企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

楊慧

摘 要：自從步入新的科學(xué)技術(shù)革命時代以來，信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對人們的社會生產(chǎn)和生活帶來極大的影響。目前來看，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門的工作是落后的，設(shè)備也比較陳舊等，檔案工作面臨著一場嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和考驗，已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展節(jié)奏，企業(yè)應(yīng)該與時俱進(jìn)，所以，運(yùn)用創(chuàng)新思維為企業(yè)檔案的管理工作開發(fā)出新模式是企業(yè)管理部門亟待解決的一個重大問題。要探索新的適合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的新思路，提高企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的競爭能力。本文筆者根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗對企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；創(chuàng)新

1 檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，對于企業(yè)管理而言，在每一方面都極為重要。檔案管理的主要工作就是對公司生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的文件實(shí)施甄別、分類、按邏輯整理、立卷，方便企業(yè)的檢查、運(yùn)用。有兩點(diǎn)重要性：第一點(diǎn)，具有歷史查考、法律憑證作用。這是檔案自身的特點(diǎn)，也是它自然形成的，不是被賦予的，這樣，檔案的記錄就非常有客觀性，就更加讓人相信，不會懷疑，所以，檔案是一個真實(shí)的憑證，是讓人相信的證據(jù)，是歷史的鑒證，還有著威嚴(yán)的法律效應(yīng)。第二點(diǎn)，精準(zhǔn)表明了企業(yè)的成長經(jīng)歷，制定方案、做重要決策的時候能作參考。檔案是沒有被篡改過的，會涉及到許多物證，例如照片、手稿、錄音帶等，是最客觀、最真實(shí)、最可靠的參考材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。大事記、組織沿革等都屬于檔案的編研工作，可以將企業(yè)的歷史完整地記錄并反映出來，因此，可以在企業(yè)的關(guān)鍵時刻提供有效、可靠的依據(jù)。

2 檔案管理創(chuàng)新的必要性

外部的環(huán)境不斷變化，企業(yè)的生存、發(fā)展也需要隨之變化，企業(yè)檔案工作不應(yīng)該輕車熟路地進(jìn)行下去，應(yīng)該追求創(chuàng)新。打破固化的思維定式，去建立一個與企業(yè)的生存發(fā)展相適應(yīng)的管理模式，可以為企業(yè)創(chuàng)造更多的利益，因此，我們要追尋科學(xué)的管理規(guī)律以及成功的管理經(jīng)驗，更好地利用檔案信息資源，讓其為企業(yè)發(fā)展提供更多高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，變得更加具有價值。

3 企業(yè)檔案管理存在的弊端

（一）不重視企業(yè)檔案管理工作

對于企業(yè)來說，檔案管理部門不能直接創(chuàng)造收益，因此，當(dāng)企業(yè)不斷進(jìn)行精簡機(jī)構(gòu)的改革時，就使得檔案管理部門變得越來越不重要，變得邊緣化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想對檔案管理部門進(jìn)行裁員，根本原因是不重視、不了解檔案管理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)覺得檔案管理無關(guān)緊要，就導(dǎo)致不能很好地開展企業(yè)檔案管理工作。

（二）檔案管理工作自身存在許多問題

許多企業(yè)認(rèn)為檔案工作是非常簡單的，只是整理資料、收發(fā)文件等，所以，檔案管理部門招募的人大多是文化素質(zhì)較低的人，而且部門的運(yùn)作模式對于收集信息資料是有影響的，許多不是電子文檔的文件就非常容易丟失，那么企業(yè)創(chuàng)建的信息管理系統(tǒng)就發(fā)揮不了作用。還有一個，如今企業(yè)檔案管理存在的問題之一就是許多中小型企業(yè)由于沒有足夠的成本，造成沒有企業(yè)檔案資料部門，非常容易給公司帶來危險。綜上所述，檔案管理工作的創(chuàng)新與服務(wù)機(jī)制都會受到上述弊端的影響，無法順利工作，若不能夠及時解決這些問題，就會直接損害到企業(yè)的利益，百害而無一利。

（三）缺乏資金的投入

檔案管理需要一定的人力、物力、財力支持，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)管理。然而，當(dāng)前檔案管理建設(shè)的過程中，資金投入嚴(yán)重不足，再加上管理人員的不重視，大部分檔案室設(shè)備簡陋，未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，條件較差。有些單位檔案室狹窄、潮濕，引起檔案材料霉變、蟲蛀，不僅影響檔案的美觀、整潔，還使部分檔案受到損害。

4 企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

（一）思想觀念的創(chuàng)新

檔案管理的靈魂就是管理觀念的創(chuàng)新，也是時代發(fā)展的要求。創(chuàng)新管理以及創(chuàng)新服務(wù)的前提就是觀念創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理人員要努力改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，積極了解不熟悉的專業(yè)檔案，提高專業(yè)技能，明白其保存的意義以及內(nèi)在關(guān)系，樹立科學(xué)的管理觀念，創(chuàng)建與時俱進(jìn)的檔案意識，為企業(yè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)的決策者提供幫助，將檔案職能的作用充分發(fā)揮出來，為企業(yè)作出更多的貢獻(xiàn)。

（二）理論知識的創(chuàng)新

企業(yè)由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，這是時代的進(jìn)步，而且運(yùn)用光盤技術(shù)以及掃描技術(shù)，方便快速，還大大的增加了檔案的電子化程度以及信息存儲量，可以儲存更多的資料。企業(yè)檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)都是必然的，這是時代發(fā)展的趨勢，會越來越數(shù)字化、信息化。那么對于檔案管理工作人員就有了更高的要求，因此，檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，提升信息化管理水平。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作不僅不簡單，還有著較強(qiáng)的專業(yè)性，不是整理資料那么簡單，而是涉及到企業(yè)的決策條件、人事工資、財務(wù)賬目以及科技項目的開發(fā)和成果等方面。為了更好地完成這項系統(tǒng)的管理工作，就要求檔案管理人員擁有足夠的專業(yè)知識。因此，企業(yè)應(yīng)該重視管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)性。為了激勵他們努力學(xué)習(xí)，對于成績優(yōu)異的員工要進(jìn)行物質(zhì)獎勵，而達(dá)不到培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)的員工，企業(yè)可以考慮將其調(diào)到其他崗位，要選擇適合的員工來工作。如此一來，檔案管理工作考核制度能夠讓每一位檔案管理員工增加了壓力，讓他們更加重視自己的工作，努力做到很好。

（四）企業(yè)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

在一些企業(yè)的檔案管理中，還有許多是手工抄寫，保存紙質(zhì)文檔，不僅效率不高，還非常容易出現(xiàn)錯誤，保存的時間也短，不易保存。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷地發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作變得更加便捷，具體體現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理擁有一個完整的網(wǎng)站服務(wù)體系。檔案管理是一個復(fù)雜的工程，但是創(chuàng)建了檔案電子系統(tǒng)，檔案管理人員的工作就變得輕松了，可以在局域網(wǎng)中創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，就方便了搜尋檔案數(shù)據(jù)以及拓展檔案的傳播范圍，這個創(chuàng)新手段是新穎且方便的。二是創(chuàng)建一個電子文檔中心。企業(yè)檔案的資料有許多，包括管理性文件、人力資源檔案。如此多的文件如果都以紙質(zhì)文檔管理保存，那么檔案管理人員的工作任務(wù)是非常巨大且困難的。所以，為了更加便捷，應(yīng)該創(chuàng)建一個電子文檔中心，實(shí)現(xiàn)文件能夠快速儲存、保密等許多方面的功能，就可以減輕管理人員的工作量，也節(jié)省了購買紙張的資金，節(jié)約了成本，一舉兩得。三是達(dá)到檔案信息資源共享。企業(yè)的檔案信息非常龐大且復(fù)雜，不易整理，那么資源共享就出現(xiàn)了一個非常重要的問題，就是怎樣將一個個分散的檔案目錄整合在一起。企業(yè)的員工檔案不只是企業(yè)管理，還涉及到許多，比如人才市場、其他政府部門或者居住小區(qū)等，這個檔案需要共享，要好好儲存利用。因此，在整個社會背景下，要想更好地統(tǒng)一管理個人檔案信息，就應(yīng)該努力達(dá)到檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。四是完善互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)功能。檔案管理工作者為了更好地搜尋檔案數(shù)據(jù)，也變得更加便捷，從而將管理工作做得更好。可創(chuàng)建一個檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，使得工作更加順利；另一方面，考慮到該網(wǎng)站也應(yīng)該服務(wù)大眾，這是一個溝通橋梁，使得檔案所有者與檔案管理者能夠更好地進(jìn)行信息交流，是個很好的平臺，比如在網(wǎng)站中設(shè)置電子信箱或者在線客服，這樣當(dāng)檔案所有者來查詢自己檔案信息時，就更加便捷，也不用擔(dān)心會丟失檔案資料。

5 結(jié)語

檔案管理一定要進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。要做好檔案管理的創(chuàng)新，思想上要高度重視，可依據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行創(chuàng)新。使檔案管理工作與時俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐。結(jié)合檔案的收集、歸檔工作等，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行綜合性研究，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化，提高檔案管理的整體水平，使之服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會。

參考文獻(xiàn)

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