新形勢下加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作初探

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的基礎(chǔ)和必要條件，是學(xué)校整體工作的重要組成部份，是學(xué)校各種評估工作的重要內(nèi)容，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。隨著職業(yè)教育事業(yè)的改革與發(fā)展，原有的檔案管理體制已經(jīng)不適合現(xiàn)代職業(yè)教育的發(fā)展需要，中職學(xué)校的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，如何在新形勢下做好中職學(xué)校的檔案管理工作，是每一個(gè)檔案管理人員面臨的重要課題。

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校整體工作的重要組成部分，是學(xué)校各種評估工作的重要內(nèi)容，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。隨著職業(yè)教育事業(yè)的改革與發(fā)展，特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化水平的逐步提高，學(xué)校的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，原有的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新媒體時(shí)代的要求，學(xué)校的檔案管理呈現(xiàn)出內(nèi)容龐雜、收集困難、形式多樣、技術(shù)更新等時(shí)代特點(diǎn)。對檔案管理的要求也越來越高，任務(wù)也越來越重，如何適應(yīng)新媒體時(shí)代下現(xiàn)代職業(yè)教育對學(xué)校檔案管理工作的要求，是擺在每一個(gè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要課題，筆者從事多年中職學(xué)校的檔案管理工作，試圖結(jié)合工作實(shí)際，就如何做好新形勢下中職學(xué)校的檔案管理工作談幾點(diǎn)粗淺看法。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀與問題

與信息化發(fā)展水平和檔案工作的整體發(fā)展相比，中職學(xué)校的檔案工作相對薄弱、相對滯后。主要表現(xiàn)在：

1、檔案管理意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視力度為夠。

檔案管理工作是一項(xiàng)重要的綜合性、基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是提高學(xué)校管理的工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，也是學(xué)校進(jìn)行各種評估的重要內(nèi)容。學(xué)校的教育事業(yè)要持續(xù)向前發(fā)展，離不開過去的工作基礎(chǔ)，離不開辦學(xué)的歷史經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)。但是，目前中職學(xué)校的管理層和相關(guān)部門對檔案管理工作重視不夠，檔案管理意識不強(qiáng)，把它當(dāng)成“說起來重要，做起來次要，忙起來可要可不要”的工作，檔案管理工作被邊緣化了，被當(dāng)作一項(xiàng)輔助性工作，沒有將其列入學(xué)校工作重要議事日程，甚至不聞不問；忽視了檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)、制度完善、人員配備和素質(zhì)提高。檔案硬件設(shè)備嚴(yán)重不足，有的學(xué)校甚至沒有專門的檔案室和管理人員，這在很大程度上減弱了學(xué)校檔案管理工作的地位和作用，這也是造成中職學(xué)校檔案管理水平滯后的重大成因。此外，學(xué)校大多數(shù)的教職工檔案意識也比較淡薄，片面認(rèn)為檔案工作只是收收整整、翻翻找找、查查看看，沒有什么難度和技術(shù)含量，誰都可以做，應(yīng)付了事，檔案交接隨意，缺乏嚴(yán)格的手續(xù)和程序，造成檔案工作前后脫節(jié)，材料不齊，數(shù)量缺失，嚴(yán)重影響了檔案的連續(xù)性和完整性。

2、檔案管理手段落后，管理效率低下。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化水平的逐步提高，對學(xué)校檔案管理的信息化也提出了新要求，迫切需要檔案管理部門改變原來的管理手段和管理辦法，提高檔案管理的效能。但目前大多數(shù)中職學(xué)校的檔案管理信息化水平不高，仍停留在傳統(tǒng)的對檔案實(shí)體保管的階段，管理的手段仍以人工收集、整理、歸檔、存儲為主，工作量大，效率低下。也較少采用現(xiàn)代化高科技手段，檔案信息化水平不高，設(shè)備陳舊老化，“六防”設(shè)施不到位，既影響了檔案的傳遞和利用效率，也容易造成檔案丟失散失、受潮霉變蟲蛀損壞，威脅檔案的安全。

3、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理能力和水平有待提高。

隨著中職教育事業(yè)的發(fā)展，中職學(xué)校將提高教學(xué)質(zhì)量作為學(xué)校的生命線，而提高教學(xué)質(zhì)量關(guān)鍵在教師隊(duì)伍。因此，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層十分重視師資隊(duì)伍建設(shè)，但卻忽略了管理隊(duì)伍告別是檔案管理人員素質(zhì)的提高。加上歷史原因，檔案管理人員年齡普遍老化，學(xué)歷偏低，專業(yè)化程度不高。許多中職學(xué)校的檔案管理人員多為非檔案專業(yè)畢業(yè)的兼職人員，也沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟悉，業(yè)務(wù)水平低，導(dǎo)致出現(xiàn)學(xué)校檔案資料的收集更新滯后，管理不善，工作效率低下。

二、提高中職學(xué)校檔案管理水平的對策

1、提高認(rèn)識，增加投入。

各中職學(xué)校必須充分認(rèn)識到學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的載體，是開展教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估的重要資料，檔案充分反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，是展示學(xué)校形象，提煉學(xué)校特色的重要依據(jù)和不可替代的重要信息資源。檔案是研究改進(jìn)、發(fā)展教育事業(yè)不可多得的寶貴史料和學(xué)校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，更是衡量一所學(xué)校管理和教育教學(xué)水平的標(biāo)尺之一。只有建立健全高效、快捷的學(xué)校檔案管理體系才能更好的為教育、教學(xué)、科研和學(xué)校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因此各中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)部門必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入學(xué)校工作的議事日程，作為學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)。要加大硬件設(shè)施投入力度，配備專門的檔案管理室和檔案管理柜，配備專業(yè)的檔案管理人員，做好防火、防盜、防潮、防蛀等工作，為檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提供有力的物質(zhì)保證和人員配備。

2、完善制度，規(guī)范管理。

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的工作。各中職學(xué)校必須認(rèn)真遵循檔案管理工作的規(guī)律，結(jié)合學(xué)校實(shí)際貫徹落實(shí)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，健全制度，規(guī)范管理，做到有章可循、有章必循。通過建立完善的檔案管理制度（如歸檔制度、借閱制度、保密制度等），落實(shí)崗位責(zé)任制，做到交接有程序、歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、閱卷有規(guī)定、保密有條例、庫管有措施、傳遞有效率、利用有目標(biāo)，從而保證檔案的準(zhǔn)確完整，提高檔案傳遞和利用效率。

3、更新手段，提高效率。

加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高信息化水平是中職學(xué)校檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要途徑，對于促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與效率的不斷提升有著重要的意義。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展、信息化水平逐步提高和數(shù)字校園的建設(shè)，中職學(xué)校的檔案管理部門和管理人員必須改革原來的管理體制、管理手段和管理方法，要從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主的手工作業(yè)向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字收集、存儲、傳遞轉(zhuǎn)變。在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息技術(shù)對檔案、信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和利用，同時(shí)通過加強(qiáng)檔案管理信息化平臺建設(shè)完成以檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化為基本特征的檔案信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會(huì)共享，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升素質(zhì)。

檔案管理健康有序的開展，離不開一支具有較高綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，建立一支有專業(yè)水平的檔案管理隊(duì)伍，是提高中職學(xué)校檔案管理水平的重要途徑。因此，中職學(xué)校應(yīng)重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，將其納入教師培訓(xùn)的計(jì)劃，列入繼續(xù)教育的內(nèi)容，使其擁有豐富的專業(yè)知識，能夠熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備和辦公工具，著力提升其專業(yè)技能和管理水平，努力提高工作質(zhì)量和效率，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)、責(zé)任意識、服務(wù)意識，愛崗敬業(yè)，從而更好地為學(xué)校的教育教學(xué)、科研與管理等各方面工作服務(wù)。

（作者單位：福建工貿(mào)學(xué)校）