數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探究

文/許志穎（濱州市人民醫(yī)院）

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展及普及應(yīng)用，社會中越來越多的專業(yè)領(lǐng)域開始大力推進(jìn)信息化建設(shè)，旨在借力于信息化建設(shè)提高管理工作水平和效率。對于醫(yī)院檔案管理而言，在醫(yī)療體制改革發(fā)展的大環(huán)境中，對檔案管理工作者提出更高的要求，唯有加快信息化建設(shè)，才能持續(xù)提高檔案管理水平，助力醫(yī)院改革發(fā)展，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。但醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用屬于初次嘗試，在實(shí)踐中存在諸多缺陷和不足，要求醫(yī)院方面在正確認(rèn)識數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的同時(shí)，注重技術(shù)的合理使用，才能全面提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供檔案信息參考。

一、醫(yī)院檔案管理中數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢概述

（一）高效處理海量數(shù)據(jù)

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量也隨之急劇增加，并且醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的有序開展，醫(yī)院檔案數(shù)量的逐年增加，使得醫(yī)院檔案數(shù)量已經(jīng)形成海量化規(guī)模。當(dāng)前，雖然絕大部分醫(yī)院采取電子歸檔方式存儲檔案，但仍然使用單一的服務(wù)架構(gòu)，使得醫(yī)院檔案信息處理工作難度增加，不利于醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。因此，醫(yī)院應(yīng)在檔案管理中加強(qiáng)先進(jìn)的信息技術(shù)手段的有效使用，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來處理大量檔案數(shù)據(jù)信息，才能滿足于當(dāng)下醫(yī)院檔案數(shù)量劇增的實(shí)際需求[1]。除此之外，醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以分類建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案用戶快速檢索獲取檔案信息，為廣大患者提供更加優(yōu)質(zhì)且可靠的醫(yī)療服務(wù)。

（二）檔案數(shù)據(jù)信息處理速度快

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)適用于規(guī)模龐大的檔案數(shù)據(jù)信息處理，即使面向龐大的醫(yī)院檔案信息，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)仍然在運(yùn)算處理方面表現(xiàn)出顯著優(yōu)勢。當(dāng)前，醫(yī)院在發(fā)展中，對檔案信息的需求量大幅度增加，這使得醫(yī)院檔案管理工作者需要快速提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能助力于醫(yī)院服務(wù)水平的提高[2]。而在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以通過建立數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)，滿足廣大患者對檔案信息的個(gè)性化需求的同時(shí)，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的有序開展提供信息支持[3]。

（三）提高醫(yī)院檔案信息的關(guān)聯(lián)性

在現(xiàn)階段，醫(yī)院內(nèi)部檔案信息之間缺乏關(guān)聯(lián)性，一定程度上影響檔案信息利用價(jià)值的挖掘。但隨著醫(yī)院的改革發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理中開始注重檔案信息內(nèi)在關(guān)聯(lián)分析，且開始重視檔案信息的完整性和真實(shí)性，以便為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展提供信息支持，進(jìn)而才能保障醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)提升[4]。因此，醫(yī)院檔案管理者在實(shí)踐中，需要將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)融入到檔案管理工作中，充分利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析能力，全面提升檔案信息的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而可以將不同類型的檔案信息關(guān)聯(lián)起來，以此為檔案信息用戶提供更加全面的信息服務(wù)，這對提高醫(yī)療服務(wù)水平具有良好的促進(jìn)作用[5]。

二、醫(yī)院檔案管理中數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方法分析

如前所述，在醫(yī)院檔案管理中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值不言而喻，但當(dāng)下醫(yī)院檔案管理中還存在諸多缺陷，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值難以發(fā)揮出來，不利于醫(yī)院檔案管理水平的提升。因此，基于醫(yī)院檔案信息利用價(jià)值提升角度考慮，醫(yī)院檔案管理者應(yīng)從牢固樹立正確的檔案管理理念入手，積極做好數(shù)據(jù)安全工作，同時(shí)要落實(shí)其他多元措施，才能持續(xù)提高醫(yī)院檔案管理水平，助力醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提高。

（一）牢固樹立正確的檔案管理理念

在醫(yī)院檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的深度使用，雖然可以大幅度提升醫(yī)院檔案管理水平，但當(dāng)前醫(yī)院部分領(lǐng)導(dǎo)人員尚未正確認(rèn)識該系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用流于形式。因此，醫(yī)院檔案管理工作者要想充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的作用，應(yīng)牢固樹立正確的檔案管理理念，據(jù)此規(guī)范化開展檔案管理工作。在實(shí)踐中，應(yīng)在如下方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變：首先，醫(yī)院檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)充電學(xué)習(xí)，深入了解數(shù)字化技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，并要廣泛涉獵大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等，才能積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新性開展醫(yī)院檔案管理工作[6]。其次，醫(yī)院檔案管理工作者及領(lǐng)導(dǎo)在轉(zhuǎn)變思想觀念的基礎(chǔ)上，還要在具體行動上落實(shí)新型檔案管理措施，如以傳統(tǒng)檔案保存管理為基礎(chǔ)，積極建立以檔案信息使用者的實(shí)際需求為導(dǎo)向的管理模式，這樣既可以滿足檔案信息用戶的真實(shí)需求，又可以充分挖掘檔案信息價(jià)值，充分體現(xiàn)了人本理念的檔案管理思想，可以大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息利用價(jià)值的增值[7]。最后，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，完善配置數(shù)字化管理系統(tǒng)相關(guān)的配套設(shè)施，才能使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與檔案管理工作深度融合在一起，進(jìn)而才能借力于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供有效信息支持。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用，要想充分發(fā)揮系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，則要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，才能避免檔案信息的丟失或者惡意篡改，從而威脅醫(yī)院和患者利益。在實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理者應(yīng)從源頭上減少重要數(shù)據(jù)的安全隱患，具體可以從數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)可靠的安全系統(tǒng)，如防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名等，實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行中的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)問題，進(jìn)而保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行[8]。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中，往往會發(fā)生病毒攻擊問題而不利于保護(hù)檔案安全，從而給醫(yī)院及廣大患者帶來不可估量的損失。因此，醫(yī)院檔案管理部門需要給予數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)安全管理足夠的重視，定期檢測數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的漏洞，以便及時(shí)地更新和下載安裝程序和補(bǔ)丁等，這樣才能全面提升醫(yī)院檔案管理部門數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。與此同時(shí)，針對醫(yī)院檔案部門中的一些重要數(shù)據(jù)信息，應(yīng)考慮加密和備份處理，這樣既可以避免檔案信息泄露而給醫(yī)院和患者帶來損失，又可以保障檔案信息的安全，即使出現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的崩潰問題，也不會出現(xiàn)檔案信息遺失等問題。除此之外，醫(yī)院檔案管理部門需要定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化管理的安全意識，使得其在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中能夠自覺規(guī)范行為，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在檔案管理工作的積極作用，助力醫(yī)院檔案管理水平的提升，進(jìn)而為醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和持續(xù)發(fā)展提供必要的幫助。

（三）優(yōu)化和完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有一定的重要性和必要性，在此過程中，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)充分利用系統(tǒng)進(jìn)行信息資源的整合，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享和有效使用。首先，整合醫(yī)院內(nèi)部各處分散的檔案信息，在此需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，信息整合不局限于醫(yī)院各院系，還要將行政管理部門、業(yè)務(wù)部門、各類別信息完整收集，總之，在檔案信息整合時(shí)，應(yīng)做到醫(yī)院內(nèi)部全覆蓋，才能保證信息的完整性。其次，建立大數(shù)據(jù)分析檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)做好醫(yī)院檔案信息的錄入、歸檔和保存等一系列工作。考慮到后續(xù)檔案信息開發(fā)利用需求，在檔案收集保存時(shí)，應(yīng)進(jìn)行分類管理，建立專題數(shù)據(jù)庫，將類別相同、內(nèi)容相同的檔案信息整合存放在同一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫中，才能合理、有序存放檔案信息，便于后續(xù)檔案信息開發(fā)與利用，對提高檔案管理水平具有良好的促進(jìn)作用。最后，制定符合醫(yī)院實(shí)際且可行的標(biāo)準(zhǔn)體系，如檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等，以此推動醫(yī)院檔案管理各環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，才能全面提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率，為醫(yī)院高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的信息支持。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效應(yīng)用，要想取得良好的檔案管理效果，需要專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍提供支撐。因此，醫(yī)院檔案管理部門在日常運(yùn)營中，需要深刻認(rèn)識專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性和必要性，確保檔案管理人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)滿足于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際需求。在實(shí)踐中，醫(yī)院方面應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾方面的工作：一是重視復(fù)合型檔案人才的引進(jìn)。在檔案管理人才選拔引進(jìn)中，除了重點(diǎn)考察選聘人員的檔案管理業(yè)務(wù)能力和知識水平的同時(shí)，還要充分結(jié)合數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用需求來考核應(yīng)聘人員的信息技術(shù)能力，當(dāng)然具有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，應(yīng)優(yōu)選作為錄用的備選人員。不僅如此，在考核過程中，不得局限于理論層面的考核，還要注重實(shí)踐操作，以此保證選聘的檔案管理工作人員有能力做好數(shù)字化檔案管理工作。二是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來明確現(xiàn)有檔案管理人員的知識與技能結(jié)構(gòu)組成，隨后結(jié)合數(shù)字化檔案管理工作需求，有針對性地開展檔案管理知識和技能培訓(xùn)，使得醫(yī)院檔案管理人員正確深刻地認(rèn)識數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的重要性，并熟練掌握相關(guān)的操作技能和知識，這樣才能更好地在醫(yī)院檔案管理工作中熟練使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并有效解決數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中的各類問題，這對提高醫(yī)院檔案管理水平具有良好的促進(jìn)作用。三是加強(qiáng)檔案管理人員考核，并將其考核結(jié)果與薪酬掛鉤，積極落實(shí)獎優(yōu)罰劣制度，這樣才能積極調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，促使其能夠自覺加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理知識和技能的充電學(xué)習(xí)，以便更好地做好醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作。

三、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作中是時(shí)代發(fā)展的主流趨勢，也是醫(yī)院檔案管理水平提升，并促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作價(jià)值體現(xiàn)的重要舉措。因此，醫(yī)院檔案管理部門需要在提高思想認(rèn)識的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用要求，加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并在實(shí)踐中落實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理、完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等多元化措施，以此全面提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的支撐。