法院訴訟檔案索引設計分析

隨經(jīng)我國的濟發(fā)展各類糾紛也顯著增多，由此給法院的訴訟檔案管理工作壓力顯著增加。因此，通過改進訴訟檔案的管理方法特別是檔案索引方法來減輕法院的檔案管理壓力很有必要。本文通過對C法院人民法院進行實地調(diào)研，形成了訴訟檔案索引的初步設計方案，以期為優(yōu)化法院訴訟檔案索引方法。

一、研究意義

《人民法院檔案工作規(guī)定》第三條規(guī)定：“人民法院檔案工作是人民法院的一項重要基礎性工作，是審判工作不可分割的組成部分。各級人民法院應當加強對檔案工作的領導，使檔案工作與人民法院整體工作同步發(fā)展。”故訴訟檔案管理工作是法院處理各項事務的基礎，法院工作的展開都離不開訴訟檔案的支撐。檔案索引顯得尤為重要，由此可見，在我國加快推進法治建設的時代背景下，系統(tǒng)地對訴訟檔案索引進行分析、研究具有較高的理論意義和實踐意義。

二、現(xiàn)狀分析

（一）索引方式單一

經(jīng)過幾十年來的實踐，全國法院訴訟檔案的管理工作已形成了以當事人姓名或名稱索引為主的一整套索引系統(tǒng)和管理體系，并在實踐中發(fā)揮了十分重要的作用。然而這種單一的檢索方式隨著近十幾年來訴訟案件的急劇增加，其弊端也日益凸顯。以C法院為例，其對訴訟案件的檢索主要是通過案號、當事人的姓名、名稱以及收案時間來實現(xiàn)的，而紙質(zhì)的案件歸檔索引一覽表則是按年度和案件類型分別裝訂成冊進行整理，表上僅記錄簡要的序號和案號。

當遇到案號還未確定或當事人因未領取、遺失立案受理通知書而不清楚案號、立案時間時，又或遇到相同時段多個案件包含同名同姓的當事人時，這種檢索方式的不足就凸顯出來了。

（二）電子索引和紙質(zhì)索引未能有效配合

我國把1999年確定為政府上網(wǎng)年，傳統(tǒng)的辦公方式向電子化、信息化的急速轉(zhuǎn)變已是當今時代不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，自2013年10月10日召開全國數(shù)字檔案館建設推進會以來，人民法院的信息化建設至今已取得了顯著的成效。

電子索引具有易于操作、便利快捷的優(yōu)點，這是紙質(zhì)索引方式所不可比擬的。但與此同時，基于審判活動的嚴肅性，訴訟檔案對原真性、保密性以及安全性均有一定程度的要求，這也是在訴訟檔案管理工作中新型的電子檔案無法完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的重要原因。現(xiàn)實狀況卻是訴訟檔案的紙質(zhì)索引方式不能跟電子索引方式進行充分有效的配合。

（三）訴訟檔案急劇增加

與形式單一、缺乏高效的檔案索引方式相對，人民法院的檔案管理壓力卻不斷攀升。根據(jù)最高人民法院研究室發(fā)布的2015年全國法院審理、執(zhí)行各類案件的統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息，去年全國法院新收各類案件17659861件，同比上升22.81%，審執(zhí)結(jié)案件16713793件，同比上升21.14%，新收、審執(zhí)結(jié)案件的同比增幅均超過2014年的3倍，達到歷史最高水平。根據(jù)預測，今后的案件數(shù)量和增長比例還將持續(xù)遞增。然而與此同時，大多數(shù)基層人民法院的專職檔案管理員不超過兩名。以C法院為例，其配備的專職檔案管理員僅為兩名，檔案室的保管容量也已達到飽和。面對與日俱增的檔案管理壓力，完善訴訟檔案索引方式的任務迫在眉睫。

三、改進思路

（一）完善電子檔案索引方式

改變以當事人姓名、名稱為主的單一索引模式，設定諸如案件代理人、審級、承辦法官、引用法條、以及索引部分等更多可選的索引條件。同時，索引系統(tǒng)應當支持模糊索引和索引結(jié)果智能排序功能，如此可以在最大程度上減少因提供關鍵詞不準確而導致無法得到有效索引結(jié)果的情形發(fā)生。此外，為了迅速將索引結(jié)果限定在一個合理的范圍內(nèi)，電子索引系統(tǒng)應當具備各個索引條件可以同時適用的功能。前述索引方式為使用者提供了更為科學和多元化的檔案搜索方式，從而能夠按照使用者的具體需求搜索出更為精確的結(jié)果，為訴訟檔案管理工作節(jié)省下大量的寶貴時間。

（二）提高紙質(zhì)檔案索引方式的效率

訴訟檔案則是對人民法院審判活動的完整記錄，包含了當事人的舉證材料、法院開庭審判筆錄、合議庭評議案件筆錄、調(diào)解書、判決書、裁定書等重要信息。2故訴訟檔案管理是一項不容忽視的工作，這要求訴訟檔案管理在實現(xiàn)電子化、智能化的過程中不能減輕對檔案原件的管理及其索引方式的重視程度。而紙質(zhì)檔案本身也是電子檔案的基礎，這要求我們在加強電子索引系統(tǒng)建設的同時，不能忽略紙質(zhì)索引方式在訴訟檔案管理中所起的作用。

基于上述考慮，首先，可以在按年度分別裝訂的索引一覽表中按月細分，即在每一頁上標明該頁索引所對應的收案時間，同時在每兩個月之間用簡單的計號進行區(qū)分，例如在兩案號間劃一根醒目的橫線。此外還可以通過在案號后設置簡單的關鍵字或數(shù)字代號來對每一個案件的類型進行細分，如以民事案件為例，用“借”字代表借款合同糾紛、“抵”代表抵押權(quán)糾紛、“服”代表服務合同糾紛等等。通過前述簡單的整理，可以在保證不過多增加紙質(zhì)索引內(nèi)容的前提下，對其內(nèi)容進行合理的分類，使得紙質(zhì)索引方式的操作更加安全、有效，從而充分發(fā)揮出其與電子索引方式的相互配合作用。

四、結(jié)語

在案件數(shù)量日益增多、法院負荷持續(xù)加重的今天，改進、優(yōu)化訴訟檔案的索引方式對于法院減少管理成本、提高處理案件的效率具有較大的積極意義。本文通過結(jié)合法院對當前訴訟檔案管理工作的實際需求，對訴訟檔案索引方式的現(xiàn)狀進行了分析并提出了相應的建議，希望本文的研究內(nèi)容能夠?qū)ν晟品ㄔ旱臋n案索引工作起到拋磚引玉的作用。

（作者單位：成都市不動產(chǎn)登記中心）