ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用分析

于偉娜

[摘 要] ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的采購管理相互結(jié)合，真實(shí)的反映出供應(yīng)商、客戶、企業(yè)三者之間的實(shí)際情況，最大限度的控制了企業(yè)成本，提升了企業(yè)的核心競爭力。從ERP在企業(yè)采購管理中作用和效益出發(fā)，分析了企業(yè)在采購管理中應(yīng)做好ERP應(yīng)用的思想、技術(shù)、資金、物資四個(gè)準(zhǔn)備工作。并分析了ERP在企業(yè)采購管理中的具體應(yīng)用，體現(xiàn)在有效建立供應(yīng)鏈，有效生成采購計(jì)劃，合理選擇供應(yīng)商，制定生產(chǎn)采購用款，自動生成采購訂單，跟催采購定金，驗(yàn)收商品，對采購總費(fèi)用結(jié)算，結(jié)算采購訂單，自動維護(hù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)。通過發(fā)揮ERP系統(tǒng)的最大效用，可以有效改善企業(yè)采購模式，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞] ERP；企業(yè)采購系統(tǒng)；采購管理

[中圖分類號] F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009-6043（2017）12-0023-02

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)早已滲透到社會的各個(gè)領(lǐng)域之中，極大的促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)，更是大大的提高了企業(yè)各個(gè)方面的協(xié)調(diào)能力、采購管理能力，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟(jì)利益。做好ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的運(yùn)用已經(jīng)成為現(xiàn)如今企業(yè)所面臨的重要課題。

一、ERP在企業(yè)采購管理中的作用與效益

（一）ERP在企業(yè)采購管理中的作用

對于企業(yè)而言，采購工作往往是繁瑣且十分重要的，而由于采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而對整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行流程產(chǎn)生影響的現(xiàn)象也是屢見不鮮。尤其是傳統(tǒng)的采購模式，僅僅是通過電話對供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行詢問，根本無法及時(shí)保留相關(guān)的信息記錄，也更無法真實(shí)的展現(xiàn)出供應(yīng)商的基本信息，進(jìn)而給后續(xù)的采購活動遺留下諸多安全隱患。而ERP出現(xiàn)則有效的幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了采購辦公自動化，這一重要作用主要體現(xiàn)在核價(jià)細(xì)部化、物量及訂單管理流程化、原價(jià)節(jié)儉和供應(yīng)商選定規(guī)范化幾個(gè)方面之上，而其中原價(jià)管理恰恰構(gòu)成了企業(yè)的核心競爭力，是現(xiàn)如今企業(yè)制定經(jīng)營戰(zhàn)略過程中重點(diǎn)分析的對象。同時(shí)，ERP系統(tǒng)也將供應(yīng)商的所有信息、評價(jià)真實(shí)的展現(xiàn)出來，通過整個(gè)供應(yīng)商、客戶、銷售網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)的銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)緊密的結(jié)合在一起，進(jìn)而達(dá)到及時(shí)、快速生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)的根本目的，大大的提高了企業(yè)自身的核心競爭力。

（二）ERP在企業(yè)采購管理中的效益

ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)采購管理中，可為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.進(jìn)一步提高了企業(yè)的采購速度，并且降低了日常清點(diǎn)庫存的巨大工作量。

2.進(jìn)一步增大了流程效益。使用ERP系統(tǒng)后可以更為直觀的看到企業(yè)各個(gè)部門的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，可以使貨物驗(yàn)收、錄入工作變得更加便捷，進(jìn)而增大流程效益。

3.進(jìn)一步加快了信息的處理速度。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使各個(gè)部門能夠共享公共信息，省去了流程文件的中轉(zhuǎn)時(shí)間，加快了采購信息的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

4.進(jìn)一步提高了企業(yè)的采購管理水平。使用ERP系統(tǒng)以后極大的降低了采購管理人員的工作量，加快了采購管理人員的工作效率，使其能夠有更多的精力、時(shí)間去進(jìn)行管理，挖掘更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

二、在企業(yè)采購管理中做好ERP應(yīng)用的準(zhǔn)備工作

（一）做好思想工作的準(zhǔn)備

要想做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅要有快、準(zhǔn)、狠的干勁，還要做好ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層，作為ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要決策者，提高他們對ERP系統(tǒng)重要性的正確認(rèn)識，使其充分的認(rèn)識到ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)十分宏大的工程則尤為重要。此外，還要注重ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中測試階段與實(shí)際應(yīng)用階段存在的差異性，做好新舊系統(tǒng)軟件的過渡，注重對ERP系統(tǒng)維護(hù)人員的培訓(xùn)工作，盡可能的避免一些不可抗拒的非技術(shù)因素，從而促進(jìn)ERP系統(tǒng)的良好應(yīng)用。

（二）做好技術(shù)工作的準(zhǔn)備

在使用ERP系統(tǒng)前，企業(yè)就要對全體員工進(jìn)行全方位的軟件技術(shù)培訓(xùn)，并且成立相應(yīng)的專家小組對企業(yè)下達(dá)任務(wù)，以此鍛煉企業(yè)員工對各項(xiàng)信息的重新組合與及時(shí)完成能力。此外，有條件的企業(yè)還應(yīng)該建立屬于自己的網(wǎng)管中心，以便加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作的安全管理。

（三）做好資金工作的準(zhǔn)備

ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用，不僅僅是對傳統(tǒng)采購模式的一種改造，更是將先進(jìn)的技術(shù)引入到了企業(yè)管理之中，為企業(yè)的現(xiàn)代自動化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。尤其是ERP系統(tǒng)其本身就是一項(xiàng)十分宏大的工程，所以就需要企業(yè)提供充足的資金支持。因此，企業(yè)應(yīng)該為ERP系統(tǒng)做出合理的資金預(yù)算，具體包括：硬件、培訓(xùn)、場地、軟件、顧問等在內(nèi)的多方面資金，在ERP系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用過程中要盡可能避免挪用企業(yè)的流動資金。

（四）做好物資工作的準(zhǔn)備

企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)布局設(shè)置ERP系統(tǒng)的主要辦公場所，節(jié)約光纜光纖等昂貴價(jià)位物資的使用。同時(shí)，從整體布局結(jié)構(gòu)出發(fā)，考慮場地、管線的實(shí)際布局，對于原有的舊設(shè)備要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，從而最大限度的降低企業(yè)生產(chǎn)成本。

三、ERP在企業(yè)采購管理中的具體應(yīng)用

（一）對供應(yīng)鏈的有效建立

將ERP應(yīng)用到企業(yè)采購管理中后，企業(yè)能夠建立起供應(yīng)商信息檔案，并且能夠根據(jù)供應(yīng)商所提供的資源進(jìn)行主次分類。企業(yè)還可以根據(jù)供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品建立相應(yīng)的產(chǎn)品目錄，嚴(yán)格監(jiān)督供應(yīng)商提供的產(chǎn)品，對合格產(chǎn)品與不合格產(chǎn)品進(jìn)行分別記錄。同時(shí)，正是因?yàn)镋RP系統(tǒng)能夠完整的保留下企業(yè)對供應(yīng)商的歷史評價(jià)，所以，在制定采購計(jì)劃前，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合供應(yīng)商的歷史記錄，對供應(yīng)商的基本資料進(jìn)行分析，對需要采購的商品信息進(jìn)行分析，將采購商品范圍設(shè)定在合格商品之內(nèi)，也只有這樣才能夠制定出科學(xué)、合理的采購方案。

（二）對采購計(jì)劃的有效生成

結(jié)合ERP物料的實(shí)際需求可以為企業(yè)制定出行之有效的采購計(jì)劃。特別是在實(shí)施采購前，企業(yè)應(yīng)該充分考慮到采購商品的訂貨量、儲存方式、運(yùn)輸方式等方面的問題，并且利用ERP對物料進(jìn)行合理的分類與合并。假如企業(yè)所采購物料的實(shí)際采購周期較長，那么牛鞭效應(yīng)就進(jìn)一步增大了供應(yīng)商在生產(chǎn)、供應(yīng)、庫存管理、市場營銷等方面的不穩(wěn)定性。而ERP系統(tǒng)則可以根據(jù)自身在數(shù)據(jù)分析上的巨大優(yōu)勢，對物量變化進(jìn)行及時(shí)的反映，進(jìn)而幫助企業(yè)制定出科學(xué)有效的采購計(jì)劃。endprint

（三）對供應(yīng)商的合理選擇

企業(yè)采購部門在選擇供應(yīng)商的過程中可以充分利用ERP系統(tǒng)，對供應(yīng)商的基本信息進(jìn)行分類、對比，使供應(yīng)商們的不良率、價(jià)格、納期等方面指標(biāo)被更為直觀的展現(xiàn)出來，以此作為采購部門進(jìn)行量化的重要考核依據(jù)，從而選擇出最為優(yōu)秀的供應(yīng)商，制定采購經(jīng)營戰(zhàn)略計(jì)劃。

（四）對生產(chǎn)采購用款的制定

當(dāng)企業(yè)制定出合理的采購計(jì)劃以后，就可以利用ERP系統(tǒng)對采購總款進(jìn)行自動生成，并且制定出相應(yīng)的用款計(jì)劃。同時(shí)，企業(yè)的采購部門即可通過ERP系統(tǒng)將采購用款計(jì)劃直接上報(bào)給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門確定以后直接向采購部門發(fā)送反饋信息，最終經(jīng)過兩個(gè)部門的共同認(rèn)可之后，即可實(shí)施采購付款。

（五）對采購訂單進(jìn)行自動生成

ERP系統(tǒng)能夠結(jié)合企業(yè)實(shí)際采購產(chǎn)品的總儲存量，采購時(shí)間、采購總量、商品運(yùn)輸方式、采購用款計(jì)劃以及計(jì)劃外的額外費(fèi)用等信息自動生成采購訂單，每日訂單的發(fā)送也可以根據(jù)ERP系統(tǒng)中的最新物量進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，對長期庫存或者產(chǎn)能不足等情況提前管理，有效減少因?yàn)楣┴洸蛔愣鴮?dǎo)致停線情況的發(fā)生。

（六）對采購定金進(jìn)行跟催

利用ERP系統(tǒng)設(shè)置訂單追蹤周期以及時(shí)期，從而形成跟隨計(jì)劃。采購部門可以依據(jù)ERP系統(tǒng)所給出的計(jì)劃對供應(yīng)商開展跟催活動，在跟催訂單的過程中，ERP系統(tǒng)能夠給采購部門提供供應(yīng)商的商品質(zhì)量情況以及生產(chǎn)、運(yùn)輸進(jìn)度等信息。

（七）對商品進(jìn)行驗(yàn)收

在商品的驗(yàn)收過程中，采購部門可以對供應(yīng)商所提供發(fā)票以及訂單進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)，并將發(fā)票以及收貨單信息錄入到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí)，ERP系統(tǒng)可以依據(jù)企業(yè)的實(shí)際流程以及集成特點(diǎn)，從資材管理員手中將貨物按照訂單進(jìn)行驗(yàn)收。

（八）對采購總費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算

在商品的驗(yàn)收完成之后，采購部門需要配合財(cái)務(wù)部門對整個(gè)采購活動進(jìn)行費(fèi)用的整體結(jié)算，并且依據(jù)采購結(jié)算單以及計(jì)劃外費(fèi)用的實(shí)際情況，計(jì)劃出采購活動整體的投入成本數(shù)量。

（九）對采購訂單進(jìn)行結(jié)算

ERP系統(tǒng)能夠自動結(jié)算采購訂單。在上訴所有步驟均完成之后，便可以利用ERP系統(tǒng)對采購清單進(jìn)行分析，并依據(jù)訂單進(jìn)行采購活動的整體費(fèi)用結(jié)算，最終由ERP系統(tǒng)按照付款結(jié)算的方式進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。

（十）對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)

ERP采購系統(tǒng)經(jīng)過一系列的采購活動之后，會產(chǎn)生采購信息、供應(yīng)商信息以及商品信息等基本數(shù)據(jù)，對于這些數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)能夠自動的進(jìn)行儲存、備份，從而防止數(shù)據(jù)意外丟失，保障數(shù)據(jù)的可靠性。

四、結(jié)束語

要想更好的將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)采購管理工作之中，就必須要明確掌握ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理工作中的作用，清楚其在企業(yè)采購管理工作中的具體應(yīng)用，從而為ERP系統(tǒng)的運(yùn)用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。也只有如此，才能夠發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的最大效用，更好的協(xié)助企業(yè)完成采購工作，使企業(yè)的采購管理工作更加的規(guī)范化、流程化、自動化，為企業(yè)的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，并且有效改善企業(yè)的采購模式，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。所以，在今后的工作中企業(yè)應(yīng)該更加完善ERP技術(shù)，將其更好的深入到企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)之中，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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[責(zé)任編輯：史樸]endprint