比較研究數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的差異

李苗

摘要：信息化時代，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案館逐漸成為檔案界的新寵，本文介紹了數(shù)字檔案館的興起與發(fā)展趨勢，歸納了數(shù)字檔案館的概念和特征，分析研究了傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的比較優(yōu)勢、管理差異和服務(wù)差異。對于數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較研究有助于了解和掌握未來檔案工作的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 傳統(tǒng)檔案館 特征 差異

一、數(shù)字化檔案館的興起、發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)檔案館是黨和國家永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心，將收集整理的各種檔案文獻(xiàn)分類存放于不同的檔案庫房，向利用者提供各種檔案文獻(xiàn)服務(wù)。一方面，由于傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展遇到“瓶頸”，難以滿足日益增加的利用者的需求，另一方面，隨著信息化帶來的大變革，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等促生了大量電子文件，數(shù)字檔案館應(yīng)運而生。數(shù)字檔案館興起于20世紀(jì)90年代，成為檔案信息化建設(shè)的一個亮點。由于數(shù)字檔案館適應(yīng)了新技術(shù)的要求，所以信息數(shù)字化建設(shè)發(fā)展十分迅速，在檔案事業(yè)中扮演著十分重要的的角色。

二、數(shù)字檔案館的概念及特征

1、廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館是一種新型檔案館，它不僅僅是館藏得到數(shù)字化和管理工作實現(xiàn)信息化的檔案館群體，它實質(zhì)上應(yīng)該是一個通過計算機互聯(lián)網(wǎng)有序處理和存儲電子文件、檔案以及其他信息，實現(xiàn)信息資源共享的管理平臺，使得檔案館從實體跨向虛擬。

2、數(shù)字檔案館的基本特征：

與傳統(tǒng)檔案館相比較，數(shù)字檔案館具有獨有的特征：

（1）資源“數(shù)字”化。存儲記錄的數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基本特征。

（2）檔案實體“虛擬化”。通過對實體檔案數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”。

（3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，線上實現(xiàn)檔案收集、移交、管理和利用服務(wù)工作。

（4）檔案管理系統(tǒng)化。應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的系統(tǒng)、規(guī)范管理[1]。

三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較優(yōu)勢

（1）存儲及成本方面

傳統(tǒng)檔案館保存的紙質(zhì)檔案日積月累，數(shù)量逐年增多，導(dǎo)致庫房存儲“庫滿為患”。同時，紙質(zhì)檔案對庫房環(huán)境整體要求比較高，對庫房的投入成本較高。而數(shù)字檔案館的存儲介質(zhì)以電磁介質(zhì)為主，一般存儲于光盤、硬盤和軟盤，存儲能力驚人。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館的電磁介質(zhì)存儲占用空間小，信息量大，存儲的成本低。

（2）信息收集渠道方面

傳統(tǒng)檔案館的檔案收集渠道單一，多是通過接收及少量的征集獲得，容易造成有價值的檔案文獻(xiàn)流失，收集不齊全。數(shù)字檔案館的信息獲取采用多渠道、多樣化、多載體相結(jié)合的方式，極大地豐富了館藏。

（3）操作和效率方面

傳統(tǒng)檔案館在接收和提供利用服務(wù)時，一般是按照分類人工操作，手工檢索，費時費力，效率比較低。而數(shù)字檔案館則可以利用計算機導(dǎo)入、遷徙數(shù)據(jù)，進(jìn)行系統(tǒng)檢索，既快捷又輕松，不但節(jié)省了時間，還提高了查準(zhǔn)率。

四、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的管理差異

數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，但是與傳統(tǒng)檔案館相比，仍有不少差異。

1、管理對象：傳統(tǒng)檔案館管理對象主要是館藏的實體檔案，尤其以紙張檔案為主，通過紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集、鑒定、整理和保管，重在保管。而數(shù)字檔案館則是隨著計算機信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展下而累積的產(chǎn)物，是一種全新的檔案館。通過先進(jìn)的技術(shù)手段建立了檔案信息管理系統(tǒng)，圍繞電子文件的接收、保管和利用展開，主要管理和傳遞的是虛擬館藏儲存形式，即以數(shù)字形式存在。

檔案的安全保護(hù)方面

2、安全管理：傳統(tǒng)檔案館主要是對檔案實體進(jìn)行保護(hù)，具體是對檔案存放環(huán)境的溫、濕度等方面進(jìn)行了嚴(yán)格管控。數(shù)字檔案館除了保護(hù)虛擬存儲的檔案載體，也要對檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊破壞。包括建立安全防護(hù)系統(tǒng)，保證檔案信息資源的安全、完整性。

3、管理理念：傳統(tǒng)檔案館的管理觀念仍以"保管"為主，開放程度低，服務(wù)對象單一，檔案利用受眾小。數(shù)字檔案館基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)資源共享的本性，提倡的開放、共享的管理理念。把提供檔案利用服務(wù)作為工作的重點，以用戶需求為目標(biāo)，逐步提高檔案信息資源的利用率，使其充分發(fā)揮自身的價值，解決利用者的實際需求。

所需的信息資源。

五、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)差異

數(shù)字檔案館的基本特征決定了檔案館在服務(wù)方面與傳統(tǒng)檔案館不同，具體表現(xiàn)為：

1、服務(wù)觀念：傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)觀念是被動的，等著利用者上門提出要求后采提供針對性的利用服務(wù)；數(shù)字化檔案館的服務(wù)理念是“利用者至上”，根據(jù)借閱者的需求動態(tài)趨勢和政策導(dǎo)向，分析預(yù)測利用者的利用方向，拓寬利用渠道和方式，主動提供利用服務(wù)，以滿足社會更高層次的檔案信息需求。

2、服務(wù)對象：傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)對象是單一的剛需者，受眾范圍小，惠及民眾少。數(shù)字化檔案館的應(yīng)用，使得檔案信息可以在智能化設(shè)備中傳遞，突破了空間利用障礙，服務(wù)對象的范圍進(jìn)一步擴大。利用者可以登錄檔案網(wǎng)站后，瀏覽、檢索所需的檔案信息資源，一定權(quán)限內(nèi)閱讀電子目錄和原文信息，甚至下載原文信息，實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用。

3、服務(wù)方式：傳統(tǒng)檔案館提供利用服務(wù)主要在閱覽室通過摘抄、復(fù)制等形式完成，依靠手工操作，手工檢索、調(diào)取實體檔案，費時費力，還往往查準(zhǔn)率不高；檔案外借或展陳受空間等諸多因素的限制，制約了檔案的利用效果。數(shù)字化檔案館運用信息技術(shù)，通過檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行目錄檢索，或者全文檢索，在線閱覽或者原文下載等方式，為利用者提供便捷高效的檔案服務(wù)。

結(jié)語：

通過上述幾方面的比較分析，不難得出數(shù)字檔案館并不是橫空出世的新生事物，也不是完全獨立存在的，它是傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代化的技術(shù)不斷調(diào)整，適應(yīng)新要求的產(chǎn)物。雖然數(shù)字檔案館在諸多方面都優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館，但數(shù)字檔案館并不能完全替代傳統(tǒng)檔案館。數(shù)字檔案館是虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，不可能脫離實體檔案而獨立存在。傳統(tǒng)檔案館的實體館藏為數(shù)字檔案館所依托，實現(xiàn)物理實體館藏和網(wǎng)絡(luò)虛擬館藏相結(jié)合的模式，二者相輔相成，各自發(fā)揮優(yōu)勢，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。因而，在今后的工作中，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館并存發(fā)展才是我國未來檔案館發(fā)展的主要方向。