淺談匯報(bào)類PPT的特點(diǎn)與設(shè)計(jì)思路

摘要：PPT 作為一款廣為人知的演示文稿制作軟件，其在教育、商務(wù)、政府機(jī)關(guān)等各種場(chǎng)合廣泛應(yīng)用。不同類型的場(chǎng)合，PPT的設(shè)計(jì)思路、呈現(xiàn)方式等不盡相同。本文重點(diǎn)圍繞匯報(bào)類PPT的特點(diǎn)進(jìn)行分析，對(duì)設(shè)計(jì)思路和相關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行探討，以更好地發(fā)揮匯報(bào)類PPT的作用。

關(guān)鍵詞：匯報(bào)類PPT，特點(diǎn)，設(shè)計(jì)思路

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，PPT 在各行各業(yè)的匯報(bào)中得到了廣泛應(yīng)用。PPT制作的質(zhì)量，直接影響到了演講者的發(fā)揮和受眾接收信息的程度。因此，如何制作一份高質(zhì)量的PPT，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)高效地、清晰地傳遞給受眾顯得尤為重要。

一、匯報(bào)類PPT 的特點(diǎn)

與其他類型的PPT相比，匯報(bào)類PPT 有著以下幾個(gè)典型的特點(diǎn)：

1.風(fēng)格以簡(jiǎn)潔為主

匯報(bào)類PPT其主要的使用場(chǎng)合是在匯報(bào)場(chǎng)合中，無論匯報(bào)的內(nèi)容或匯報(bào)對(duì)象，匯報(bào)最終目的是讓在場(chǎng)的觀眾聽得懂看得懂。因此，此類PPT大多數(shù)都是以簡(jiǎn)潔的風(fēng)格為主。背景色為藍(lán)色、紅色的居多，一部分情況以匯報(bào)行業(yè)的代表色出現(xiàn)，少有多種顏色的搭配。

2.內(nèi)容框架清晰

一般情況下，不管是商務(wù)匯報(bào)，還是政府機(jī)關(guān)的匯報(bào)，匯報(bào)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是相對(duì)清晰的。例如在機(jī)關(guān)里經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)狀分析、主要成績(jī)與不足、未來規(guī)劃等幾個(gè)固定的模塊。不像其他類型的PPT，存在多變的模糊的內(nèi)容框架。

3.頁面文字較多

通常情況下，當(dāng)匯報(bào)的內(nèi)容較為重要，且為引用的內(nèi)容時(shí)，大段文字會(huì)出現(xiàn)在頁面上。有時(shí)，制作PPT 的人不一定是匯報(bào)的人，由于匯報(bào)人對(duì)內(nèi)容不熟悉，會(huì)要求將提示性的文字直接呈現(xiàn)在匯報(bào)內(nèi)容頁上。因此，匯報(bào)類PPT 會(huì)不可避免的出現(xiàn)一些引用的文字或提示性的文字，使得頁面的文字偏多。

4.圖表出現(xiàn)頻繁

為了給受眾帶來更加直觀具體的印象，通常匯報(bào)類的PPT會(huì)大量運(yùn)用圖片來輔助說明匯報(bào)的內(nèi)容，用表格數(shù)據(jù)來說明發(fā)展趨勢(shì)。

二、匯報(bào)類PPT 設(shè)計(jì)思路

當(dāng)前，層出不窮的PPT網(wǎng)站，免費(fèi)的或者付費(fèi)的模板，無疑為PPT制作者解決了版面設(shè)計(jì)這一大難題。但模板始終無法百分之百貼合匯報(bào)的主題。設(shè)計(jì)一份符合匯報(bào)主題的PPT，還需要制作者有著清晰的設(shè)計(jì)思路。

1.梳理內(nèi)容的邏輯關(guān)系

在開始制作PPT前，制作者首先要對(duì)匯報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)地梳理，整理出內(nèi)容的整體框架?？梢杂眉埡凸P列出提綱，也可以用思維導(dǎo)圖輔助整理出框架。這一方面有利于制作者對(duì)匯報(bào)內(nèi)容有系統(tǒng)地深入地了解，另一方面使得PPT 的結(jié)構(gòu)框架更加的清晰有條理。除此之外，每部分內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系，比如常見的并列關(guān)系，對(duì)比關(guān)系，循環(huán)關(guān)系等，也可以通過梳理大概構(gòu)建出邏輯框架。這樣一來，制作者可以根據(jù)梳理出的框架預(yù)估幻燈片的數(shù)量，頁與頁之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系等。有些制作者會(huì)將梳理好的提綱直接轉(zhuǎn)化為PPT格式進(jìn)行制作，有的則是根據(jù)提綱進(jìn)行依次創(chuàng)作。制作時(shí)用smartart或者各類PPT 網(wǎng)站上的圖示庫素材以輔助表達(dá)這些關(guān)系。

2.設(shè)計(jì)符合主題的版式

根據(jù)匯報(bào)的主題，設(shè)計(jì)一個(gè)符合主題的版式，包括背景、配色方案、字體等的設(shè)計(jì)。如今各類PPT 模板下載的網(wǎng)站，無疑為制作者提供了參考價(jià)值。但一個(gè)精美設(shè)計(jì)的版式離不開制作者的專業(yè)定制。專業(yè)的制作者會(huì)根據(jù)匯報(bào)的內(nèi)容，匯報(bào)的行業(yè)等因素，設(shè)計(jì)出一個(gè)既貼合主題，又能迎合受眾審美的版式。例如匯報(bào)行業(yè)若是航空行業(yè)，一般會(huì)采用飛機(jī)或空乘人員等能代表行業(yè)特征的圖片元素來作為主題背景。在配色方案上，商務(wù)類的近幾年流行商務(wù)藍(lán)，商務(wù)黑等較為沉穩(wěn)的顏色作為主色調(diào)。一些具有鮮明行業(yè)特色的，例如環(huán)保行業(yè)的一般采用綠色為主色調(diào)。

3.關(guān)注受眾的體驗(yàn)

PPT最終是呈現(xiàn)給受眾的，受眾的體驗(yàn)是不能忽略的。因此，制作者除了考慮匯報(bào)內(nèi)容之外，還應(yīng)該考慮到匯報(bào)的對(duì)象，既受眾。很多關(guān)于制作PPT 的課程中都提到設(shè)計(jì)的四大原則，源自于美國(guó)Robin Williams在《寫給大家看的設(shè)計(jì)書》里提到的“對(duì)比、重復(fù)、對(duì)齊、親密性”。這四個(gè)原則，運(yùn)用到PPT 中，都是非常符合受眾閱讀習(xí)慣和審美心理的。因此，在制作PPT 時(shí)，很有必要站在受眾的角度，用受眾的眼光去安放每一段文字，每一張圖片及每一份圖表。

三、幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

1. 運(yùn)用適當(dāng)適量的動(dòng)畫

適當(dāng)適時(shí)適度的動(dòng)畫極其重要。一方面可以緩解受眾對(duì)于靜態(tài)畫面的審美疲勞，另一方面可以輔助匯報(bào)者更好地演示其內(nèi)容。比如說在匯報(bào)數(shù)量增長(zhǎng)時(shí)，一般會(huì)用從下方飛入的動(dòng)畫，以輔助說明增長(zhǎng)的動(dòng)作。但是過于復(fù)雜的動(dòng)畫，一方面會(huì)讓受眾覺得眼花繚亂，有種喧賓奪主的感覺，另一方面，由于匯報(bào)時(shí)間有限，更易耽誤匯報(bào)時(shí)間，影響匯報(bào)進(jìn)度。

2.提前了解匯報(bào)者的演講習(xí)慣

有時(shí)，PPT 制作者和匯報(bào)者不一定是同一個(gè)人。當(dāng)匯報(bào)者另有其人時(shí)，制作者有必要了解匯報(bào)者的演講習(xí)慣，比如關(guān)鍵點(diǎn)是逐一呈現(xiàn)在頁面上還是全部出現(xiàn)，是否需要背景音樂烘托氣氛等。提前掌握這些習(xí)慣，在設(shè)計(jì)和制作時(shí)都可以少走不少彎路。

3.提前了解匯報(bào)場(chǎng)地的設(shè)備狀況

匯報(bào)場(chǎng)地的設(shè)備狀況會(huì)直接影響PPT 的呈現(xiàn)效果。如果用高級(jí)版本的軟件制作PPT，在一臺(tái)低配版的設(shè)備上播放，那么呈現(xiàn)效果將會(huì)大打折扣。因此，制作者需要考慮PPT 保存格式的兼容問題及字體嵌入的問題，以確保PPT 在會(huì)場(chǎng)能正常呈現(xiàn)。此外，匯報(bào)場(chǎng)地的投影屏幕尺寸，是另外一個(gè)需要考慮的因素。目前PPT最為常見的兩個(gè)尺寸為16：9 和 4：3。如果制作者用16：9的尺寸制作PPT，在4：3 的屏幕上原有的扁平化效果就無法很好的呈現(xiàn)。相反4：3 的尺寸投放在16：9的屏幕上，屏幕兩側(cè)會(huì)出現(xiàn)黑邊。也許在現(xiàn)場(chǎng)可以進(jìn)行臨時(shí)的尺寸修改，但仍無法避免原尺寸頁面上的一些元素在改后發(fā)生變化。因此，應(yīng)盡可能避免發(fā)生這種情況。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃錦程.匯報(bào)型PPT制作規(guī)范[J]信息通信，2017（7）：265-267

[2]李君.匯報(bào)型PPT的設(shè)計(jì)與制作[J]電腦開發(fā)與應(yīng)用，2012（12）：44-46

[3]Robin Williams.寫給大家看的設(shè)計(jì)書[M].北京： 人民郵電出版社，2009.

作者簡(jiǎn)介：

林玫貝（1990年11月—），性別：女，民族：漢族，職稱：研究實(shí)習(xí)員，學(xué)歷：碩士研究生，研究方向：成人教育，單位：上海海關(guān)學(xué)院。