項(xiàng)目范圍管理在中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

薛旭

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)民營(yíng)中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中凸顯出越來(lái)越重要的地位，為了進(jìn)一步提升企業(yè)信息化建設(shè)水平，國(guó)家及各省、市都相繼開(kāi)發(fā)了信息平臺(tái)項(xiàng)目，在項(xiàng)目計(jì)劃及實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目管理尤其是項(xiàng)目范圍管理為保證項(xiàng)目順利進(jìn)行起到了重要作用。本文運(yùn)用了理論與實(shí)際相聯(lián)系的研究辦法，在對(duì)項(xiàng)目范圍管理的全面分析的基礎(chǔ)上，提出范圍管理在中小企業(yè)平臺(tái)建設(shè)中的應(yīng)用工作的思路和建議。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目范圍管理；信息化建設(shè)；信息平臺(tái)

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)民營(yíng)中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中凸顯出越來(lái)越重要的地位，此前，國(guó)家出臺(tái)了一系列的扶持中小企業(yè)發(fā)展的相關(guān)政策，為了進(jìn)一步提升企業(yè)信息化建設(shè)水平，國(guó)家及各省、市都相繼開(kāi)發(fā)了信息平臺(tái)項(xiàng)目，以利企業(yè)盡快發(fā)展，在這些項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目如何進(jìn)行良好地建設(shè)管理以滿足需要，項(xiàng)目范圍管理占有重要地位。以下我結(jié)合在工作中的實(shí)踐，淺談一下項(xiàng)目管理尤其是項(xiàng)目范圍管理在中小企業(yè)信息化平臺(tái)管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用。

項(xiàng)目管理分為很多方面，同時(shí)也是一個(gè)極其復(fù)雜的管理過(guò)程，有著嚴(yán)格的工作進(jìn)度、成本及質(zhì)量方面的要求，共有九大領(lǐng)域?qū)ζ洚a(chǎn)生影響。而結(jié)合工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為最為重要的就是如何做好范圍管理，這其實(shí)也決定了項(xiàng)目的成敗。

大型項(xiàng)目往往功能復(fù)雜，涉及人員、部門較多，中小企業(yè)信息管理平臺(tái)系統(tǒng)這個(gè)特點(diǎn)尤為明顯。在本平臺(tái)項(xiàng)目中，涉及的省及省內(nèi)各市情況參差不齊，項(xiàng)目干系人眾多，人員素質(zhì)不一，信息化基礎(chǔ)設(shè)備相對(duì)比較欠缺，信息化建設(shè)和使用者之間的聯(lián)系存在斷層。同時(shí)結(jié)構(gòu)功能模塊要求復(fù)雜，要求確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)一致上線，達(dá)到全省聯(lián)通，時(shí)間緊，任務(wù)重。在此種背景下，如何確保項(xiàng)目保質(zhì)保量的如期完成，加強(qiáng)項(xiàng)目管理尤其是項(xiàng)目范圍管理為確保項(xiàng)目成功起到了非常重要的作用。

項(xiàng)目范圍，是依據(jù)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目目標(biāo)而制定出來(lái)的明確的項(xiàng)目，更具體的表達(dá)即為了交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品、服務(wù)或成果所必須要做的工作。它表達(dá)項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做。只有明確的項(xiàng)目范圍，才能正確分析項(xiàng)目范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)流程，建立系統(tǒng)的功能需求。

而項(xiàng)目范圍管理是基于項(xiàng)目范圍關(guān)注信息系統(tǒng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的定義和控制，讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員明確項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。因此，項(xiàng)目范圍管理具有提高時(shí)間、資源和費(fèi)用的準(zhǔn)確性，確定進(jìn)度測(cè)量和控制的基準(zhǔn)以及清楚地確認(rèn)項(xiàng)目相關(guān)各方在工作中分工和責(zé)任。如果沒(méi)有明確的項(xiàng)目范圍，那么將不能有效地解決本應(yīng)解決的問(wèn)題，還會(huì)將時(shí)間、費(fèi)用等資源浪費(fèi)在職責(zé)以外的工作上，對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)與管理人員造成不必要的問(wèn)題與麻煩，造成進(jìn)度拖延，成本超支、繼而對(duì)質(zhì)量造成一定的影響，因此范圍管理必須清晰定義項(xiàng)目目標(biāo)，且必須在客戶與項(xiàng)目組之間達(dá)成一致。

當(dāng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，進(jìn)行有效的范圍管理，這無(wú)論是對(duì)于項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)者還是使用者都具有重要意義，只有這樣才能確保項(xiàng)目及時(shí)有效的支付，在使用時(shí)也更得心應(yīng)手。

項(xiàng)目范圍管理在實(shí)施過(guò)程中具體包含以下幾個(gè)方面：項(xiàng)目啟動(dòng)階段的范圍管理，項(xiàng)目計(jì)劃階段的范圍管理以及項(xiàng)目執(zhí)行階段的范圍管理。

在項(xiàng)目啟動(dòng)階段中，我們組建了包括項(xiàng)目經(jīng)理和使用方負(fù)責(zé)人、具體使用人員在內(nèi)的組織結(jié)構(gòu)?？紤]到對(duì)該項(xiàng)目雙方都抱有很高的期望，但是往往意見(jiàn)不統(tǒng)一，存在沖突，我們進(jìn)行了充分的需求分析調(diào)研，確定項(xiàng)目的需求。為了保證需求分析的全面準(zhǔn)確，首先制訂了需求分析計(jì)劃，明確規(guī)定需求調(diào)研時(shí)間，調(diào)研內(nèi)容，詳細(xì)列出問(wèn)題提綱，以免在調(diào)研過(guò)程中有所遺漏。對(duì)于明確或隱含的需求，用文件的形式來(lái)表述，在此基礎(chǔ)上編制需求說(shuō)明書(shū)，包括滿足需求的工作陳述，對(duì)項(xiàng)目的要求，對(duì)時(shí)間、質(zhì)量的確認(rèn)。在本項(xiàng)目中我們雙方經(jīng)過(guò)多次前期會(huì)議的不斷討論，對(duì)需求做出明晰的界定，并得到了雙方的一致認(rèn)可，以便于在今后的實(shí)施過(guò)程中有明確的指導(dǎo)和參照。

在項(xiàng)目計(jì)劃階段，根據(jù)項(xiàng)目范圍確認(rèn)的要求，詳細(xì)的項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制是重中之重。它規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)以及如何制訂工作分解結(jié)構(gòu)的過(guò)程。合理的精確的范圍定義，是項(xiàng)目范圍管理的基礎(chǔ)。在對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查和需求充分分析的基礎(chǔ)上，明確定義系統(tǒng)范圍是整個(gè)項(xiàng)目管理的脊梁。我們根據(jù)國(guó)家及省企業(yè)平臺(tái)建設(shè)的相關(guān)文件及實(shí)施要求為模板，建立項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。包含詳細(xì)的項(xiàng)目范圍定義說(shuō)明，同時(shí)包含創(chuàng)建WBS分解結(jié)構(gòu)和需求變更下的范圍控制等內(nèi)容。

在范圍定義時(shí)，我們制定了詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，這是項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)定義了項(xiàng)目的邊界，能夠明確地判斷變更或附加工作是在項(xiàng)目范圍內(nèi)還是在項(xiàng)目范圍外，也是進(jìn)行成本、質(zhì)量和進(jìn)度管理的基礎(chǔ)。它的詳細(xì)程度，決定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能否很好地管理項(xiàng)目的范圍。我們借鑒了以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善了項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，制訂了確認(rèn)樣板、表格及標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮了現(xiàn)場(chǎng)情況，為業(yè)務(wù)相對(duì)復(fù)雜的端口多留一些時(shí)間進(jìn)行思考，適當(dāng)放寬確認(rèn)周期，對(duì)于相對(duì)簡(jiǎn)單或任務(wù)明確的業(yè)務(wù)口，盡量縮短時(shí)間，同時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的預(yù)估，保證應(yīng)付過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

大型項(xiàng)目的估測(cè)相對(duì)困難得多，為了更好地界定項(xiàng)目范圍，需要采用分解技術(shù)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS是將項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)和項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃以及批準(zhǔn)的客戶變更請(qǐng)求，通過(guò)一些分解方法和表示方法，按一定的顆粒度，將項(xiàng)目成果按層次分為更小、更易于管理的要素。這些要素非常詳盡，能夠支持下一步的項(xiàng)目活動(dòng)分析和分解工作。每個(gè)要素的特性都盡可能用可以度量的量化指標(biāo)來(lái)表達(dá)。以項(xiàng)目的生命周期分解成里程碑，以及每個(gè)里程碑應(yīng)完成的功能需求，制訂階段性的交付成果，并進(jìn)行功能驗(yàn)證。每一個(gè)階段的里程碑都是以業(yè)務(wù)的特性劃分的，采用由上而下的方法，將必需的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)的系統(tǒng)架構(gòu)劃分到第一層次，將另一些需要實(shí)現(xiàn)的功能和部分分析模塊劃分到其他層次，每一層次都需要交互認(rèn)證。范圍細(xì)化至每個(gè)特定的功能，使得分解后的任務(wù)既可管理，也可定量檢查。同時(shí)便于在不同階段有效控制中間成果，不至于陷入項(xiàng)目細(xì)節(jié)中去。隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，WBS會(huì)更加的細(xì)化，細(xì)化到最底層的項(xiàng)目組成元素即“工作包”。這種根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化的方法為提高項(xiàng)目質(zhì)量，保證項(xiàng)目的成本打下了良好的基礎(chǔ)。

在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，及時(shí)規(guī)范的項(xiàng)目范圍確認(rèn)能夠使人最直觀的了解當(dāng)前項(xiàng)目的進(jìn)步，它是對(duì)已完成項(xiàng)目范圍正式確認(rèn)的過(guò)程。在本項(xiàng)目中，我們通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)、周報(bào)、月報(bào)等形式加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的有效監(jiān)控，對(duì)重要問(wèn)題及時(shí)決策，及時(shí)通報(bào)成果和問(wèn)題，明確了各個(gè)環(huán)節(jié)的確認(rèn)工作，如設(shè)計(jì)確認(rèn)、施工圖確認(rèn)、裝修布線確認(rèn)、設(shè)備確認(rèn)、安裝及調(diào)試確認(rèn)等。對(duì)被確認(rèn)的可交付物，必須有正式的簽字確認(rèn)文件，如果沒(méi)有通過(guò)的，分析檢查原因，并予以書(shū)面記錄。這種方法不僅加強(qiáng)了雙方的充分溝通和交流，也避免了在項(xiàng)目實(shí)施后期的風(fēng)險(xiǎn)。

在項(xiàng)目完成過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到一些特殊的情況，如對(duì)某項(xiàng)需求發(fā)生改變，這個(gè)項(xiàng)目范圍變更了。其實(shí)在很多項(xiàng)目中，變更是常態(tài)現(xiàn)象，不變反而是不常見(jiàn)的情況。因?yàn)樵俸玫捻?xiàng)目前期的需求分析、需求評(píng)審等方面不可能做得盡善盡美，同時(shí)在各項(xiàng)目完成過(guò)程中也不能保證百分百的準(zhǔn)確有力的控制。改變需求，增加新的功能也是非常常見(jiàn)的現(xiàn)象，因此在此過(guò)程中，引入范圍變更管理非常重要。

在范圍變更管理中，我們以項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目采用變更控制系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目范圍變更管理，制定變更控制計(jì)劃，并成立了變更控制辦公室對(duì)變更進(jìn)行批準(zhǔn)和執(zhí)行。規(guī)定什么情況下可以變更，什么情況下不能變更，在哪些方面可以變更，哪些方面不可以。分析變更的步驟、程序?qū)?xiàng)目存在的或潛在的變化。對(duì)影響較大的變更請(qǐng)求提議共同決策，雙方項(xiàng)目干系人，如項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目實(shí)際使用代表等對(duì)變更內(nèi)容召開(kāi)會(huì)議，進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，給出評(píng)審意見(jiàn)，以確定是否實(shí)施。在實(shí)際操作中，嚴(yán)格執(zhí)行變更流程，對(duì)資源進(jìn)行重新配置，采用正確的策略和方法才能進(jìn)行成功的處理。對(duì)已產(chǎn)生的變更我們定期檢查與實(shí)際情況是否相符并予以跟蹤，同時(shí)記錄在案，提交項(xiàng)目跟蹤報(bào)告。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，項(xiàng)目范圍管理是通過(guò)項(xiàng)目范圍計(jì)劃、范圍定義、WBS及范圍確認(rèn)及變更控制達(dá)到項(xiàng)目管理的目的，是項(xiàng)目管理中最重要的內(nèi)容。以上是服務(wù)平臺(tái)實(shí)際建設(shè)過(guò)程中我們的一些做法及思考，可以肯定的是為了確保如期的保質(zhì)、保量將一個(gè)時(shí)效性好、穩(wěn)定的及易用性突出的中小企業(yè)信息化平臺(tái)項(xiàng)目系統(tǒng)上線交付使用，項(xiàng)目的范圍管理起到了突出地作用，正是因?yàn)榉秶芾砺涞搅藢?shí)處，才使系統(tǒng)平臺(tái)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的效果，真正起到了為企業(yè)服務(wù)的作用。

參考文獻(xiàn)：

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