jī)關(guān)事業(yè)型單位的未來發(fā)展，為了盡可能拓寬機(jī)關(guān)事業(yè)型單位的未來發(fā)展道路，本位作者以目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)型單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀為研究基礎(chǔ)，探究了提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的方法，旨在為我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作提供相應(yīng)的理論依據(jù)。

1 文書檔案概述

文書檔案是企業(yè)單位（機(jī)關(guān)事業(yè)單位）以及機(jī)關(guān)團(tuán)體在進(jìn)行相關(guān)的行政管理活動(dòng)的過程中產(chǎn)生的，究其本質(zhì)是由文書轉(zhuǎn)化而形成的檔案，是一種對這種轉(zhuǎn)化檔案的慣用稱呼[1]。文書檔案的涵蓋范圍十分廣泛，有：請示、決議、信件、通知、公告、記錄、總結(jié)以及命令等多種形式。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，其文檔管理則是指將形成的具體活動(dòng)，以及需要處理歸檔的文書，按照某一特定的要求及規(guī)則，利用各種科學(xué)方法，系統(tǒng)地對其進(jìn)行分類和排列，然后標(biāo)明保管年限、并對其進(jìn)行組卷等操作。

2 我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理中顯存問題

2.1 對文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不足

到目前為止，我國大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒與對內(nèi)部的文書檔案管理工作予以足夠的重視，沒有建立起專門的文書檔案管理部門。在日常的文書檔案管理工作中，通常是由技術(shù)部、工程部以及財(cái)務(wù)部等部門自我進(jìn)行檔案管理。這些相關(guān)的文書檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，而且由于身兼數(shù)職，不但不能很好的完成部門內(nèi)部的文書檔案管理工作，還可能會(huì)對自身的主職工作造成不小的影響[2]。除此之外，這部分檔案管理人員普遍存在著管理責(zé)任感差，管理意識(shí)不強(qiáng)的問題，這就使得在文書檔案的管理工作停止不前，一直停留在初級(jí)階段，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作效率低下，這對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展十分不利。

2.2 文書檔案管理觀念過于落后

從根本上講，文書檔案管理工作絕不是普通的歸類整理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理指的是在某一特定的規(guī)章和要求下，對相關(guān)文書進(jìn)行分類、整合、編目、入庫等工序，以為后期的資料查詢和信息提取等工作提供便利的過程。在文書檔案管理的前期，對相關(guān)文書的整理工作是十分復(fù)雜且枯燥的，由于需要處理的數(shù)據(jù)的龐大性，所以在處理的過程中一定要嚴(yán)格遵守相關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，充分利用各種科學(xué)方法，對整體工作進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，從而保證后續(xù)工作的正常展開。與此同時(shí)，由于很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理中都存在著一定的輕視問題，所以文書檔案的大部分價(jià)值還沒有被發(fā)掘出來，這需要相關(guān)管理人員的不斷努力。

2.3 文書檔案管理的電子化程度過低

到目前為止，我國絕大數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作還停留在初級(jí)階段，文書檔案管理的電子化程度比較低，這就使得文書檔案的收集、整理等工作更為復(fù)雜、繁瑣，在無形中也增加了相關(guān)文書檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的高新技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)已被應(yīng)用到越來越多的領(lǐng)域，過低程度的電子化管理不但會(huì)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展造成嚴(yán)重阻礙，而且還會(huì)阻礙文書檔案全部價(jià)值的充分發(fā)揮。

3 提高我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率的建議

3.1 努力提升全體工作人員的檔案管理意識(shí)

眾所周知，文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文書檔案記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展有著十分重要的意義。為了盡可能拓寬機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展道路，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不但應(yīng)該努力增大宣傳力度，強(qiáng)調(diào)文書檔案管理工作的重要性，提高全體工作人員的檔案管理意識(shí)，而且還應(yīng)該將文書檔案管理工作納入年終考核當(dāng)中，使文書檔案管理工作落到實(shí)處，形成明確的責(zé)任機(jī)制，控制整個(gè)檔案管理局面，從而推進(jìn)單位更好、更快發(fā)展[3]。

3.2 努力增強(qiáng)文書檔案的集中管理

由于當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理十分松散，所以必須在單位內(nèi)部建立健全完善的文書檔案管理機(jī)制，并招收高素質(zhì)的管理人才，組建專門的文書檔案管理部門，從而對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的管理。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的各個(gè)部門，要以自身的實(shí)際情況出發(fā)，建立起適宜的分類制度，將各種文書檔案分類整理，提高文書檔案的管理效率。除此之外，各單位內(nèi)的各個(gè)部門（除特殊部門和特殊崗位外），應(yīng)該將本部門的全部檔案都送到相關(guān)的檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，絕不允許個(gè)人、科室私自保留部門檔案。同時(shí)，不但應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的收集、保護(hù)力度，而且還應(yīng)該加強(qiáng)對視頻、音頻等的收集力度，規(guī)范文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷改進(jìn)文書檔案的管理方法，盡一切可能提升文書檔案的管理效率。

3.3 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設(shè)

隨著以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的高新技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)發(fā)展的信息化水平也越來越高，信息全球化已成為世界發(fā)展的又一主題。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在日益積累的市場經(jīng)濟(jì)中占有一席之地，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要充分理解時(shí)代發(fā)展的主題，抓住機(jī)遇，建立健全信息化的文書檔案管理體系。在現(xiàn)階段，由于我國的文書檔案管理普遍落后，正處于一種標(biāo)準(zhǔn)不健全、管理力度不夠、管理人員素質(zhì)水平低下的狀態(tài)，所以我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理也不受重視，管理水平普遍較低。面對這一情況，相關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要正視自身問題，根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)及發(fā)展實(shí)情，合理地將計(jì)算機(jī)等高新管理技術(shù)引入到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中，分析各管理極端可能實(shí)現(xiàn)的信息化程度，推進(jìn)文書檔案管理信息化進(jìn)一步落實(shí)。總而言之，文書檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長遠(yuǎn)的建設(shè)過程，也是一個(gè)系統(tǒng)的過程，通過建立健全信息化的文書檔案管理系統(tǒng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以顯著提升全體員工的檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)全體員工的工作責(zé)任感，然后通過電子化處理，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化，充分發(fā)揮文書檔案的潛在價(jià)值。

3.4 優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

在文書檔案的管理過程中，所謂的檔案收集絕不是埋頭苦干就可以實(shí)現(xiàn)的。如果相關(guān)的檔案管理部門只是一味地埋頭苦干，不注重與其他部門之間的合作，那么文書檔案的管理工作將很難展開。為了盡可能提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案的管理效率，調(diào)動(dòng)一切有利因素，提升單位的經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)的檔案管理部門就必須和其他部門保持緊密的聯(lián)系，與其他部門協(xié)同工作，共同做好單位的文書檔案管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)水平也到極大提升，各種科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，在科學(xué)技術(shù)不斷更新、進(jìn)步的同時(shí)，我國機(jī)關(guān)事業(yè)的單位的文書檔案的管理工作迎來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?；诖?，相關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員必須要從公司的實(shí)際情況出發(fā)，立足于根本，以實(shí)事求是為宗旨，努力提升自身對文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，全面建立信息化的文書檔案管理工作，調(diào)動(dòng)一切因素提升文書檔案管理工作的效率，只有這樣，才可能充分發(fā)揮出文書檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的作用，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。

參考文獻(xiàn)

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[3]張聰.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代交際，2015，（07）：109.endprint