現(xiàn)代企業(yè)如何加強辦公室檔案管理工作

羅旭耀

摘要：辦公室檔案的管理關(guān)系到了企業(yè)未來的發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展起到了重要的作用。現(xiàn)階段檔案管理一般為兩種方式，一種是電子存檔保管，另一種是原始的紙質(zhì)存檔管理。辦公室檔案管理的工作是一項機密性的任務(wù)，因此需要有專門的人員去管理，并且需要企業(yè)的人員充分的重視起來，要對辦公室檔案管理中遇到的問題進行及時解決，為這些檔案的保存提供相應(yīng)的人力、物力、財力。同時，辦公室檔案的載體是信息，我們所保護的也是這些信息，這些信息能夠為企業(yè)未來的發(fā)展方向提供借鑒。從目前的情況來看，我國對辦公室檔案的管理還存在著很多的問題，在管理方面缺乏創(chuàng)新性。只有根據(jù)實際情況建立起與之相適應(yīng)的管理模式才能夠更好的推動檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，也能夠促進我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；檔案管理；措施

引言

檔案管理的要求就是將大量的檔案進行重新梳理，將無序的的檔案進行分類，使得這些檔案具有參考價值，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供借鑒作用。在現(xiàn)代企業(yè)管理當中越來越重視企業(yè)的作用，企業(yè)之所以建立其完善的辦公室檔案管理模式就是為了自己生產(chǎn)和經(jīng)營的準確性。在實際情況中，這些辦公室檔案能夠準確的反應(yīng)出企業(yè)每季度或者每年的投入與收入，為企業(yè)來年的生產(chǎn)和銷售提供借鑒。很多的企業(yè)已經(jīng)在這方面受益匪淺。

1、辦公室檔案管理的重要作用

辦公室的檔案所記錄的是各個員工在工作或者活動中遇到的問題以及相應(yīng)的解決方法，檔案的管理能夠充分的了解到公司的經(jīng)營狀況和人員的工作狀態(tài)，其作為單位辦公室的一項工作任務(wù)而存在。但是辦公室檔案的管理有著更加深遠的意義。辦公室檔案夠維護員工的權(quán)益，為企業(yè)的生產(chǎn)提供借鑒。而對于單位的職能部門去說的話，有效的辦公室檔案有助于員工日常的任務(wù)分配，使得每個員工都能夠各盡其能。同時也能夠為辦公室工作制度的制定提供參考，更好的提供員工的工作質(zhì)量和效率。而有些公司選擇將其的辦公室檔案公開，這樣的方式能夠增強社會對于該企業(yè)的美譽度。更好促進企業(yè)的發(fā)展。

2、新常態(tài)下加強檔案工作的幾點建議

中央、省市所發(fā)放的文件就對目前社會形勢下的辦公室檔案管理工作提出了新的建議。這個文件的出臺就為經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)下的檔案管理工作提供了可靠的方向。因此，各個企業(yè)應(yīng)當以此為依據(jù)更好的進行辦公室檔案的保護，不斷創(chuàng)新檔案的管理模式，使得辦公室檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。更好的促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.1 建立完善檔案工作體制機制

辦公室檔案管理需要的不斷的投入。主要包括了充實的人力、物力、財力后盾。還包括了領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的支持，將檔案工作放在尤為重要的位置。并將檔案發(fā)展納入企業(yè)長期發(fā)展的重要影響因素之中，將辦公室檔案的管理作為一項單獨的工作去進行，并配有專業(yè)的管理人員和相應(yīng)的設(shè)施。構(gòu)建起完善的辦公室檔案管理網(wǎng)，形成系統(tǒng)化、專業(yè)化的管理模式。同時建立其與此相關(guān)的監(jiān)督部門，確保辦公室檔案的準確性和完整性。專業(yè)化的人才建設(shè)能夠確保這項工作的順利進行，合理配備檔案工作人員，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)性保障。完全相應(yīng)的激勵機制，調(diào)動員工的工作積極性。對在檔案積極性充分調(diào)動檔案工作者的積極性，對在檔案工作中有杰出表現(xiàn)的人給予獎勵，更好的促進這項工作的順利運行。

2.2按文檔的特性存放并加強檔案的保護性。

我們在日常檔案管理中應(yīng)根據(jù)所要歸檔文件的不同進行歸類，將所有需存檔文件可用掃描儀掃描后存入電子文檔，對重要的文件可用另一電腦專門存儲重要文件的電腦另存一份，存儲完畢后將紙質(zhì)文件進行歸檔管理，最后將文件存檔日期、名稱、報送的部室等內(nèi)容按要求建立電子目錄，并在電子目錄中注入紙質(zhì)文檔柜保存編碼，同時按年限月份再在紙質(zhì)文檔柜中保存一份目錄，如此長期以往無論紙質(zhì)文檔或電子文檔在長期保存過程中出現(xiàn)意外，但文檔都不會被破壞或遺失，而且緊急情況下很容易就能找到所需的檔案。在關(guān)鍵時刻這些重要的資料可轉(zhuǎn)變企業(yè)命運并促進企業(yè)發(fā)展，所以檔案管理人員必須建立檔案保管雙重性的理念。

2.3 有效投入，做好檔案管理信息化的建設(shè)

一是要不斷的加大對于檔案管理的資金投入力度。使得辦公室的檔案管理更加的詳細化，這就需要相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施要與時俱進，這些軟件的不斷更新都需要較大的花費。同時也需要整個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的支持，能夠批準資金的投入，進而更好的推進檔案管理的信息化腳步。二是要不斷的加快檔案管理信息體系建設(shè)。能夠及時的將檔案錄取計算機系統(tǒng)之中，使得檔案管理的數(shù)據(jù)更加的準確，也能夠使得檔案更好的契合市場動向。將企業(yè)和市場聯(lián)合起來。三是要大力的拓展檔案儲存的空間。

2.4 檔案保護規(guī)范化、標準化

傳統(tǒng)的檔案管理所指的是將所有的檔案集中起來進行保存，所需要的只是一個庫房和幾名登記人員。伴隨著社會的發(fā)展，越來越多的新型技術(shù)出現(xiàn)，新型檔案保存載體也有了很多方式。在今后，學(xué)術(shù)界也會將研究的重點放在對于新型檔案載體的研究上。

2.5 提高檔案管理業(yè)務(wù)人員的專業(yè)化水平

辦公室檔案的管理人員也應(yīng)該根據(jù)社會的發(fā)展進行自身業(yè)務(wù)水平的改善。這就要求企業(yè)能夠為人員提供相應(yīng)的員工培訓(xùn)，不斷的提升員工的知識水平。與此同時也能過通過管理人員的實際工作經(jīng)驗提高他們的專業(yè)水平。員工專業(yè)技能的提升有利于其工作質(zhì)量和效率的提升。

2.6 構(gòu)建全方位多層次的檔案利用體系

辦公室檔案工作開始與互聯(lián)網(wǎng)相融合，形成了新的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，將辦公室的檔案管理更趨于信息化、數(shù)字化。從而使得檔案的管理更加高效率。經(jīng)過相關(guān)研究：要想實現(xiàn)檔案資源的充分利用就必須要做到以下幾點：“統(tǒng)一標準”，辦公室的檔案管理需要更加嚴格的標準，只有這樣才能夠使得檔案的管理實現(xiàn)其效用。

結(jié)語：

總之，辦公室的檔案管理工作是一項需要長期堅持的工作，其對于企業(yè)的未來發(fā)展有著很好的引導(dǎo)作用，能夠促進企業(yè)更好、更快的發(fā)展。因此，不斷的提升辦公室檔案管理的標準化顯得尤為重要。為此，我們要采取與之相適應(yīng)的措施，在實際應(yīng)用中不斷的創(chuàng)新和探索，更好地促進經(jīng)濟新常態(tài)下的辦公室檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻：

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