新時代關(guān)于城建檔案信息化建設(shè)的思考

摘 要：城建檔案是具有保存價值的歷史記錄。城建檔案的記錄方式和載體多種多樣，在信息化時代，城建檔案也需要與時俱進，將原始的檔案記錄進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息化管理，提升檔案的利用率和安全性。本文就城建檔案的發(fā)展情況進行了介紹，同時對城建檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題進行了分析，并提出了提升城建檔案信息化建設(shè)科學(xué)化水平的對策措施。

關(guān)鍵詞：信息化時代；城建檔案；信息化建設(shè)；思考

城建檔案工作是城市建設(shè)、發(fā)展和管理的一項基礎(chǔ)性信息工作。[1]如今，我國已全面進入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展與新媒體技術(shù)的迅速崛起使得信息資源的數(shù)量不斷豐富，獲取信息資源的來源渠道也在不斷拓寬。城建檔案資源作為檔案管理的重要組成部分，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是必然趨勢，城建檔案的信息化建設(shè)與數(shù)字化管理能夠進一步提升檔案管理的綜合水平，加強檔案的利用率。

1 城建檔案的發(fā)展情況

1）城建檔案與信息化建設(shè)。根據(jù)我國住建部頒布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。[2]

城建檔案的信息化建設(shè)，就是將以往的城建檔案進行數(shù)字化處理，利用互聯(lián)網(wǎng)媒介將城建檔案信息化[3]，以便于檔案的調(diào)取、查閱、共享，提升城建檔案管理的規(guī)范化、制度化。

2）城建檔案信息化的發(fā)展歷史。通過文獻研究，可以發(fā)現(xiàn)，城建檔案的信息化發(fā)展過程大致分為三個階段。第一階段是1985-1990年，在這一階段，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始發(fā)展起來，城建檔案與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合仍屬于初級階段。第二階段是1990-2000年，在這10年間，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，城建檔案在管理中也運用到了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，兩者之間的融合不斷加深。而第三階段則是從2001年至今，在這一階段中，我國迎來了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展速度更加驚人，與城建檔案的結(jié)合度也越來越高。21世紀是信息化的時代，城建檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

2 城建檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1）城建檔案信息化管理意識有待提升。雖然城建檔案的重要性不言而喻，但在實際工作中，城建檔案的管理經(jīng)常被忽視，對城建檔案的信息化建設(shè)的重視程度并沒有上升到一定高度，甚至部分單位對城建檔案的信息化建設(shè)存在表面化、走形式的情況，這十分不利于檔案管理的長遠可持續(xù)發(fā)展。同時，部分人員認為城建檔案的保存并不是很重要，檔案管理意識薄弱，因此在工作中對城建檔案的留存整理和數(shù)字化轉(zhuǎn)換等不重視，導(dǎo)致檔案信息化水平一直提升較慢。

2）對城建檔案信息化建設(shè)的投入有待提升。相關(guān)部門對城建檔案信息化建設(shè)投入的力度不夠。首先表現(xiàn)為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。檔案管理部門的硬件設(shè)備，如計算機、打印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等都沒有進行及時更新，導(dǎo)致檔案信息化的速度無法提升。而在軟件方面，則表現(xiàn)為構(gòu)建數(shù)字檔案的管理平臺和信息系統(tǒng)的軟件沒有更新到高版本， 使得數(shù)據(jù)錄入、加工、管理和輸出的流程緩慢，并未與資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相融合，形成一個有機整體。[4]

3）城建檔案信息化管理的科學(xué)化水平有待提升。在制度方面，部分單位缺乏對城建檔案信息化管理的制度體系建設(shè)。哪些檔案需要進行信息化建設(shè)，應(yīng)該如何管理信息化檔案，如何應(yīng)用信息化管理平臺來管理城建檔案，等等，這都需要相應(yīng)的制度完善來使城建檔案在信息化建設(shè)中處于相對安全的環(huán)境下，同時能夠確保檔案管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程的規(guī)范性和科學(xué)性，使得信息化建設(shè)流程制度化和程序化。

4）城建檔案信息化管理隊伍水平有待提升。由于對檔案管理的錯誤認識，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員通常學(xué)歷較低、年兩較大，他們不僅不具備檔案管理的專業(yè)知識，同時也不具備計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。這就為城建檔案信息化建設(shè)水平的提升形成了阻礙。

3 新時代提升檔案信息化建設(shè)的對策措施

1）增強檔案管理意識，加大信息化建設(shè)投入。首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上就要加強對城建檔案管理的重視程度。要把城建檔案信息化建設(shè)納入到年度重點工作中，培育單位全體人員的檔案管理意識，養(yǎng)成在工作中隨時保存規(guī)范的城建檔案的習(xí)慣。其次，要進一步加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度以進行建設(shè)與維護。在硬件配備上要選擇與自身預(yù)算與實際工作相匹配的產(chǎn)品，軟件上則是要做好定期的更新維護，使城建檔案的信息管理系統(tǒng)始終處于最佳狀態(tài)之下。

2）加強檔案信息化建設(shè)的過程管理與監(jiān)督。（1）提升城建檔案信息技術(shù)處理水平。一方面，城建檔案的管理部門可以與高校或科研機構(gòu)合作，通過研究開發(fā)新的檔案信息管理系統(tǒng)，彌補之前系統(tǒng)不完善的地方，兼容更多的檔案內(nèi)容，使現(xiàn)行的檔案信息的整理、分類、著錄實現(xiàn)流水線順暢作業(yè)，提升城建檔案管理的科學(xué)化水平。另一方面，可以借鑒發(fā)達國家的城建檔案管理方法或我國其他地方城建檔案管理的成功經(jīng)驗，在檔案數(shù)字化、信息化過程中提升效率，提高安全性和保密性。（2）完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度。首先，要完善城建檔案信息化建設(shè)的流程管理。要根據(jù)我國的《憲法》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》對原有的管理制度進行調(diào)整，使其符合現(xiàn)在的時代和形勢，并在信息管理實踐中形成規(guī)范化的管理體系。其次，要完善城建檔案信息化建設(shè)的安全與風(fēng)險防控制度。對進行信息化建設(shè)的檔案進行分類整理，不同檔案應(yīng)用不同的轉(zhuǎn)換流程，最大限度保持年代久遠的陳年檔案的原貌，同時保證這些檔案的完整性和安全性。（3）建立城建檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫。可以與周邊的或同一區(qū)域內(nèi)的其他兄弟單位進行戰(zhàn)略合作，共同建立城建檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫，并與檔案管理信息系統(tǒng)相鏈接。在公共服務(wù)區(qū)域設(shè)置查詢服務(wù)平臺，方便廣大人民群眾進行城建檔案的查詢、閱覽。同時，可以在共建數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上成立戰(zhàn)略聯(lián)盟，保持多方的可持續(xù)合作發(fā)展。

3）組建檔案信息化建設(shè)專業(yè)團隊。城建檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵在人。[1]處理城建檔案的工作人員除了需要具備城市建設(shè)相關(guān)的專業(yè)知識背景外，還應(yīng)熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)的使用技巧，明確檔案信息化建設(shè)的步驟、流程、環(huán)節(jié)，選擇恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ㄌ幚砀鞣N各樣的城建檔案。同時，要注重對檔案管理團隊的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷增強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)能力，特別是要加強對其進行現(xiàn)代化信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠更加高效、規(guī)范地完成信息化建設(shè)任務(wù)。此外，還要適時擴大檔案信息化建設(shè)團隊，將有志于進行檔案研究的人員納入團隊之中，增加團隊新鮮力量。

4 結(jié)束語

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，城建檔案的信息化建設(shè)也應(yīng)該擺在更重要的位置上。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，城建檔案應(yīng)持續(xù)加強信息化建設(shè)的過程管理和全面監(jiān)督，通過建立資源共享聯(lián)盟和組建專業(yè)的優(yōu)秀人才隊伍不斷推動檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展和社會經(jīng)濟水平的發(fā)展。

參考文獻

[1]何雯雯.城建檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題及對策探析[J].城建檔案，2017（02）：18-20.

[2]中華人民共和國建設(shè)部令.建設(shè)部關(guān)于修改《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的決定[EB/OL].（2001-07-04）.http：//www.gov.cn/gongbao/content/2002/content_61378.htm.

[3]阿比婭斯，劉鑫，陳麗娜.基于城建檔案信息化建設(shè)的理論思考[J].城建檔案，2018（08）：13-15.

[4]陳秀芬.城建檔案數(shù)字信息化建設(shè)[J].城建檔案，2015（02）：25-27.

作者簡介

寧翔（1971-），男，漢族，湖南株洲，大專，館員，研究方向：檔案管理。