淺談事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀及對策

鄧健

[摘要]隨著社會不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷革新，公眾對于事業(yè)單位各項工作開展的關(guān)注度也在逐步提升。事業(yè)單位檔案管理工作的良好開展，是實現(xiàn)事業(yè)單位各項工作有序進行的基本前提。進行事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀及對策研究，針對于當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理工作開展進程中所存在的不足之處進行全方面的改進，可以實現(xiàn)我國事業(yè)單位整體運行架構(gòu)的有效梳理，為我國事業(yè)單位的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)和提供強大的推動力。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀研究；管理方案

[DOI]1013939/jcnkizgsc201736155

我國社會以及經(jīng)濟的不斷發(fā)展，使得我國事業(yè)單位需要處理的信息量也呈現(xiàn)明顯的上升趨勢。當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理模式雖然在進行著逐步的改善，但是其應(yīng)用過程中仍然存在許多不足之處，無法真正滿足時代發(fā)展需求。進行提升事業(yè)單位檔案管理工作開展的時效性和實效性的方案的全方位探索，確保事業(yè)單位的檔案管理工作高效開展，可以促使我國事業(yè)單位在良好的信息管理模式下獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

1當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況

為了確保改革方案的明確性、針對性，在進行事業(yè)單位檔案管理模式的全面革新之前，首先應(yīng)當(dāng)明確當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理工作開展進程中所存在的各項弊端。進行當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展現(xiàn)狀探究，可以將探究內(nèi)容總結(jié)歸納為以下幾點。

11檔案管理工作開展的重要性被忽視

事業(yè)單位的檔案，對于事業(yè)單位整體運行模式以及事業(yè)單位的每個工作人員的重要資料，都要進行明確的記載，因此其重要性不言而喻。但是當(dāng)下很多事業(yè)單位在開展自身各項工作的過程中，往往因“檔案管理工作”的開展無法為事業(yè)單位的運行帶來經(jīng)濟效益，而對于這項工作的開展沒有給予足夠的重視程度，沒有針對事業(yè)單位的檔案管理工作制定完善的制度，制度的完善性單位缺乏，必然檔案管理工作的開展流程混亂，無法實現(xiàn)對于事業(yè)單位的各項重要檔案文件的安全性的有效保障，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展埋下了不可忽視的隱患。[1]

12檔案管理設(shè)備無法滿足工作開展所需

由于資金的投入的不足，很多事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備多年未進行維護和更新，這也為事業(yè)單位的檔案管理人員的工作開展帶來了極大的不便。設(shè)備的落后導(dǎo)致當(dāng)下很多事業(yè)檔案管理人員，所采用的檔案統(tǒng)計管理方法十分老舊，工作效率低并且工作的出錯率也相對較高，這一現(xiàn)象的持續(xù)導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理問題隨著時間不斷的積累，最終導(dǎo)致檔案管理工作的開展無法發(fā)揮出其真正應(yīng)有的作用，成為了所謂的“閑職”。[2]

13檔案管理人員的專業(yè)性仍有待提升

由于對于事業(yè)單位的檔案管理工作認知的偏差，很多事業(yè)單位人事部門，在進行檔案管理人員聘用時，沒有對于工作人員的專業(yè)性進行嚴(yán)格的審查，這便導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)性參差不齊，部分事業(yè)單位的檔案管理人員根本無法真正良好地勝任自身的本職工作。與此同時，事業(yè)單位也沒有對于檔案管理人員開展定期的培訓(xùn)工作，這也使得很多事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平仍然止步不前，根本無法滿足事業(yè)單位的真正發(fā)展所需。

很多事業(yè)單位管理人員由于思維的局限性，往往將工作的開展重心放在了事業(yè)單位的人員管理的工作開展進程中，忽視了檔案管理工作的重要性，這也便導(dǎo)致檔案管理室的設(shè)備陳舊，并且檔案管理人員的自身責(zé)任意識較差，沒有進行自身的專業(yè)素養(yǎng)的逐步提升。由于這些問題存在，我國很多事業(yè)單位都存在著檔案混亂、毀壞甚至是丟失的現(xiàn)象，為事業(yè)單位的各項工作的良好開展帶來了極大的障礙。事業(yè)單位的運行情況，與公眾的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，因此事業(yè)單位管理模式改革工作的開展的重要性不容忽視。[3]

2實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理模式全面革新的有效對策

在明確了當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的建立所存在的不足之后，制定實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理模式全面革新的有效對策。根據(jù)我國事業(yè)單位的整體發(fā)展所需，可以將研究內(nèi)容總結(jié)歸納為以下幾點。

21提升對于檔案管理工作的重視度

實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理人員對于自身職能的重要性的全面認知，首先應(yīng)當(dāng)確保事業(yè)單位的高層人員，對于檔案管理工作的順利開展的重要性具備足夠的認知程度。事業(yè)單位的高層人員，對于檔案管理工作的開展的關(guān)注性的提升，也可以激發(fā)檔案管理工作人員的工作動力，進而實現(xiàn)我國的事業(yè)單位的整體檔案管理水平更加全方位地提升，有效地確保了事業(yè)單位的各項重要資料的安全性和完整性，為事業(yè)單位的良好運行奠定穩(wěn)定的信息基礎(chǔ)，實現(xiàn)我國事業(yè)單位的持久性穩(wěn)定發(fā)展。[4]

22應(yīng)用先進的技術(shù)、設(shè)備

為了確保我國事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展，應(yīng)當(dāng)對我國事業(yè)單位檔案管理室內(nèi)的各項設(shè)施進行全面革新。事業(yè)單位的高層管理人員，應(yīng)當(dāng)加大對于檔案管理室的資金投入，進行檔案管理室的全方面改造，同時引入先進的檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)上的革新。例如事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進行檔案管理室的計算機設(shè)備以及設(shè)備運行系統(tǒng)的有效革新，實現(xiàn)事業(yè)單位的所有檔案都能夠以電子信息的形式，良好地在檔案管理室的計算機設(shè)備中進行完整的、全面的備份，與此同時，運行系統(tǒng)的不斷革新，也可以使得檔案管理人員更加方便、快捷地進行各項檔案的分類、儲存、更改以及內(nèi)容的查閱。[5]

23對事業(yè)單位檔案管理人員嚴(yán)格要求、定期培訓(xùn)

事業(yè)單位在進行檔案管理工作人員的招聘時，應(yīng)當(dāng)對于應(yīng)聘人員的專業(yè)能力以及職業(yè)綜合素質(zhì)進行嚴(yán)格的考核。在面試通過的人員上崗之前，必須有專業(yè)人員對于上崗人員進行檔案管理工作方法的前期培訓(xùn)。與此同時，在事業(yè)單位的檔案管理人員工作期間，為了確保事業(yè)單位檔案人員的專業(yè)性，事業(yè)單位的人事管理部門，也應(yīng)當(dāng)聘請專業(yè)人員，對于檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，進而實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)性的真正有效保障，確保事業(yè)單位的檔案管理工作能夠有秩序地全面開展。[6]

24建立明確的賞罰制度

明確的賞罰制度的建立，也是確保事業(yè)單位的工作人員能夠認真負責(zé)地完成本職工作的重要方式之一。事業(yè)單位的人事部門，應(yīng)當(dāng)對于檔案管理人員的工作結(jié)果進行定期的檢驗和不定期的抽查，同時對于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行定期的考核，確保事業(yè)單位的檔案管理人員能夠認真負責(zé)地完成本職工作。與此同時，賞罰制度的有效建立，也可以促使事業(yè)單位的檔案管理人員在開展自身本職工作的過程中，進行自身的管理模式的不斷改良以及專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，進而可以逐步實現(xiàn)我國的事業(yè)單位的整體檔案管理水平的有效提升，真正實現(xiàn)了我國事業(yè)單位的運行現(xiàn)狀的全方面改善。

3結(jié)論

開展事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀及對策分析，對我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的弊端進行反思，并進行有效解決，可以實現(xiàn)我國的事業(yè)單位檔案管理工作開展力度的全方面加強。我國事業(yè)單位的各項檔案是我國的事業(yè)單位在整體運行過程中所需的重要資料，事業(yè)單位的工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作的開展給予足夠的重視。

參考文獻：

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[3]樂利珍淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2014（24）：88

[4]金永振淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].赤子：上中旬，2016（22）：120-121

[5]徐宏宇淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].赤子：上中旬，2016（22）：111

[6]林麗淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].才智，2014（30）：325endprint