如何做好檔案開發(fā)利用與保密工作

趙鳳環(huán)

摘 要：隨著社會經濟的不斷發(fā)展，火電廠的建設規(guī)模逐漸擴大，涉及到的檔案資料越來越多，因此，如何調節(jié)檔案管理中的開發(fā)利用與信息保密的關系，使之既充分挖掘出檔案信息的經濟價值，成為火電廠管理的支持力量；又能夠正確處理好信息保密工作。

關鍵詞：檔案；開發(fā)利用；保密工作

1 檔案信息的開發(fā)利用

檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價值的憑證和依據。對檔案利用價值的體現，關鍵在于檔案的管理。檔案必須做好基礎業(yè)務工作。一是擴大檔案材料的收集范圍；二是搞好檔案的價值鑒定工作；三是搞好檔案的整理工作，提高案卷質量。四是完善檔案檢索工具體系；五是做好檔案的收集、分類歸檔、編研利用等，促進檔案的開發(fā)與利用。在此，對火電廠各類檔案進行分門別類，并進行鑒定，使之成為系統(tǒng)性較強的原始資料庫，為研究、統(tǒng)計以及其他的后續(xù)開發(fā)工作提供真實、準確的數據信息。

1.1 檔案信息的開發(fā)與利用

在檔案信息的開發(fā)過程中，信息整理和錄入是一項重要的工作。因此，利用現代化的網絡技術，對檔案信息進行具有專業(yè)性、科屬性的分類匯總，并完成系統(tǒng)性的數據錄入，是檔案開發(fā)成功的第一步。錄入之后進行數據審核，以保證檔案信息的原始性、真實性和實用性，為后續(xù)研發(fā)工作及其他開發(fā)項目提供可信度較高的資源庫；此后經過網絡系統(tǒng)的數據處理系統(tǒng)，完成數據篩選和甄別，構建大容量、高水準的信息資料庫，為火電廠的檔案開發(fā)利用工作建立具有參考價值和實用價值的檔案信息庫。

1.2 正確處理檔案利用與檔案保密的關系

以辯證眼光來看，檔案信息的開發(fā)利用是相對的，檔案信用的保密是絕對的。也就是說，開發(fā)利用是在檔案信息實際價值基礎上，進行保密許可范圍內的有效開發(fā)和利用，是已知信息經過分析篩選后在實際工作中的指導價值和經濟價值體現；在開發(fā)利用中嚴格按照保密要求做好保密工作，以此實現檔案的價值利用。

2 檔案開發(fā)利用中保密工作

檔案開發(fā)利用是火電廠中一項長期且具有實用性的工作，由于涉及的范圍和管理層面較廣，對火電廠的許多具體性工作有一定的指導作用。在開發(fā)檔案為火電廠所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

2.1 注意做好審查工作

審查工作是火電廠檔案開發(fā)前的一項重要工作，也是開發(fā)檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：（1）初審。檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。（2）中審。由具有較高政策水平和業(yè)務能力的檔案管理人員，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。（3）終審。由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.2 注意做好解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規(guī)定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

2.3 注意做好相關基礎工作

開發(fā)檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：一要提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二要建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。三要編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四要準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

3 提高檔案開發(fā)利用與保密工作的措施

火電廠在進行檔案開發(fā)利用的同時，根據檔案信息的密級進行許可范圍內的價值利用，切忌片面追求檔案價值最大化而違背了檔案保密原則。火電廠上下要形成檔案開發(fā)利用與檔案保密的正確認識，使開發(fā)利用充分發(fā)揮出檔案管理在火電廠發(fā)展建設中的推動作用，為保密措施不外泄提供保障。

3.1 健全檔案保密機制與管理利用

火電廠首先要從制度上健全檔案管理中的保密機制，建立起包括保密制度、查（借）

閱制度、開發(fā)利用制度、涉密管理制度、涉密人員管理制度、涉密級別劃分制度以及計算機檔案庫機密安全制度等等；其次，加強檔案開發(fā)利用過程中各個環(huán)節(jié)的保密措施，嚴密檔案編輯、查閱、開放和收還入庫的操作流程規(guī)范。

3.2 開發(fā)利用檔案信息，實施保密監(jiān)督工作

檔案開發(fā)利用中的保密監(jiān)督工作是一項嚴謹而細致的工作，火電廠可借助現代先進的電子技術，在檔案室全方位安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)，強化檔案保密工作。同時檔案管理人員要提高警惕，嚴防心懷不軌者利用疏忽竊取或者篡改重要檔案信息；此外，還應加強檔案開發(fā)過程中的權限審查力度和保密管理，避免形成管理漏洞。

3.3 加強制度建設

火電廠檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。在檔案開發(fā)利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

3.4提高檔案開發(fā)利用中保密人員專業(yè)素質

首先，火電廠從事檔案管理的人員必須要有過硬的政治覺悟和思想意識，正確認識安全保密對火電廠建設和發(fā)展的深刻影響；其次，檔案管理、使用、經辦各環(huán)節(jié)工作人員，應具備高度的政治素養(yǎng)和道德水平，能夠自覺按要求做好信息保密工作；此外，檔案管理人員要加強現代化的數據管理和處理技術學習，以適應數字化、信息化的管理要求。

4 結束語

綜上所述，檔案開發(fā)利用和檔案保密是火電廠檔案管理的兩個重要方面，對檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理的終極目的。檔案保密與檔案開發(fā)利用互相補充互為保全的關系，為火電廠的穩(wěn)定、健康發(fā)展對社會發(fā)展進步提供積極、可靠的保證，為火電廠管理的價值發(fā)掘和形象塑造打下堅實的基礎，以促進火電廠各項工作的可持續(xù)發(fā)展。

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