◎ 胡懷軍
事業(yè)單位體育檔案管理中存在的問題與對(duì)策
◎ 胡懷軍
隨著我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度的不斷提升,我國的事業(yè)檔案管理單位數(shù)量在不斷的增多,原有的事業(yè)單位檔案管理水平已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的要求,我們要提出針對(duì)性的解決方案提高事業(yè)單位管理信息建設(shè)順利進(jìn)行與發(fā)展。本文主要從建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行分析,并對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決方案,希望對(duì)我國的事業(yè)單位體育檔案管理過程有所幫助。
事業(yè)單位體育檔案管理是完善我國的事業(yè)單位完善檔案管理的重要方針之一,要想更好的建設(shè)事業(yè)單位檔案管理,就應(yīng)當(dāng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化過程中遇到的問題及時(shí)的進(jìn)行解決,結(jié)合現(xiàn)今的信息手段和技術(shù)加快我國的事業(yè)單位管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。
隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,我國事業(yè)單位和相關(guān)資料的增多,我國事業(yè)單位檔案管理的重要性日益突出,事業(yè)單位是我國社會(huì)主義建設(shè)的重要基石,事業(yè)單位的檔案管理屬于類公共服務(wù),完善的事業(yè)單位體育檔案管理能夠更好的滿足日益增多的事業(yè)單位數(shù)量和資料的管理。事業(yè)單位檔案管理信息化管理如何能夠更好的保障檔案類文件的完整性、真實(shí)性和實(shí)效性,使得今后的檔案管理更加的簡便和快捷成為事業(yè)單位檔案管理人員關(guān)注的重點(diǎn)。
開發(fā)檔案信息資源不健全。就目前情況而言,我國現(xiàn)今的事業(yè)單位的信息采集工作還不完善,對(duì)檔案信息的處理過程中很容易出現(xiàn)重復(fù)處理的問題,開發(fā)檔案管理信息化水平還處于發(fā)展階段,經(jīng)調(diào)研可知,在2009年我國各地的綜合性檔案館開放檔案資料僅有4521萬卷左右,占比館藏檔案資料的百分之22.7上下。然而我建設(shè)的信息化數(shù)據(jù)庫數(shù)量僅有三千左右,并不能滿足我國大部分事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)要求。而且現(xiàn)有的檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)資環(huán)還沒有全部地投入使用。
事業(yè)單位體育檔案管理安全性難以保障。相較于普通的檔案資料而言,事業(yè)單位的檔案資料更應(yīng)做好保密工作,因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案資料有可能涉及到國家的保密信息,所以在進(jìn)行檔案資料的信息化建設(shè)的同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的保密性,注意檔案資料的安全性,我國現(xiàn)今的事業(yè)單位對(duì)檔案的保密性認(rèn)識(shí)不足,在日常生活并不注重這方面工作,使得涉密資料的安全性受到威脅,主要體現(xiàn)在事業(yè)單位對(duì)外公開資料的審核不嚴(yán)謹(jǐn),有些員工甚至使用含有涉密資料的電腦訪問網(wǎng)絡(luò),這讓黑客能夠更輕易的通過網(wǎng)絡(luò)查閱竊取相關(guān)機(jī)密文件,我國相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的監(jiān)查力度,嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理,保障機(jī)密資料的安全性。
檔案管理人員的專業(yè)水平較低。在當(dāng)今的社會(huì)體制下,人們對(duì)工作的選擇是很自由的,人們都會(huì)向往升值空間大的工作,然而檔案管理人員的工作性質(zhì)注定了這份工作枯燥、上升空間小,這就使得事業(yè)單位在招收檔案管理人員方面很難招收到專業(yè)性強(qiáng)的人才,這使得事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),能夠長期穩(wěn)定的從事本工作的人更少,這也導(dǎo)致了事業(yè)單位的檔案管理人員的頻繁更換,由于沒有規(guī)范的制定檔案整理文檔,每個(gè)不同員工在記錄方面的差異性導(dǎo)致了新人和老人在檔案交接后容易產(chǎn)生偏差,檔案管理工作易產(chǎn)生混亂,甚至?xí)斐芍匾獧n案的丟失。
檔案檢索效率低下。現(xiàn)有的檔案檢索方式為計(jì)算機(jī)檢索和人工檢索,檔案檢索的效率和設(shè)備的質(zhì)量直接掛鉤,計(jì)算機(jī)檢索方式主要有檢索軟件完成,隨著我國科技的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)檢索方式成為主流檢索方法。然而我國一部分事業(yè)單位仍然使用人工檢索的方式,這無疑降低了檢索效率。我們應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)檢索方式加大普及力度,提高檔案檢索效率。
制定規(guī)范的檔案管理制度。我國現(xiàn)今的事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠,檔案管理制度還不健全,要想更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就應(yīng)當(dāng)制定更為規(guī)范的相關(guān)管理制度,制度的制定時(shí)應(yīng)當(dāng)結(jié)合相應(yīng)的法律規(guī)定,保障事業(yè)單位管理人員在管理檔案時(shí)有法所依,在結(jié)合各地區(qū)不同的實(shí)際情況制定更符合當(dāng)?shù)厍闆r的規(guī)章制度。
制定合理的事業(yè)單位體育檔案管理計(jì)劃。在事業(yè)單位檔案管理信息化的過程中,不同地區(qū)的事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況,制定符合其經(jīng)濟(jì)實(shí)力的建設(shè)計(jì)劃書,不應(yīng)當(dāng)過分追求檔案管理信息化建設(shè)的速度,而忽略建設(shè)的質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)通過探討要就制定出更合理的事業(yè)單位體育檔案管理計(jì)劃,只有這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)有序發(fā)展。
完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督力度。只有完善的監(jiān)管體系,才能保障事業(yè)單位檔案管理實(shí)行過程中不會(huì)人為的出現(xiàn)錯(cuò)誤,完善的監(jiān)管制度能夠更好的提升檔案管理人員的工作積極性,還可以保障檔案的安全。事業(yè)單位要實(shí)行內(nèi)部監(jiān)管和外部監(jiān)管,兩種監(jiān)管方式互補(bǔ)協(xié)同的完善事業(yè)單位檔案管理。
提升檔案管理人員管理技術(shù)。隨著事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)的實(shí)行,就對(duì)檔案管理人員的管理技術(shù)水平提出了更高的要求,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息化管理模式使用的熟練程度,增強(qiáng)管理人員的服務(wù)態(tài)度,改變傳統(tǒng)的管理人員管理模式,全方位的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
加強(qiáng)建設(shè)事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化力度。事業(yè)單位檔案管理工作要跟進(jìn)時(shí)代的腳步,引進(jìn)更為先進(jìn)的設(shè)備和管理手段,提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量,事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對(duì)檔案資料進(jìn)行更新,保障檔案資料的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。可以利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,加快事業(yè)單位體育檔案管理的進(jìn)度。在節(jié)省檔案管理投入的同時(shí)提升檔案管理效率。
事業(yè)單位體育檔案管理的過程中,要想提升事業(yè)單位體育檔案管理的效率和質(zhì)量,保障事業(yè)單位體育檔案管理的實(shí)效性、真實(shí)性、完整性,事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極的引入當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理理念和設(shè)備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這樣才能更好地開展事業(yè)單位體育檔案管理
(工作單位∶襄陽市體育運(yùn)動(dòng)中心)