淺談會計電算化的風險及防范

張靜　呂曉虹

[摘要]隨著新經(jīng)濟時代的到來，會計電算化的管理工作日益受到人們的關(guān)注。在激烈的市場競爭環(huán)境中，對會計信息的質(zhì)量就提出了新的要求。會計電算化使得會計人員從繁重的手工核算中解脫出來。提高了信息的及時性和全面性。但由于會計電算化理論和信息技術(shù)發(fā)展不完善，信息安全性差，會計軟件開發(fā)不到位，阻礙了企業(yè)會計電算化向更深層次發(fā)展。本文針對我國會計電算化在企業(yè)應(yīng)用中的風險進行了研究，并提出了相應(yīng)的防范對策，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)實施會計電算化。推動信息化管理有所啟示。

[關(guān)鍵詞]會計電算化 會計軟件 風險

1引言

會計電算化的發(fā)展，解決了手工會計計算中的記賬不規(guī)范、不統(tǒng)一、易記錯、記漏等問題，提高了核算的質(zhì)量。會計電算化工作越來越受到中國企業(yè)界的廣泛關(guān)注和重視。企業(yè)會計電算化的深入發(fā)展，不僅能夠減輕財會人員的勞動強度，為會計工作節(jié)省大量的人力、財力和時間；同時也提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和準確度，還提高了會計的分析決策能力，使會計工作能更好地滿足中小企業(yè)管理的實際需要。但是，由于一些企業(yè)管理基礎(chǔ)相對薄弱，財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平偏低，信息安全性差，會計軟件開發(fā)不到位，造成企業(yè)會計電算化工作實踐中存在一些不盡人意的地方，阻礙了企業(yè)會計電算化向更深層次發(fā)展。因此，提高會計電算化的管理質(zhì)量，深入發(fā)展會計電算化已勢在必行。

2企業(yè)會計電算化工作中存在的風險

2.1會計電算化制度不夠完善

由于缺乏一個完整的電算化管理制度，我國實行會計電算化的單位把主要精力放在了報賬功能，而忽視管理功能。例如，崗位職責不明確、沒有系統(tǒng)維護制度等現(xiàn)象，除此之外，單位制定的會計電算化管理制度大多是從完善計算機技術(shù)的角度考慮，從會計制度的要求考慮得少，導致存在某些同電算化規(guī)范相抵觸的地方，如科目體系的設(shè)置不符合會計制度要求等。我國企業(yè)使用的財務(wù)軟件主要以商業(yè)購買為主，但是目前財務(wù)軟件之間的不兼容性導致了一系列的問題，特別在同一行業(yè)內(nèi)部，各下屬單位使用的財務(wù)軟件品種多，各種財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接扣不一致，使得報表匯總、數(shù)據(jù)查詢很不方便。此外，在同一部門內(nèi)部，由于購買財務(wù)軟件時沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā)，中斷了財務(wù)部門和其他部門的信息交流，這不能真正滿足企業(yè)對信息傳輸和處理的要求。

2.2會計電算化信息的嚴重失真

會計電算化在企業(yè)中的普及雖提高了會計工作的效率，但是會計信息的真實性卻差強人意，會計電算化工作中徇私舞弊、弄虛作假的現(xiàn)象時有發(fā)生。根據(jù)實際的社會調(diào)查得知，大部分的會計造假行為都是在有人指使的前提下進行的。企業(yè)的管理者在企業(yè)發(fā)展過程中受經(jīng)濟利益的驅(qū)使難免出現(xiàn)會計工作弄虛造假的行為，令企業(yè)的內(nèi)部控制處于無管理的狀態(tài)。經(jīng)營者為達到某種經(jīng)濟目的，讓會計人員在工作中弄虛造假，使財務(wù)報表呈現(xiàn)的信息與企業(yè)的經(jīng)營狀況嚴重不符。

2.3財務(wù)人員操作不規(guī)范引起的風險

會計人員操作應(yīng)用軟件不當而形成的會計電算化操作風險是目前我國企業(yè)推行會計電算化過程中最普遍的一種風險現(xiàn)象，表現(xiàn)形式多種多樣。但最直接的原因是不少企業(yè)對會計人員電算化業(yè)務(wù)的培訓只是應(yīng)急性的短期培訓，走馬觀花看一遍，就派到一線操作實際會計業(yè)務(wù)。很多會計人員并沒有真正地理解和掌握其原理和處理業(yè)務(wù)的實質(zhì)管理思路，充其是一個系統(tǒng)管理員和操作員，操作水平停留在數(shù)據(jù)的簡單錄人與系統(tǒng)的自動輸出階段。而對計算機軟、硬件知識更是了解甚少，一旦出現(xiàn)異常，即使是常識性的功能選項處理問題，也顯得束手無策，影響了財務(wù)軟件處理數(shù)據(jù)的能力。其次，會計人員主觀學習主動性的欠缺也是造成業(yè)務(wù)操作風險的主要因素之一。很多財務(wù)人員是靠經(jīng)驗堅持在本職崗位上，對吸收新的理論知識和掌握先進的處理手段，態(tài)度并不積極，得過且過?；蛘呓唤o年輕的新進員工，工作責任心不足，認真程度不夠，影響了財務(wù)人員的整體素質(zhì)。

3，加強企業(yè)會計電算化風險防范的措施

3.1完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度

人們對于人員職責分工，數(shù)據(jù)備份等方面的重要性認識不足，要明確規(guī)定每個用戶的身份及允許對數(shù)據(jù)訪問的范圍。操作規(guī)程應(yīng)明確注意事項，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染。應(yīng)分析研究各應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間能相互銜接，相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗，數(shù)據(jù)備份應(yīng)統(tǒng)一完成。加強安全教育，健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度。在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構(gòu)，涉及計算機機密文件時應(yīng)登錄戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果，修改文件和數(shù)據(jù)必須登錄備查。

3.2加強會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理

企業(yè)需要規(guī)范會計電算化信息的存儲和處理流程。會計人員需要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟往來業(yè)務(wù)設(shè)定便于操作和記憶的會計科目代碼，輸入會計信息時進行科目代碼的驗證工作，保證輸入信息的準確無誤。在會計電算化的操作過程中增加監(jiān)控的環(huán)節(jié)，檢查會計電算化工作中是否存在操作程序上的失誤、重復、遺漏等問題，每次信息輸入完成后都需要進行試算平衡的檢驗工作。若在操作中存在錯誤需要立即停止會計電算化系統(tǒng)地運行，并且不能進行會計信息的存檔工作，嚴格杜絕會計工作中私自更改數(shù)據(jù)庫信息的行為。

3.3提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

應(yīng)注重對會計人員計算機的技能培訓，使會計人員能熟練掌握操作方法，促進企業(yè)會計電算化應(yīng)用水平，造就一大批既精通計算機信息技術(shù)，又熟悉財務(wù)知識，能夠?qū)烧哂袡C地結(jié)合起來，進行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息需求的復合型人才。人才問題是全面實施會計電算化的關(guān)鍵所在。會計電算化要求財會人員不僅要掌握扎實的會計知識，還應(yīng)對計算機有比較深刻的了解。只有這樣，才能根據(jù)本企業(yè)的特點，利用會計電算化的優(yōu)勢，為企業(yè)的預測和決策等管理工作服務(wù)。