論煤炭基層檔案管理工作存在的問題及對策

劉志強

摘要：基層檔案管理指的是基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心，通過科學合理的方法進行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護等工作。在實踐中，基層檔案管理工作依然存在諸多問題與缺陷，表現(xiàn)為基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠、依法治檔觀念較為缺乏以及檔案管理人員專業(yè)素質不夠、檔案管理能力不足等，現(xiàn)就此類問題對如何加強與完善基層檔案管理工作的策略談幾點看法。 要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業(yè)素質及管理能力，加大檔案管理專項經費投入，實現(xiàn)檔案管理電子化，從而積極適應時代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。

關鍵詞：煤炭；基層；檔案；管理

一、當前我國基層檔案管理工作存在的問題

第一，基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對檔案管理工作不夠重視，過于關注經濟、科技等直接效益和物質效益，而忽視了檔案管理工作的間接效益、社會效益。一些基層單位沒有擺正檔案管理工作的位置，檔案管理人員服務態(tài)度散漫、敷衍塞責，檔案存放庫房混亂不堪、諸多有價值的檔案資料隨處擺放，這些都是長期阻礙我國基層單位檔案管理工作健康、成熟發(fā)展的不利因素。更有甚者，一些村級單位和民辦企業(yè)甚至沒有建檔意識，檔案管理機構形同虛設。

第二，基層單位依法治檔觀念較為缺乏，使檔案管理工作的開展受到阻礙。盡管我國在1987年就已出臺《檔案法》，但是一些基層單位尤其是少數(shù)民族地區(qū)、偏遠貧困山區(qū)對《檔案法》的認識不足，依法治檔觀念不夠深入人心，違反檔案法的行為層出不窮，造成許多有歷史價值和社會價值的檔案材料的遺失與損毀。

第三，基層單位檔案管理人員專業(yè)素質不夠，檔案管理能力不足。當前，我國政府機關、高等院校以及大型企事業(yè)單位普遍配備有專業(yè)素質過硬的檔案管理人員，而在一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)素質較差、檔案管理能力較低等情況，甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調劑上崗，對于檔案整理、歸檔、查找、維護等業(yè)務一知半解，僅僅充當著資料保管員的角色。

第四，基礎單位檔案管理資金不夠、設施較差。許多基層單位由于欠缺開展檔案管理工作的經費，出現(xiàn)了檔案庫房設施陳舊、防霉防潮等檔案維護體系不健全等情況。甚至一些基層單位將檔案庫房與行政人員的辦公室合并以節(jié)省開支，這樣不僅不利于檔案管理工作開展，同時也影響檔案安全性及保密性。

二、加強基層檔案管理水平的措施

針對基層檔案管理工作中存在的問題，筆者認為有必要提出一定的完善措施，包括政府機關加大宣傳及監(jiān)督力度、嚴格落實依法治檔的理念、健全基層檔案管理機制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度以及逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，從而切實提高我國基層檔案管理水平，使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展，現(xiàn)具體闡述如下：

第一，加大宣傳及監(jiān)督力度，增強基層單位檔案管理意識。針對當前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況，應加大檔案管理工作的宣傳力度及監(jiān)督力度，通過報紙雜志、電視廣播、微博微信等多種形式宣傳加強基層檔案管理工作的重要性及迫切性，同時通過行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開展，使基層單位重視檔案管理工作，從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。

第二，嚴格落實依法治檔的理念，對違反《檔案法》的行為予以追責。在實際工作中，基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，積極貫徹落實依法治檔的理念，依照法律規(guī)定及法律程序進行檔案管理工作。此外，上級檔案管理部門也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作，對違反《檔案法》的行為進行追責，確?；鶎訖n案管理工作在法律的軌道內開展。

第三，健全基層檔案管理機制，程序化開展工作。在基層檔案管理工作中，必須建立一套體系完整、科學合理的管理機制，明確并細化各工作人員的職責，制定規(guī)范化的檔案管理流程，包括檔案的建立、維護、查找、利用以及交接等，并將檔案管理工作流程公示宣告，以便相關人員工作的開展。

第四，加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度，增強專業(yè)素質及管理能力。當今社會是一個瞬息萬變的社會，檔案科技化、信息化的時代已經到來，檔案管理方式、方法也必須不斷更新，這對檔案管理人員提出了新的要求。由此可見，必須積極提高基層檔案管理人員專業(yè)知識及專業(yè)技能。具體而言，一方面可以鼓勵檔案管理人員參加函授學習，另一方面必須加大上崗培訓力度，如安排其至高等院校、大中型企事業(yè)單位進行短期培訓等。在加大培訓力度的同時，積極做好職務評聘工作，堅持持證上崗制度，切實提高檔案管理人員素質。

第五，加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項經費。一定的資金支持是做好基層檔案管理工作的物質保障，加大資金投入不僅可以改善檔案管理設施，而且對于改善檔案管理人員工資待遇，發(fā)揮其主觀能動性大有裨益，同時還可以積極推進檔案科研工作進程，提高檔案管理水平。

第六，逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應時代發(fā)展需求。隨著以計算機技術為核心的信息時代的到來，文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯，檔案信息化的進程進一步加快。當前，在基層檔案管理工作中，必須以科學規(guī)范的紙質檔案制度為基礎不斷向電子檔案機制發(fā)展，做好專業(yè)素質過硬的人才儲備工作以及建設電子檔案所需設施的配備工作，同時要加強檔案管理的業(yè)務指導工作，確?；鶎訖n案管理工作高效、有序開展。

第七，多角度綜合利用檔案，為領導決策、業(yè)務開展提供信息參考。為了促進基層檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，在具體工作中，必須做到以下幾點：首先，對檔案進行普查，剔除重復檔案，提高檔案管理效率。其次，對檔案進行重新組合，對內容繁雜、組卷過厚的檔案進行重組，將互有關聯(lián)的檔案文件相互組合，對無頁碼、無目錄、無標題的“三無”檔案補充填寫，確保檔案的規(guī)范化、合理化。再次，規(guī)范檔案題名，以統(tǒng)一標準對檔案進行命名，積極提高檔案檢索的查準率，防止檢索時識別不清、“題”不對“案”的情形出現(xiàn)。最后，根據(jù)工作需要，具體情況區(qū)別對待，積極豐富基層檔案檢索方式，編制多元化的檢索手段，例如制定全宗卷、案卷目錄、匯編、全引目錄、專題目錄、著錄卡片等多種檢索方式。在對現(xiàn)有檔案進行整理歸檔時，以方便檢索為目的、以規(guī)范檔案為重點，運用多元化方式開展基層檔案管理工作，切實為領導決策以及業(yè)務開展提供信息參考。

三、結語

盡管基層檔案管理工作促進了我國各項事業(yè)的發(fā)展，但是在實踐中還是存在著一定問題，對此，筆者認為，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業(yè)素質及管理能力，加大檔案管理專項經費投入，實現(xiàn)檔案管理電子化，從而積極適應時代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。endprint