試論如何實現(xiàn)人事檔案科學(xué)管理

董昌均

摘要：本文主要研究人事檔案管理科學(xué)化問題。

關(guān)鍵詞：人事檔案；科學(xué)管理；弊端與對策

人事檔案具有重要意義，可是，從目前情況看，我國人事檔案管理存在諸多不足之處，因此相關(guān)人員應(yīng)再接再厲，加大對人事檔案管理解決對策的探究力度。

一、當(dāng)代人事檔案管理的弊端

1、由于過多的人員流動，人事檔案管理難免低效

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會競爭越來越激烈，在此背景下人們的就業(yè)觀念逐漸發(fā)生變化，人員流動頻率也更快速，而這就給人事檔案管理造成諸多問題。其實，人員流動并非完全按照人們的意愿進(jìn)行，而是在現(xiàn)實面前做出的可行性選擇。因此，就人事檔案管理來說，會出現(xiàn)擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、檔案丟失以及無頭檔案等現(xiàn)象。其中擅自扣檔是指就業(yè)人員在跳槽或者發(fā)生其他人員流動時，用人單位為了留住人才，減少自身損失，用檔案來卡人才的現(xiàn)象。其實，用擅自扣檔來挽留人才，不僅違背了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會中資源配置的市場原則，還會在一定程度上限制人力資源流動的自由性和靈活性，甚至?xí)绊懭肆Y源市場的活力，致使人力資源市場低效化。而無頭檔案的出現(xiàn)，主要是因為人員在個人、單位的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)出現(xiàn)某些問題。比如，在檔案轉(zhuǎn)遞中，接收單位書寫不明確或者書寫錯誤，而且無人過問，那么極易造成人檔脫節(jié)，形成無頭檔案。

2、存在多頭管理，人事檔案管理職責(zé)混亂

其實，人事檔案多頭管理是一個普遍現(xiàn)象，而且無論是出于體制原因，還是歷史原因，現(xiàn)今許多部門都會涉入人事檔案管理，比如科研處、勞動部門、學(xué)生工作處等。雖然從表面上看，多頭管理下的人事檔案管理質(zhì)量更高，但事實并非如此。一方面，在多頭管理下，各部門的職責(zé)劃分不明確，各部門為了減輕自身工作負(fù)擔(dān)，減少責(zé)任風(fēng)險，會相互推脫工作，使得人事檔案流轉(zhuǎn)低效化，還容易出現(xiàn)誰都不管的現(xiàn)象。另一方面，有的部門缺乏人事檔案管理條件，卻依舊進(jìn)行人事檔案管理工作，而這就容易致使人事檔案丟失、損壞。

3、管理手段落后，檔案管理應(yīng)實現(xiàn)信息化

從目前情況看，我國部分企業(yè)和單位缺乏基本的管理設(shè)施，管理手段也相對單一，其人事檔案管理依舊停留于手工運作，這不僅容易造成檔案缺失、破損，影響人事檔案信息的全面性、真實性、機密性，還會阻礙到企業(yè)和單位的發(fā)展前景。其實，我國部分企業(yè)已經(jīng)開始實行信息化管理，但有些企業(yè)只是借助計算機實現(xiàn)人事檔案的輸入、輸出以及檢索，沒有從根本上解決管理低效，質(zhì)量較差等問題。另外，企業(yè)建立信息化管理需要計算機操作技術(shù)強的優(yōu)秀人才和專業(yè)化設(shè)施加以輔助，但這兩種資源比較匱乏。

二、實現(xiàn)人事檔案科學(xué)管理的解決對策探究

1、嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度

其實，建立轉(zhuǎn)遞制度是為了防止在人事檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出相應(yīng)人員的檔案資料時，出于自身利益考慮，不配合相關(guān)部門轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出，避免出現(xiàn)人檔脫節(jié)的現(xiàn)象。而從實際情況出發(fā)，人檔脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，因此嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度勢在必行。嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度需要相關(guān)人員在轉(zhuǎn)遞過程中確保轉(zhuǎn)遞的安全性、及時性以及準(zhǔn)確性。具體而言，有關(guān)人員不僅要熟悉轉(zhuǎn)遞的流程、原則，增強人事檔案管理意識，工作時嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，互相監(jiān)督，還應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，較強的工作能力、交際能力等，以此確保與相關(guān)單位的溝通、交流效果。另外，相關(guān)人員在轉(zhuǎn)出或者接收時，必須確保檔案的完整性、檔案信息的全面性，而且材料還要密封。除此之外，如果文件內(nèi)容比較機密，那么必須派遣專人或者通過機要渠道送取，并按要求簽字注冊。值得注意的是，明令禁止自帶個人人事檔案以及公開傳遞的郵件信息。

2、優(yōu)化完善管理體制

為了解決人事檔案管理分散化，多頭化帶來的弊端，相關(guān)人員應(yīng)遵循節(jié)約人力、物力、財力、增強管理質(zhì)量、實現(xiàn)資源配置最優(yōu)化等原則，創(chuàng)新、完善人事檔案管理體制。這也就是說，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作量以及難易程度，將其合理地分配給有關(guān)部門，實行統(tǒng)一、集中、全面的管理。例如，省級機構(gòu)及其以上的人事檔案管理工作應(yīng)相對集中、統(tǒng)一地交給某些部門管理，而不應(yīng)由多個部門分散管理。而縣級機構(gòu)的人事檔案管理工作應(yīng)直接由縣檔案館接手，而不應(yīng)讓其他部門參與管理。另外，還應(yīng)適度調(diào)整分級管理程度，并根據(jù)實際情況判斷分級或者不分級。例如，企業(yè)人事檔案管理不應(yīng)采取分級管理模式。這是因為企業(yè)人員變動頻率較快，干部級人員流動性較強，穩(wěn)定性較弱，所以沒有實行分級管理的必要性。而黨政機構(gòu)不同于企業(yè)，應(yīng)實行分級管理制度。這是因為黨政機構(gòu)人事檔案管理較以往更靈活，更不穩(wěn)定，工作人員變動性也更強，而且隨著檔案透明化，干部轉(zhuǎn)崗分流等人事政策的施行等，分級管理更能確保人事檔案管理的質(zhì)量以及效率。

3、努力實現(xiàn)信息化管理

為了實現(xiàn)人事檔案管理信息化，相關(guān)人員應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，并重視密保工作。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，其核心在于信息網(wǎng)絡(luò)，而建設(shè)必須配置有成套的計算機設(shè)備，以此為相關(guān)工作提供高效的處理工具二完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫時還應(yīng)及時收集并更新相關(guān)數(shù)據(jù)，而且如果條件允許，相關(guān)人員還應(yīng)創(chuàng)建動態(tài)的信息收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此確保信息的時效性、全面性，確保信息數(shù)據(jù)庫的科學(xué)性。而人事檔案管理工作的保密工作是重中之重，也正如此，在招聘相關(guān)工作人員時一定要注意考察他們的職業(yè)道德、計算機技能等，并借助培訓(xùn)增強他們的安全、保密意識。

綜上，通過分析可知，探究人事檔案管理的弊端以及解決對策具有重大意義。一方面，只有在知曉人事檔案管理存在的不足之處后，才能對癥下藥，才能從根本上提高管理質(zhì)量和管理效率。另一方面，解決人事檔案管理存在的問題，有助于企業(yè)實現(xiàn)人才資源利用最優(yōu)化，有利于企業(yè)的發(fā)展、前進(jìn)，而且建立符合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的人事檔案管理制度、管理模式，有助于人事檔案充分發(fā)揮自身作用，更好地為社會服務(wù)。然而，徹底解決人事檔案管理問題并非易事，這不僅需要眾多能力強，經(jīng)驗豐富、素質(zhì)高的人才合作配合，還需要相關(guān)部門給予財力和物力支持，更需要社會給予相應(yīng)的幫助。endprint