城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展研究

張芬

摘要：隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)的深入，城市規(guī)劃檔案管理作為城市化建設(shè)過程中重要組成部分，發(fā)揮著越來越重要的作用。本文結(jié)合工作經(jīng)驗，從檔案管理人員素質(zhì)、檔案管理制度及檔案管理設(shè)備等方面入手，探討了當(dāng)前城市規(guī)劃檔案的問題和發(fā)展建議。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃；檔案；管理；問題；措施

專業(yè)性和技術(shù)性是城市規(guī)劃這項系統(tǒng)性工程的基本特征，其內(nèi)容涉及面廣泛，包含城市建設(shè)的各個方面。由于城市規(guī)劃具有的性質(zhì)特征，相應(yīng)地要求城市規(guī)劃檔案管理具備嚴格的保密性。就目前情況來看，存在的問題是城市規(guī)劃檔案管理人員素質(zhì)問題、規(guī)章制度問題及管理設(shè)備問題。在新的發(fā)展機遇下，檔案管理應(yīng)該立足于自身城市規(guī)劃的特點，用先進的管理技術(shù)來加以完善，進而更好的服務(wù)城市建設(shè)。

一、 城市規(guī)劃檔案管理人員素質(zhì)問題

就目前的情況來看，城市規(guī)劃檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏以及管理理念的落后是城市規(guī)劃檔案管理中存在的一大嚴重問題。具體表現(xiàn)為工作人員缺乏較硬的專業(yè)知識素養(yǎng)，在工作的過程中，缺乏應(yīng)當(dāng)具備的工作能力，如檔案鑒別能力，檔案管理能力，檔案收集能力。長期以來，檔案管理人員收集方法過于單一，以檔案數(shù)量的達成作為完成歸檔工作的唯一標(biāo)準，這就無可避免的造成收集的檔案價值性不高。不僅如此，工作人員缺少對重要性資料鑒別能力，往往造成資料鑒定缺失，對關(guān)鍵性素材的歸納紕漏，從某種意義上來說，這些人為的疏忽一定程度上制約了城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展。從事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時俱進的管理理念，及時學(xué)習(xí)新的知識和管理方法，但是這對于年紀大的管理人員來說是一項具有很大難度的任務(wù)。年紀大的檔案管理人員缺少先進的管理技術(shù)與理念，無法運用新技術(shù)到工作中，自然而然地嚴重制約城市規(guī)劃檔案管理的高效率發(fā)展，并且由于對檔案重要性的忽視，保密性不嚴，檔案不具備完整性。

任何工作高效成功完成的背后勢必會存在一支優(yōu)秀的團隊，所以，建立一支專業(yè)素質(zhì)過硬的管理團隊是非常有必要的。管理部門應(yīng)當(dāng)認識到人才的珍貴性和價值性，部門不斷對外招賢納士，引進專業(yè)素質(zhì)良好的人員。組織相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，為工作人員定時提供更新理念，提高自我的機會。作為管理工作人員，明確自身工作的性質(zhì)，擺正各自的職場位置，發(fā)揮各自的職能，嚴格要求自我，不斷努力提高專業(yè)知識，同時，保持一顆積極向上的心，以服務(wù)人民為工作?？傊?，端正作風(fēng)，嚴格遵循規(guī)章制度。作為領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者職能，更要作風(fēng)清明，嚴于律己，以身作則。對于工作態(tài)度積極，工作勤勉的人員，予以一定的獎勵措施，適時鼓勵人員的工作激情。

二、 城市規(guī)劃檔案管理制度建設(shè)問題

伴隨著改革開放的不斷推入與經(jīng)濟的發(fā)展，城市化進程也快速發(fā)展，這就相應(yīng)的對城市規(guī)劃檔案管理制度提出了更高的要求。老舊的城市規(guī)劃檔案管理制度不能適應(yīng)現(xiàn)代化城市進程，制度的缺陷潛移默化中縱容了檔案管理人員管理理念的落后，管理意識的薄弱，無法按照要求履行各自管理職能，造成工作懈怠，監(jiān)管力度不夠，最終無法更好的完成管理工作，影響檔案工作的發(fā)展。即使存在完善的規(guī)章制度，但檔案管理人員不予以重視，不按照明文規(guī)定執(zhí)行，對規(guī)章制度視若無睹，依舊發(fā)揮不了規(guī)章制度的作用。綜上所述，城市規(guī)劃檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的必備是完成管理工作的前提，與城市進程相適應(yīng)的完善的規(guī)章制度規(guī)范管理人員工作行為，兩個因素相輔相成，缺一不可，共同實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的順利開展。例如，完善城市規(guī)劃檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。21世紀為電子信息化的時代，計算機網(wǎng)絡(luò)的運用幾乎覆蓋了各行各業(yè)，在城市規(guī)劃中，越來越多的文件以電子文檔的形式存在，建立城市規(guī)劃檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，對此類文件進行有效的處理，在順利開展檔案管理的同時加強檔案管理部門與其余部門間的溝通聯(lián)系。

對于檔案管理過程中出現(xiàn)的制度問題，首當(dāng)其沖是正視問題，積極采取應(yīng)對措施，及時施解決問題。與此同時，完善規(guī)章制度，創(chuàng)新服務(wù)機制。常言道，無規(guī)矩不成方圓，對于任何工作的完成都需要使用一定的規(guī)章制度加以約束，保障工作正?；瑮l理化順利開展。因此，務(wù)必建立健全的規(guī)章制度。城市檔案管理部門結(jié)合城市規(guī)劃情況，制定出符合管理情況需求的規(guī)章制度，合理的規(guī)章制度不僅是城市檔案管理工作有條不紊開展的基本條件，還是使得檔案管理得到有效監(jiān)督和創(chuàng)新發(fā)展的有利因素。如針對個別問題設(shè)置明確性的指示，實行歸責(zé)制度，廢除特立獨行的條例，對違反規(guī)章制度的行為一律一視同仁，這樣一來，嚴明的制度會對某些違規(guī)行為產(chǎn)生震懾作用，也能夠讓管理人員在清明的環(huán)境下順利開展工作。例如，根據(jù)檔案管理程序，配備合理科學(xué)的管理制度。對于檔案編碼問題，應(yīng)交由檔案管理部門全權(quán)負責(zé)，統(tǒng)一編碼，進行歸檔應(yīng)在文件傳入或是某項工作完成后，為以防萬一，提前做好預(yù)先歸檔工作；接受外來文件，需要登記與存檔，分發(fā)下去的文件，要明確標(biāo)注分發(fā)到了哪一個部門，對于檔案文件應(yīng)由檔案管理部門存放原文件，若無法存放，切記要保留文件復(fù)印件。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將由相關(guān)部門，相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任。

三、 城市規(guī)劃檔案管理硬件設(shè)施問題

就目前情況來看，很大一部分城市規(guī)劃檔案管理部門不具備完整的硬件設(shè)施，沒有檔案管理過程中需求的基本設(shè)施條件，甚至沒有用于存放檔案數(shù)據(jù)的良好環(huán)境的檔案室，以至于經(jīng)常發(fā)生檔案受潮等存放環(huán)境不當(dāng)造成的檔案損傷現(xiàn)象，這些不良因素是造成城市規(guī)劃檔案不具備完備性的重要原因，因此，這些因硬件，軟件設(shè)施缺失而帶來管理工作效率低下等不良影響需要杜絕。對于政府播放的經(jīng)費，管理部門應(yīng)預(yù)留一部分資金，用于加大設(shè)施建設(shè)的投入，購置所需設(shè)施，形成一套完整的設(shè)備系統(tǒng)，建立良好的存放環(huán)境，避免因經(jīng)費投入不足而制約管理工作的情況發(fā)生，務(wù)必要確保管理工作的正常開展，為管理工作的有效進行提供良好的物質(zhì)條件。另一方面，由于檔案存儲的特殊性，大量的信息存儲需要占用大面積的空間，管理部門需要投入一定的經(jīng)費處理脹庫問題。定期安排人員整理，清理檔案文件。大量的檔案文件堆放一起，若不定時加以整理，勢必會造成信息的混亂，影響對檔案文件的查詢。將檔案文件分門別類存放，將同一種性質(zhì)的文件歸為一欄，按照序號排列，并且編輯年份，事件。及時清理陳舊文件，對于沒有價值或是歷史久遠的檔案文件要按照相應(yīng)規(guī)定，正確清除，對于仍具有價值性的陳舊的檔案應(yīng)找尋其他合適的位置存放。以上為紙質(zhì)版的檔案文件放置，為了避免隨著年份的推移，文件的散落以及考慮到紙質(zhì)版保存的時效性，還要建立電子版檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)版檔案信息錄入電子文檔，形成電子數(shù)據(jù)庫，即實現(xiàn)信息的備份，也使得查詢過程更加高效便捷。

例如，運用GIS系統(tǒng)進行電子檔案管理。利用GIS系統(tǒng)對檔案的管理功能，分析功能以及顯示功能，實現(xiàn)城市規(guī)劃信息空間上和時間上的保存。管理部門利用計算機系統(tǒng)，分析管理空間數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)管理效率。

總之，城市規(guī)劃檔案管理是城市現(xiàn)代化進程中的重要環(huán)節(jié)，伴隨城市化進程的快速發(fā)展，管理工作越是具有挑戰(zhàn)性，只有切實可行的規(guī)章制度，配備具備專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員以及提供專業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能使得城市規(guī)劃檔案管理順利高效的開展，從而有利于城市化建設(shè)。

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