職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)

時(shí)代在發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)改變了許多傳統(tǒng)舊有的工作模式。而大多數(shù)的職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理工作跟現(xiàn)代檔案管理有明顯差距，其管理方式存在諸多弊端、跟不上現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展。所以，對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)要充分重視。通過(guò)對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化的建設(shè)改革，改變職業(yè)技術(shù)學(xué)校傳統(tǒng)舊有的檔案管理模式，使職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作有個(gè)新面貌。檔案管理信息化建設(shè)能夠?yàn)閷W(xué)校各方面更好的發(fā)展添上一份力，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，更好的為社會(huì)服務(wù)。

社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，職業(yè)技術(shù)學(xué)院想要跟上信息技術(shù)的潮流，檔案管理信息化建設(shè)在所難免，也是重中之重。檔案管理信息化建設(shè)好處頗多，能有效簡(jiǎn)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，讓工作更輕松高效，并最大限度的發(fā)揮出檔案在職業(yè)技術(shù)學(xué)校的作用。本文列出了職業(yè)技術(shù)學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)，也對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)措施。

一、職業(yè)技術(shù)學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)

（一）檔案管理觀念落后

檔案管理在人們的印象中就是記錄，存放的簡(jiǎn)單工作，沒(méi)有技術(shù)含量，對(duì)檔案管理工作存在著許多誤區(qū)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，認(rèn)為檔案管理沒(méi)有那么重要，是學(xué)校其他工作的附帶品，完全沒(méi)有看到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校未來(lái)的走向和學(xué)校其他工作的重要性。許多職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作還保持著學(xué)校初建時(shí)的模樣，以人工操作為主，附帶著用一些現(xiàn)代產(chǎn)品和管理技術(shù)，可謂是相當(dāng)古老、十分落后。在信息高速發(fā)展的今天，便顯現(xiàn)出很多問(wèn)題，如檔案管理明顯跟不上時(shí)代所需，工作效率慢等。

（二）檔案管理機(jī)制不健全

1、檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

由于職業(yè)技術(shù)學(xué)校忽視了檔案管理工作，引發(fā)了多骨諾米牌效應(yīng)，職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理部門(mén)無(wú)足輕重，便成為了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)安排子弟親屬的重災(zāi)區(qū)，在其看來(lái)，簡(jiǎn)單的記錄、抄寫(xiě)保存工作人人都可以勝任，不需要專(zhuān)業(yè)的人員。安排過(guò)去的工作人員對(duì)檔案管理工作一知半解，認(rèn)為檔案管理工作是閑差。沒(méi)有系統(tǒng)完整的接受過(guò)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，把檔案管理工作弄得雜亂無(wú)章。實(shí)則，檔案管理工作具有很大的技術(shù)含量，需要專(zhuān)業(yè)過(guò)硬，有細(xì)心有耐心的去處理任務(wù)量繁多的工作。想要職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理步入信息高速道路，必有要招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，建設(shè)高水平的組織班子。但是掌握信息化技術(shù)的高等人才稀缺，無(wú)形中制約著職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理的發(fā)展。

2、檔案管理設(shè)施配置低， 檔案信息化管理技術(shù)不夠先進(jìn)

職業(yè)技術(shù)學(xué)校在建設(shè)過(guò)程中，一味的去追求軟硬件設(shè)施的提高，對(duì)無(wú)關(guān)輕重的檔案管理只給與少量有限的資金。檔案管理想要改革，想要發(fā)展就需要大量資金和現(xiàn)代化的設(shè)備，例如：電腦、信息掃描儀、先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，資金有限，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)配備。有些職業(yè)技術(shù)的檔案管理室非常的狹小，通風(fēng)照明條件不好，導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案文件容易發(fā)霉或生小蟲(chóng)。隨著職業(yè)技術(shù)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，檔案日益曾多，無(wú)論從空間大小，設(shè)備升級(jí)上都無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校的檔案管理工作。急需對(duì)檔案進(jìn)行硬件改造。

二、職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）提高對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理工作的落后，追其根本原因，是職業(yè)技術(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不重視造成的。職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展具有重要意義。第一步要做的就是轉(zhuǎn)變職業(yè)技術(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)，改變傳統(tǒng)的觀念，把職業(yè)技術(shù)檔案信息化建設(shè)列為學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)項(xiàng)目。用長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光去看學(xué)校檔案信息化建設(shè)，把信息化建設(shè)的理念種植在學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員的心中。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，把現(xiàn)代信息技術(shù)引用到學(xué)校檔案管理建設(shè)上，建立現(xiàn)代化信息化的檔案管理。從硬件上購(gòu)置新的設(shè)備，建立信息化的職業(yè)技術(shù)檔案管理信息平臺(tái)，軟件上招聘具有高素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)水平的管理人員，組成一支優(yōu)秀的隊(duì)伍。并根據(jù)學(xué)校自身特色，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)出展現(xiàn)本校風(fēng)格特點(diǎn)的檔案信息網(wǎng)站，把職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。

（二）加大對(duì)檔案信息化的資金投入

檔案對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)校意義重大，它見(jiàn)證了學(xué)校的辦學(xué)，代表了學(xué)校的歷史，在學(xué)校的辦學(xué)資源上也有著舉足輕重的位置。它不僅是傳承學(xué)校歷史的載體，對(duì)于學(xué)校未來(lái)科研、教學(xué)和學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的發(fā)展也起著關(guān)鍵性的作用。在此前提下，職業(yè)技術(shù)學(xué)校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至檔案管理工作人員已經(jīng)意識(shí)到了職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性。意識(shí)層面提高了，接下來(lái)就是付諸于行動(dòng)。檔案管理信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作一樣，需要大量的人力物力財(cái)力做基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為檔案管理信息化建設(shè)成立一筆專(zhuān)項(xiàng)資金，并配備專(zhuān)業(yè)的管理人才，從資金到人才一應(yīng)俱全。有了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，和充足的資金做后盾，檔案管理信息化建設(shè)已具備基本條件。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理

檔案信息化是職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一定要作為重點(diǎn)項(xiàng)目來(lái)對(duì)待。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)少了檔案信息化，那么，學(xué)校信息化建設(shè)就只是表面工程，少了內(nèi)涵。而檔案信息化離開(kāi)了學(xué)校信息化，那么，檔案信息化就沒(méi)有用武之地，沒(méi)有存在的意義。由此來(lái)看，檔案信息化和學(xué)校檔案信息化建設(shè)兩者缺一不可，且相輔相成。職業(yè)技術(shù)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，從行動(dòng)上把自己投入到檔案信息化建設(shè)的實(shí)際工作中。從大體上規(guī)劃好檔案信息化工作的整體策略，從實(shí)際工作上，認(rèn)真對(duì)待每一環(huán)節(jié)的工作，監(jiān)督并檢查每一個(gè)工作細(xì)節(jié)。檔案工作者要樹(shù)立正確的工作態(tài)度，提高對(duì)檔案工作的意識(shí)。不僅要管理好檔案工作，更要在工作中摸索規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，爭(zhēng)取在檔案工作中作出研究、作出創(chuàng)新，為職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)作出自己的貢獻(xiàn)，把檔案信息化管理做到更科學(xué)，更完美。

1.采用先進(jìn)的檔案信息化技術(shù)

職業(yè)技術(shù)學(xué)校要改變傳統(tǒng)人工檔案管理工作的方式，積極采用現(xiàn)代科技化的、先進(jìn)的檔案信息化技術(shù)。從檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備上入手，更換掉一些落后的設(shè)備，購(gòu)置先進(jìn)的檔案信息化設(shè)備，所謂“工欲善其事，必先利其器”。另外，要意識(shí)到學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，開(kāi)發(fā)出符合本校特色，且豐富系統(tǒng)的檔案信息資源庫(kù)。建立起了本校的信息資源庫(kù)后，可以更好的與其他職業(yè)技術(shù)學(xué)校進(jìn)行交流探討，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校間的互相學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，為本校檔案信息化管理更好發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

2.提高檔案信息化管理人員的素質(zhì)

職業(yè)技術(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提高了對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，也配備了大量的資金做基礎(chǔ)，為檔案管理信息化建設(shè)提供了有力條件。外在因素已經(jīng)到位，那么下一步就是提高內(nèi)部人員配置，提高檔案信息化管理工作人員的整體素質(zhì)和技術(shù)水平勢(shì)在必行。職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化管理的工作人員不要看輕自己的工作，認(rèn)為工作只是簡(jiǎn)單的整理資料、保管資料、沒(méi)有技術(shù)含量。而是應(yīng)該做到重視自己的工作、積極接受現(xiàn)代先進(jìn)的信息化技術(shù)，把自身業(yè)務(wù)能力再上一個(gè)臺(tái)階，提高檔案管理工作的效率。檔案管理工作雖看起來(lái)工作輕松，但其實(shí)具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。學(xué)校不可隨便安排一些不懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)、具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人去做檔案管理工作。而是應(yīng)該招聘一批專(zhuān)業(yè)的，同時(shí)又精通現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理人才來(lái)做檔案信息化管理工作。另外，還要對(duì)已經(jīng)在從事檔案管理的工作人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)，為檔案管理信息化建設(shè)更好的發(fā)展做準(zhǔn)備。

職業(yè)技術(shù)學(xué)校想要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)與其他職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案信息共享，就必須走檔案管理信息化建設(shè)這條路。職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)教育改革的趨勢(shì)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要根據(jù)本校的實(shí)際情況，對(duì)癥下藥、采取適合本校發(fā)展的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。