檔案保護(hù)體系的現(xiàn)狀淺析

陳晶

【摘要】檔案作為一種不可再生的資源，極其珍貴，因此，如何最大限度地延長檔案的壽命，如何解決檔案保管及利用的安全問題也日益凸顯。本文針對目前檔案館對檔案保護(hù)所建立的體系和采用的方法，探析了檔案保護(hù)仍存在的許多不足，需進(jìn)一步改進(jìn)和提高。

【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù)；體系建設(shè)；傳統(tǒng)的方法；存在的不足

一、 檔案保護(hù)的迫切性和必要性

（一）檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源，這也注定了檔案的珍貴性。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，檔案利用的頻率越來越高，對檔案資源的開發(fā)力度也越來越大，頻繁利用甚至破壞檔案的現(xiàn)象日漸突出，因而解決這些問題迫在眉睫。

（二）檔案從收集整理到保管利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的危險(xiǎn)。例如紙質(zhì)檔案在長期的存放過程中會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變脆、檔案字跡發(fā)生褪色、擴(kuò)散以至模糊不清的情況；不適宜的庫房溫濕度保管環(huán)境造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)；頻繁翻閱，經(jīng)常性地復(fù)印檔案造成的損害也隨處可見。

二、傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方法

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)主要是檔案庫房檔案安全保護(hù)的“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）、“兩調(diào)控”（溫濕度調(diào)控）、修復(fù)破損檔案（修裱、加固）及檔案復(fù)制（復(fù)印、掃描）等。由于受經(jīng)費(fèi)、場地、人員等各方面條件的限制，目前各檔案館對檔案的保護(hù)主要是采用了以下方法：

（一）對有害生物的防制。在檔案整理完畢后將檔案放入冰柜一段時(shí)間，用冷凍法殺滅害蟲；在檔案庫房內(nèi)放置藥物，并營造合適的檔案保管環(huán)境以減少檔案發(fā)霉、變質(zhì)等。

（二）對破損檔案進(jìn)行針對性修復(fù)。通過檔案的加固和裝裱等手段延長檔案的使用壽命。

（三）對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。制作副本，減少對檔案原件的損害。

（四）對珍貴檔案啟用專業(yè)設(shè)備。如四川大學(xué)珍品檔案陳列室擁有相當(dāng)數(shù)量的珍貴檔案，為此陳列室配備了專用的恒溫恒濕設(shè)備及專門的氣體滅火控制系統(tǒng)，并使用了價(jià)值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅(qū)霉隔潮）。檔案保護(hù)效果非常明顯， 但由于經(jīng)費(fèi)的限制，這些裝備在其它普通的檔案庫房是不可能配備的。

三、檔案保護(hù)存在的不足

這些措施固然對檔案的保護(hù)構(gòu)建了最基本的防護(hù)堤，但現(xiàn)實(shí)中各檔案管理機(jī)構(gòu)還存在許多不足需要不斷改進(jìn)提高。

（一）缺乏甚至沒有專職的檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員。如四川大學(xué)檔案館作為西南地區(qū)規(guī)模最大的高校檔案館，居然沒有一個(gè)接受過系統(tǒng)教育的專職檔案保護(hù)人員（檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)的本科生、碩士、博士）。

（二）檔案資源、檔案利用和檔案保護(hù)共同構(gòu)成了檔案三大體系，這足以說明了檔案保護(hù)的重要性。但檔案保護(hù)作為體系建設(shè)普遍缺乏前瞻性、完整性和針對性。絕大部分部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對本部門的檔案保護(hù)體系從微觀技術(shù)層面到宏觀管理層面做有效的全面評(píng)估。

（三）檔案災(zāi)害性事件的應(yīng)急管理是檔案保護(hù)體系中極為重要的一環(huán)，但各檔案管理機(jī)構(gòu)制定的應(yīng)急處理程序普遍存在不完整、缺乏針對性的演練及改進(jìn)。如見過太多單位的應(yīng)急演練都是多次進(jìn)行消防和逃生，反而對在緊急情況下如何對檔案實(shí)施有效保護(hù)極少涉及，完全流于形式，明顯本末倒置。

（四）工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)。強(qiáng)調(diào)檔案的利用和管理，對檔案的保護(hù)則相對忽視的現(xiàn)象在各級(jí)檔案部門普遍存在。檔案破損、發(fā)霉等情況很多是由于相關(guān)工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)所導(dǎo)致。所以必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)。不僅要增加檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案知識(shí)儲(chǔ)備，還要開展對檔案管理人員的檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員能夠針對本單位檔案的具體情況采取相應(yīng)正確的檔案保護(hù)措施，不斷提高檔案保護(hù)水平。

（五）相當(dāng)數(shù)量的檔案庫房和設(shè)備不達(dá)標(biāo)。檔案庫房大部分是由辦公用房改造而成的，并未對庫房的門窗采取相應(yīng)的防火防盜措施，而且?guī)旆块T窗的材質(zhì)是普通的木質(zhì)和單層玻璃，因而也無法做到防熱防潮。而多數(shù)基層單位檔案庫房中的設(shè)備不符合檔案保護(hù)要求。庫房多采用熒光燈或節(jié)能燈等照明設(shè)備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于照片、影像資料的保護(hù)。

（六）隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案是未來檔案業(yè)發(fā)展的趨勢，對電子檔案的保護(hù)工作也顯得尤其重要。由于目前技術(shù)的不成熟為電子檔案保護(hù)工作帶來了不少難題。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全在檔案保護(hù)體系中就更加關(guān)鍵和重要，但現(xiàn)實(shí)中普遍缺乏前瞻性強(qiáng)、針對性明確的檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理和應(yīng)急處置程序。有些部門雖然制定了網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的檔案保護(hù)應(yīng)急處置程序，但很少能進(jìn)行具有實(shí)戰(zhàn)意義的應(yīng)急演練。

（七）很多圖書館和博物館都下設(shè)了古籍修復(fù)中心和文物科技保護(hù)中心。在資料的保護(hù)上，圖書館、博物館都有自己獨(dú)到的見解和方法。但目前檔案部門同圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的交流和合作尚處于較低水準(zhǔn)。本來高校檔案館在這方面的條件得天獨(dú)厚，但實(shí)際上檔案館和本校圖書館、博物館的交流和合作都還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而跨機(jī)構(gòu)的交流合作不但對檔案保護(hù)體系，而且對整個(gè)檔案三大體系都是必須的，且具有戰(zhàn)略意義。

綜上所述，檔案保護(hù)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的、利國利民的工作。做好了這項(xiàng)工作，不僅能提高利用率，節(jié)約大量人力物力，還能創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案工作人員只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)，科學(xué)管理，將傳統(tǒng)的檔案保護(hù)辦法與現(xiàn)代化、信息化手段有機(jī)結(jié)合才能最大化地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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