基建檔案的重要性及管理方法研究

基建檔案是指對基建工程項(xiàng)目的建設(shè)過程及管理內(nèi)容通過文字、圖片等形式進(jìn)行記錄，基建檔案與建設(shè)單位、人民生活息息相關(guān)，也是記載單位發(fā)展的歷史依據(jù)和重要憑證，具有一定的保存價值。在信息化時代背景下，各單位對基建檔案的管理提出了更高的要求，國家也出臺了相關(guān)政策法規(guī)以期規(guī)范基建檔案的管理內(nèi)容。但當(dāng)前基建檔案管理過程中仍存在管理人員意識薄弱、專業(yè)技能不足、基建檔案管理制度不健全等不利影響因素，只有不斷優(yōu)化基建檔案管理方法，充分發(fā)揮出基建檔案的實(shí)用價值，才能為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文提出通過明確領(lǐng)導(dǎo)的基建檔案管理職責(zé)、建立健全的基建檔案管理制度、采取合理的基建檔案培訓(xùn)措施等管理方法強(qiáng)化基建檔案的信息保護(hù)工作，通過行之有效的管理辦法促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。

一、基建檔案概述

基建檔案是在基礎(chǔ)建設(shè)工程的規(guī)劃、施工、養(yǎng)護(hù)管理環(huán)節(jié)中產(chǎn)生了一類科技檔案，其具有較強(qiáng)的專業(yè)效用價值。管理基建檔案需要掌握集中統(tǒng)一化原則，確?；n案材料具有準(zhǔn)確、完整和安全的特性，以期滿足用戶的使用需求?；n案主要分為基礎(chǔ)項(xiàng)目和房屋產(chǎn)權(quán)兩類，由單個項(xiàng)目成套化形成，項(xiàng)目之間可以形成有機(jī)聯(lián)系的整體?；n案管理主要包括檔案人員參與竣工驗(yàn)收工作；基建檔案資料與建設(shè)項(xiàng)目過程保持一致性；簽訂合同時掌握基建檔案中的移交資料；最終的匯總整合資料工作?；n案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)?；n案作為檔案資料館中的重要組成部分，在記錄內(nèi)容和領(lǐng)域上都具有鮮明的專業(yè)性特征?；A(chǔ)建設(shè)工程的對象是相對獨(dú)立的，但其形成的基建檔案是具有規(guī)律性的成套科技文件，因此成套性是基建檔案的重要特點(diǎn)?，F(xiàn)實(shí)性表現(xiàn)為基建檔案具有強(qiáng)大的現(xiàn)實(shí)使用價值，材料歸檔后，基建檔案還可以直接使用，并且發(fā)揮出較長的效用性?；n案的顯著作用為憑證作用，基建檔案中包含的文件、圖紙、技術(shù)資料都是基建工程的真實(shí)情況反映，對后續(xù)處理問題和考究提供了科學(xué)依據(jù)?；n案具有參考作用，其本身形成于歷史資料和現(xiàn)實(shí)事物的發(fā)展規(guī)律，是取長補(bǔ)短的資料記載。基建檔案還具有法律效用，為產(chǎn)權(quán)等糾紛提供了法律依據(jù)。

二、基建檔案管理的重要性

在國家的現(xiàn)代化建設(shè)背景下，基建檔案管理工作具有一定的重要性。由于基礎(chǔ)建設(shè)工程具有周期長、復(fù)雜性強(qiáng)等特點(diǎn)，這也對基建檔案管理提出了更高的要求?；n案作為基建工程建設(shè)過程中的重要數(shù)據(jù)記錄，涵蓋了設(shè)計、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的具體資料，對基礎(chǔ)建設(shè)工程的完善起到了重要的作用。

基建檔案管理的重要性主要體現(xiàn)為基建檔案屬于無價資產(chǎn)。隨著時代的進(jìn)步，基建檔案的現(xiàn)實(shí)價值將越來越大?；n案中的數(shù)據(jù)資料與人們的日常生活息息相關(guān)，出現(xiàn)維修、改建等問題時，可查閱基建檔案，從中尋找最好的解決辦法。在國家發(fā)展初期，對基建檔案管理工作不夠重視，基建工程結(jié)束后資料的收集和保存不完善，導(dǎo)致有用的基建資料無法歸檔。隨著人們逐漸提高對基建檔案管理的重視程度，基礎(chǔ)工程的建設(shè)改造有了基建檔案資料的數(shù)據(jù)支持，并且重復(fù)發(fā)揮出資料的現(xiàn)實(shí)價值。基建檔案關(guān)乎國家民生大計。為全面建設(shè)小康社會，國家加大了對基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的投資力度。建設(shè)后基建項(xiàng)目，最大程度降低建設(shè)成本，有效推動國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?；?xiàng)目的工程質(zhì)量在建設(shè)過程中起到了關(guān)鍵作用，通過完善基建檔案管理方法，詳細(xì)且完整的將基建項(xiàng)目建設(shè)過程記錄在案，有利于日后改建和養(yǎng)護(hù)過程中降低人力及物力成本； 出現(xiàn)糾紛情況時，基建檔案呈現(xiàn)的法律依據(jù)有利于維護(hù)公民的合法權(quán)益，基建檔案的歷史參考價值和法律效用需要受到高度重視。做好基建檔案管理工作有利于實(shí)現(xiàn)國家的可持續(xù)發(fā)展，樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，基建檔案管理工作者需要明確基建檔案管理的重要性，從實(shí)際出發(fā)，正確認(rèn)識基建檔案的效用價值，為單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?；n案可以為工程建設(shè)項(xiàng)目改造提供指導(dǎo)，以此降低建設(shè)的盲目性?；n案中詳細(xì)記載了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的地質(zhì)、水文等建設(shè)數(shù)據(jù)，為類似工程的開工提供了參考。由于基建檔案具有重要的保存價值，當(dāng)基建項(xiàng)目工程在使用時，檔案資料提供了服務(wù)作用，當(dāng)基建工程不具備使用價值后，也可提供研究和參考作用。

三、基建檔案管理方法研究

（一）明確領(lǐng)導(dǎo)的基建檔案管理職責(zé)

研究基建檔案管理方法，做好基建檔案的管理工作，需要從領(lǐng)導(dǎo)入手，明確領(lǐng)導(dǎo)的基建檔案管理職責(zé)，強(qiáng)化基建檔案管理工作力度，以此展開后續(xù)步驟。領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化對基建檔案管理工作的正確認(rèn)識，做好相關(guān)監(jiān)管工作，對下級展開一系列管理措施提供指導(dǎo)，并給予人力和財力的重要支持。不斷規(guī)范基建檔案管理工作，要求基建檔案管理工作人員用標(biāo)準(zhǔn)化形式整理、歸檔基建檔案，形成內(nèi)外統(tǒng)一的基建檔案管理群，從內(nèi)部協(xié)調(diào)基建檔案管理各部門的崗位職責(zé)，重視資料收集和檔案移交工作，避免基建檔案資料缺失的情況出現(xiàn)。從外部把握基建檔案收集、整合、管理等各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，組織協(xié)調(diào)參建單位負(fù)責(zé)人，提高基建檔案的真實(shí)有效性。由單位領(lǐng)導(dǎo)組織，提升各部門管理工作人員的檔案意識，將基建檔案管理職責(zé)貫徹落實(shí)到各個組成部分中。基建檔案屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，各部門工作人員應(yīng)該對其具有正確認(rèn)識，了解基建檔案管理工作不僅僅是行政部門的工作內(nèi)容。明確相關(guān)部門管理工作人員的工作任務(wù)，促使大家積極投身于基建檔案的收集、整理和歸檔等工作中來，全面提高基建檔案資料的準(zhǔn)確性?；n案管理工作不僅僅屬于行政管理的職責(zé)內(nèi)容，還需要在單位內(nèi)構(gòu)成一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作內(nèi)容。明確領(lǐng)導(dǎo)自身的基建檔案管理職責(zé)，并將責(zé)任細(xì)化，確定好各部門的管理人員，落實(shí)責(zé)任制度。在單位內(nèi)設(shè)置專門的基建檔案管理工作人員，其可與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行直接溝通，確保信息傳遞的準(zhǔn)確無誤。在基建檔案保存管理工作中落實(shí)分級管理制度，設(shè)置專職基建檔案管理人員，并由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行直接監(jiān)督，主要負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作。單位內(nèi)部設(shè)立基建檔案資料庫，由專人負(fù)責(zé)整理和管理，保證其規(guī)模滿足單位的查詢需求?；?xiàng)目建設(shè)過程中成立臨時檔案室，及時對現(xiàn)有的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，避免資料缺失問題發(fā)生，待到項(xiàng)目竣工后由單位統(tǒng)一整理保存。在明確的領(lǐng)導(dǎo)基建檔案管理下，各職能部門進(jìn)行分級管理，最大程度提高了基建檔案的管理效率。

（二）建立健全的基建檔案管理制度

建立健全的基建檔案管理制度，確保基建檔案管理工作朝規(guī)范化方向發(fā)展。首先需要樹立正確的基建檔案管理意識，不斷向檔案管理工作人員灌輸信息知識、檔案價值等內(nèi)容，促使工作人員運(yùn)用辯證的態(tài)度對待這份工作。在制度的正確領(lǐng)導(dǎo)下，明確基建檔案管理人員的工作內(nèi)容，使得大家有序展開工作任務(wù)。基建檔案管理者需要明白只在檔案管理室安排幾個工作人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須在單位內(nèi)部形成良好的基建檔案管理責(zé)任意識，安排具有專業(yè)技能的基建檔案管理人員展開全面的管理工作。例如：由專職基建檔案資料收集員負(fù)責(zé)對基建工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料收集，并使用模板進(jìn)行記錄整理，保證基建項(xiàng)目資料的系統(tǒng)性?；诮∪幕n案管理制度，確保基建檔案資料收集、整理、歸檔等工作都有序進(jìn)行，從管理的各個角度出發(fā)，提高基建檔案的實(shí)用價值。創(chuàng)新基建檔案管理工作人員的考評制度，通過服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣來評定工作是否滿足要求。根據(jù)崗位的差異性，設(shè)置不同的考核標(biāo)準(zhǔn)，確?？己私Y(jié)果的公平公正性，以此提高不同部門工作人員的工作熱情。建立基建檔案管理人員獎懲機(jī)制，對于檔案管理過程中表現(xiàn)優(yōu)異，且創(chuàng)新進(jìn)取的管理人員給予一定獎勵，以此激發(fā)他們的帶頭作用，并且提升基建檔案管理人員的工作積極性。對于消極懈怠的基建檔案管理工作者，采取相應(yīng)的懲罰，使其正確認(rèn)識基建檔案管理的重要性。完善檔案管理規(guī)章制度，確保工作流程有章可循，也保證基建檔案管理工作各環(huán)節(jié)都按照規(guī)章制度進(jìn)行。在健全的基建檔案管理制度指導(dǎo)下，不斷優(yōu)化基建檔案的保存環(huán)境，全面提升檔案管理的先進(jìn)性。設(shè)置專門的基建檔案管理室，可隨時調(diào)節(jié)檔案資料室內(nèi)的溫度和濕度，確保紙質(zhì)檔案材料不受損壞。實(shí)現(xiàn)信息化基建檔案管理方法，在科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用下，改革基建檔案的保存形式，將傳統(tǒng)的基本使用紙質(zhì)材料保存轉(zhuǎn)變?yōu)槔靡纛l、視頻等數(shù)據(jù)形式保存，以達(dá)到提高基建檔案管理的安全性。但在使用現(xiàn)代化管理手段過程中需要加大網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度，避免計算機(jī)等信息存儲設(shè)備中病毒無法使用的情況發(fā)生。

（三）采取合理的基建檔案培訓(xùn)措施

基建檔案管理工作人員在管理辦法的實(shí)施過程中起到了重要作用，因此，采取合理的基建ELGayg8GComAIZHUPlSFFg==檔案培訓(xùn)措施對提高管理效率具有輔助作用。結(jié)合基建項(xiàng)目的實(shí)際特點(diǎn)，展開培訓(xùn)措施時保證工作的完整性，將基建檔案的培訓(xùn)工作列入單位管理任務(wù)中，提升參建單位的重視度。從基建項(xiàng)目建設(shè)初期起，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，并在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)。提高基建檔案的管理質(zhì)量，通過規(guī)范化的崗前培訓(xùn)，促使管理人員按照規(guī)章制度辦事。通過合理的基建檔案培訓(xùn)措施，提高基建檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，以順應(yīng)時代發(fā)展的要求。人才是推動我國基建檔案管理工作的重要隱私，高素質(zhì)的應(yīng)用型人才有助于提高基建檔案管理工作質(zhì)量，強(qiáng)化基建檔案培訓(xùn)工作，從理論知識與實(shí)踐水平等全方位角度出發(fā)，高效性的提升基建檔案管理工作者的素質(zhì)。隨著時代的進(jìn)步，基建檔案管理工作也隨之變化，這對基建檔案管理工作人員的工作水平和操作能力提出了更高的要求，只有通過不斷的培訓(xùn)和再教育措施，才能實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的現(xiàn)代化任務(wù)。實(shí)現(xiàn)基建檔案與技術(shù)監(jiān)督的同步性，及時的整理和審定檔案材料，掌握項(xiàng)目施工前期、施工過程及竣工后的檔案資料重點(diǎn)。詳細(xì)學(xué)習(xí)了基建檔案管理的法律法規(guī)后，在單位各部門間形成管理共識，管理工作人員相互合作，積極的展開一系列的基建檔案工作內(nèi)容。擬定相關(guān)管理工作計劃，實(shí)時收集和整理基建工程建設(shè)資料，確?；n案的系統(tǒng)性。根據(jù)工程的建設(shè)進(jìn)度，與參建單位緊密聯(lián)系，確保做好邊施工邊記錄的資料完善工作。制定明細(xì)的基建檔案管理人員培訓(xùn)和考核制度，根據(jù)國家律法，對基建檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，并進(jìn)行階段性考核，確?；n案管理從業(yè)人員切實(shí)掌握管理方法。進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)工作時，不僅需要提高基建檔案管理人員的專業(yè)技能，還需要強(qiáng)化他們的職業(yè)素養(yǎng)，以期在今后的管理工作中以堅實(shí)的基礎(chǔ)和飽滿的熱情應(yīng)對工作中出現(xiàn)的問題。培訓(xùn)工作中需要優(yōu)化基建檔案服務(wù)的內(nèi)容，重視創(chuàng)新管理理念的傳播，促使管理工作者持有開拓性思維進(jìn)行基建檔案的收集、歸檔、報告工作。

四、結(jié)語

檔案管理是對檔案信息資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計等一系列有價值管理的活動形式。在國家社會建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速的時期下，對我國的基建檔案管理工作提出的更高的要求，只有把握與時俱進(jìn)的管理原則，加大對基建檔案管理的重視程度，明確其是作為國家發(fā)展重要?dú)v史依據(jù)的地位，對基建檔案進(jìn)行妥善管理，以此推動國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展。不斷創(chuàng)新基建檔案管理辦法，勇于面對基建檔案管理過程中遇到的問題，有效利用現(xiàn)代化技術(shù)完善基建檔案管理模式，延長基建檔案的使用壽命，全面提升基建檔案帶來的綜合價值。