電子卷宗應(yīng)用問題探究

摘 要 隨著社會發(fā)展的日益創(chuàng)新，檢察人員辦案方式也在逐步改進(jìn)，由傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗掃描衍生的電子卷宗已經(jīng)在檢察系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用。電子卷宗這一創(chuàng)新科技的產(chǎn)物有著紙質(zhì)卷宗不具備的各種優(yōu)勢，并且有效提升了檢察人員執(zhí)法辦案信息化水平，促進(jìn)了司法規(guī)范化。但是享受諸多便利的同時，作為以虛擬編碼形態(tài)存在的電子卷宗在實(shí)際應(yīng)用過程中也伴隨著相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，那么當(dāng)前電子卷宗應(yīng)用需要解決的問題就是如何盡可能地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最大程度發(fā)揮其具備的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞 檢察機(jī)關(guān) 電子卷宗 應(yīng)用優(yōu)勢 規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

作者簡介：劉恒恒，天津市寶坻區(qū)人民檢察院案件管理辦公室科員。

中圖分類號：D926.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.07.092

2015年12月16日，最高人民檢察院檢察委員會審議通過《人民檢察院制作使用電子卷宗工作規(guī)定（試行）》。根據(jù)《規(guī)定》，檢察機(jī)關(guān)辦理的審查起訴、提請抗訴等六類案件應(yīng)當(dāng)制作電子卷宗。隨著信息科技的日益發(fā)展，電子卷宗作為新興的案件信息載體，在我們?nèi)粘＾k案中逐漸體現(xiàn)出了不同于紙質(zhì)卷宗的優(yōu)勢，但同時在實(shí)際應(yīng)用過程中也出現(xiàn)了一些問題。

一、電子卷宗出現(xiàn)的背景及概念

“全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)”上線以來，網(wǎng)上辦案成為規(guī)范檢察機(jī)關(guān)司法行為的重要措施，并且在提高辦案質(zhì)量和效率方面發(fā)揮著重要作用。檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)初始功能包括司法辦案信息網(wǎng)上錄入、辦案活動網(wǎng)上監(jiān)督管理、辦案數(shù)據(jù)自動采集生成等，但是大量的紙質(zhì)案卷材料尚不能以電子文檔的形式儲存在系統(tǒng)中，這就給我們檢察官辦案帶來諸多不便?；诖?，2015年底電子卷宗系統(tǒng)作為統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的子系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

根據(jù)《規(guī)定》第二條，“本規(guī)定所稱電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過程中，將裝訂成卷的紙質(zhì)案卷材料，依托數(shù)字影像技術(shù)、文字識別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等媒介技術(shù)制作而成的具有特定格式的電子文檔和相關(guān)電子數(shù)據(jù)?！痹趯?shí)際操作過程中的電子卷宗，主要是通過掃描儀將紙質(zhì)案卷逐頁掃描生成為PDF文檔格式，掃描出的文檔必須圖像、文字清晰，可輕松辨認(rèn)承載內(nèi)容。在將PDF文檔編入到電子卷宗系統(tǒng)內(nèi)并轉(zhuǎn)化為電子卷宗后，文檔會分為圖像層和文字層，圖像層類似紙質(zhì)文檔不可更改，而文字層可以復(fù)制，并在外部粘貼。

二、電子卷宗制作問題探究

電子卷宗的制作一般由檢察院案件管理部門負(fù)責(zé)，在接收到紙質(zhì)卷宗之后，交由專人進(jìn)行拆卷、掃描、錄入、編輯。電子卷宗承載內(nèi)容必須與紙質(zhì)卷宗保持完全一致，才能發(fā)揮出其應(yīng)有作用。那么如何高質(zhì)量地制作電子卷宗，筆者就以下兩個方面進(jìn)行探究。

（一）應(yīng)當(dāng)制作電子卷宗的案件范圍

每年檢察機(jī)關(guān)收到的案卷材料數(shù)量繁多，如果全部制作成電子卷宗，需要耗費(fèi)大量的人力物力，其中某些案件的電子卷宗產(chǎn)生作用不明顯，例如公安機(jī)關(guān)報(bào)請批準(zhǔn)逮捕的案件，批捕階段時間緊張，證據(jù)材料往往有待進(jìn)一步完善，并且律師在偵查階段也不能查閱案卷材料，制作電子卷宗意義不大。所以應(yīng)當(dāng)在保證檢察官能夠順利辦案的前提下有選擇性地選取一部分案件制作電子卷宗，以爭取效益最大化?；诖?，《規(guī)定》詳細(xì)列舉了六類檢察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制作電子卷宗的案件類型：審查起訴類案件、報(bào)請上級檢察院決定逮捕、批準(zhǔn)延長羈押期限、提請?zhí)岢隹乖V、核準(zhǔn)追溯等案件。但是，各院制作的電子卷宗案件類別不僅限于此，一般會根據(jù)工作需要對其他案件制作電子卷宗。

（二）如何規(guī)范地制作電子卷宗

電子卷宗因其記錄內(nèi)容的特殊性，需要更加嚴(yán)格和規(guī)范地制作。筆者認(rèn)為首先要確保硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)，配備高速掃描儀、高性能電腦、監(jiān)控探頭等專用設(shè)備，并注重設(shè)備的保密審核；其次需要健全相關(guān)工作制度，對制作流程和人員責(zé)任進(jìn)行細(xì)化和規(guī)范，并對制作過程中出現(xiàn)的各種問題做出詳細(xì)規(guī)定，例如電子卷宗出現(xiàn)缺頁、漏碼、模糊不清等問題，要最大限度地保證電子卷宗內(nèi)容與紙質(zhì)卷宗的一致性；最后要將人員和場所配置到位，指定兩名工作人員并在專屬地點(diǎn)掃描制作電子卷宗。工作人員需要簽訂保密協(xié)議，電子卷宗制作場所要安裝全方位、無死角的監(jiān)控設(shè)備，對電子卷宗制作全過程進(jìn)行監(jiān)控。在紙質(zhì)卷宗拆卷掃描過程中，由于是人為操作，相關(guān)負(fù)責(zé)人尤其要注意保護(hù)紙質(zhì)卷宗的安全性，杜絕一切因客觀或人為原因增減、篡改、調(diào)換、毀損紙質(zhì)卷宗材料事件的發(fā)生。

三、電子卷宗使用優(yōu)勢及相應(yīng)問題探究

電子卷宗由于是電子數(shù)據(jù)，具有便于傳輸、存儲、復(fù)制、修改、攜帶等紙質(zhì)卷宗不具備的優(yōu)勢，那么電子卷宗在實(shí)際使用過程中能帶來哪些便利同時又伴隨怎樣的風(fēng)險(xiǎn)？筆者就電子卷宗的幾種使用類別進(jìn)行探究。

（一）檢察人員使用，助力辦案提質(zhì)增效

主要用于檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部的案件辦理工作，目前，根據(jù)電子卷宗系統(tǒng)制作要求將案件掃描上傳至系統(tǒng)后，即可將掃描圖片還原成可復(fù)制摘抄的高清圖片，承辦人點(diǎn)擊進(jìn)入圖片，便能夠?qū)⒐矙C(jī)關(guān)制作的筆錄、證據(jù)材料等內(nèi)容直接復(fù)制粘貼在需要制作的文書上，提高了制作審查報(bào)告、起訴書等法律文書的效率，極大限度減輕了承辦人打卷負(fù)擔(dān)，為案件快審快結(jié)提供了便利；并可以實(shí)現(xiàn)多人同時查閱同一本卷宗，方便主管領(lǐng)導(dǎo)和辦案人同時閱卷、發(fā)現(xiàn)問題，避免只依靠匯報(bào)就做出決定的局限性；同時，檢察院案件管理部門也可以依托電子卷宗系統(tǒng)，對辦案過程進(jìn)行同步監(jiān)督，進(jìn)一步強(qiáng)化案件質(zhì)量。但是辦案人員過度依賴電子卷宗可能會出現(xiàn)問題，如果電子卷宗與紙質(zhì)卷宗不一致又恰好缺失重要內(nèi)容那么可能引發(fā)嚴(yán)重辦案后果，所以辦案人員應(yīng)當(dāng)以紙質(zhì)卷宗為主要參考資料，以電子卷宗為方便辦案的補(bǔ)充，當(dāng)兩者不一致時，以紙質(zhì)卷宗為準(zhǔn)。

（二）律師閱卷更為便捷，保障了律師執(zhí)業(yè)權(quán)利

電子卷宗系統(tǒng)全面上線之后，律師閱卷時只需通過統(tǒng)一業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出加蓋水印和閱卷密碼的電子卷宗，并復(fù)刻到光盤上，即可在幾分鐘之內(nèi)將電子卷宗帶走，在導(dǎo)入電腦后，可按需隨時查閱、打印案卷，較之以往律師要花費(fèi)幾小時乃至一兩天進(jìn)行查閱、復(fù)印、拍照的情形，徹底解決了律師“閱卷難、閱卷慢”的問題。但是在方便律師閱卷的同時為了保證電子卷宗帶出的安全性應(yīng)注意以下問題：首先，在辯護(hù)律師閱卷之前，應(yīng)當(dāng)在提供相關(guān)材料的前提下，簽訂保密承諾書及相關(guān)電子卷宗保密規(guī)定；其次，電子卷宗導(dǎo)出過程中需嚴(yán)格按照規(guī)定加蓋閱卷律師信息水印及使用閱卷密碼，同時電子卷宗的承載光盤須為符合保密規(guī)定的加密光盤；最后，應(yīng)當(dāng)告知律師載體光盤使用注意事項(xiàng)及使用后如何處理，例如攜帶時應(yīng)當(dāng)注意保存防止丟失，使用時應(yīng)當(dāng)注意電腦系統(tǒng)環(huán)境安全防止電子卷宗數(shù)字信息泄露，使用后可以選擇交回檢察機(jī)關(guān)或者自行銷毀，最大程度保證案件信息安全。

（三）電子卷宗同步移送，實(shí)現(xiàn)政法機(jī)關(guān)跨部門使用

目前部分省市已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子卷宗在公安、檢察院、法院之間的同步移送，并通過協(xié)商合作建立起了電子卷宗數(shù)據(jù)互通共享平臺。公安機(jī)關(guān)提請批準(zhǔn)逮捕、移送審查起訴及報(bào)送偵查材料和檢察機(jī)關(guān)移送起訴及報(bào)送相關(guān)訴訟材料時，一律同步移送電子卷宗，并對案卷的數(shù)字化工作命名規(guī)范、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化設(shè)備配置、電子卷宗交換形式等問題做出具體規(guī)定，并要求公安機(jī)關(guān)按照制作規(guī)范，嚴(yán)格制作案件電子卷宗，確保合法、規(guī)范、高效、完整。 政法機(jī)關(guān)跨部門使用電子卷宗，實(shí)現(xiàn)了只制作一次便可提供給偵查人員、辦案檢察官、主審法官、律師四家使用。電子卷宗不僅僅可以查閱，還可以復(fù)制、摘錄其中內(nèi)容，極大地為檢察官、法官、律師辦理案件提供了便利，避免了大量的文字重復(fù)錄入工作，節(jié)約出的時間可以更多地投入到案件思考中去，促進(jìn)辦案效率、提高辦案質(zhì)量。

注釋：

晨迪.電子卷宗監(jiān)督辦案 成都檢察添新名片.成都日報(bào).2016年1月11日，第011版.endprint