淺談信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新探究

高吉琳

摘要：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)醫(yī)院檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理；二是對(duì)醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱(chēng)檔案信息組織。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；創(chuàng)新探究

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作，淺談幾點(diǎn)做法：

一、重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門(mén)必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開(kāi)展多層次、多渠道的檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益；同時(shí)，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)。

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實(shí)踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門(mén)所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為此，檔案部門(mén)要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，具體研究我國(guó)檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

二、強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本待業(yè)檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)、綜合管理，形成檔案信息關(guān)頭產(chǎn)品，為某一待業(yè)服務(wù)。二是建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系，以地市級(jí)綜合為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的區(qū)域性，以利用檔案信息的整體開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立國(guó)家檔案信息資源體系，形成全國(guó)信息開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開(kāi)發(fā)國(guó)際問(wèn)題的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，打造信息開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)。

建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。

建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

再次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)。這是提高檔案信息開(kāi)發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，為大力開(kāi)發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源尤為現(xiàn)實(shí)提供技術(shù)支持。

開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

三、完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的環(huán)境建設(shè)

目前，檔案信息的安全問(wèn)題及檔案信息軟件的兼容性問(wèn)題日益突出?！稒n案法》規(guī)定：“檔案部門(mén)，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護(hù)檔案的完整和安全，方便社會(huì)各方面的利用?！痹诜奖憷煤途S護(hù)檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對(duì)于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、檢測(cè)、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證、防改寫(xiě)措施等來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對(duì)矛盾，但同樣是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門(mén)與檔案工作人員只有在不斷的實(shí)踐過(guò)程中來(lái)提高檔案利用與傳播過(guò)程中的安全性，才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。

1、積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3、及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

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