淺析醫(yī)院檔案歸檔管理

牛靜麗

【摘 要】 隨著新醫(yī)改政策的實施以及醫(yī)院建設(shè)水平的提高，醫(yī)院檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來，同時也成為了醫(yī)院發(fā)展建設(shè)當(dāng)中不可或缺的基礎(chǔ)要素，直接影響到醫(yī)院質(zhì)量的提高，醫(yī)院改革的深入發(fā)展。對此，醫(yī)院在完善檔案管理工作的過程當(dāng)中，必須要做好檔案的歸檔管理，結(jié)合當(dāng)前檔案管理的要求，考慮到檔案應(yīng)用的實際需要，有效提出檔案歸檔管理的措施，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 檔案 歸檔管理

醫(yī)院檔案當(dāng)中記錄了與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)的重要史存資料和醫(yī)療信息，而這些信息都是醫(yī)院長遠發(fā)展不可缺少的材料。特別是醫(yī)院管理正在向標(biāo)準化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，檔案管理作為院管理的重要部分同樣需要努力適應(yīng)新形勢，抓住新的歷史發(fā)展機遇，積極推進醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展，尤其是要做好醫(yī)院的檔案歸檔管理，有效發(fā)揮檔案信息醫(yī)療體制改革以及醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的價值。本文將重點就醫(yī)院檔案歸檔管理方法進行探討。

1、積極構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)

伴隨著信息時代的到來，以信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)就成為了檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要策略，同時還能夠在很大程度上為檔案歸檔管理提供巨大的便利，提升檔案歸檔管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化發(fā)展水平。在檔案的現(xiàn)代化管理工作當(dāng)中，醫(yī)院需要將醫(yī)療活動的相關(guān)檔案信息和醫(yī)院其他方面建設(shè)發(fā)展的檔案進行歸納整理，使得檔案管理系統(tǒng)以及檔案工作網(wǎng)絡(luò)可以更好的為醫(yī)療衛(wèi)生工作質(zhì)量的提升提供依據(jù)和服務(wù)。而在檔案管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建過程當(dāng)中需要明確的認識到文書檔案主要涉及到的是機關(guān)職能部門，所包含的是行政管理、醫(yī)療護理、儀器設(shè)備等方面的檔案信息管理；業(yè)務(wù)管理方面的檔案主要涉及到的是一些臨床科室，也就是醫(yī)院的內(nèi)外婦兒幾個主要科室；科技檔案管理則是把科研教學(xué)作為主要方面。各個部門以及科室必須要明確檔案管理的責(zé)任，并且配備專門的檔案管理人員，負責(zé)檔案整理以及歸檔，最終建立起完整的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，更好的保障檔案信息的保存價值，提升檔案的完整性。

2、創(chuàng)新檔案歸檔管理方法

在科技水平迅猛提升的時代背景下，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究以及治療方面的技術(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了多學(xué)科的整合，并且在臨床實踐當(dāng)中獲得了極大的成就，推動了醫(yī)療工作的創(chuàng)新發(fā)展，而同時在這一過程當(dāng)中也在不斷生產(chǎn)著與之相關(guān)的檔案信息。醫(yī)院檔案歸檔管理找工作任務(wù)顯得越來越艱巨，而要想得心應(yīng)手地處理好各項檔案歸檔的工作，則必須選擇科學(xué)化的歸檔管理方法，并運用好歸檔管理的技巧。醫(yī)院的檔案管理和歸檔人員需要認真學(xué)習(xí)相應(yīng)背景知識，創(chuàng)新工作思維，做好知識以及技能的更新，將傳統(tǒng)的手工歸檔以及人工檢索等方法轉(zhuǎn)變成為自動化檔案歸檔方法，提升檔案歸檔的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮計算機設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用價值。新的檔案歸檔管理方法在應(yīng)用當(dāng)中，把計算機作為有效載體和平臺，利用計算機完成檔案信息的起草、修改、生成以及歸納整理，確保醫(yī)院的各項檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實時歸檔，在檔案利用過程當(dāng)中，運用機器檢索的方法，讓檔案歸檔管理更加科學(xué)。

3、優(yōu)化檔案歸檔管理服務(wù)

醫(yī)院的檔案歸檔管理是一項復(fù)雜的工作內(nèi)容，在做好檔案歸檔工作之后，還需要為檔案的科學(xué)利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以便能夠充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的利用價值。受此影響，醫(yī)院的檔案管理人員在檔案歸檔管理工作的實施當(dāng)中要變被動為主動，樹立良好的服務(wù)意識，將傳統(tǒng)被動接受各個科室檔案文件并完成歸檔的工作服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成為主動上門指導(dǎo)各個科室完成檔案立卷和檔案整理，積極主動的和檔案利用者溝通聯(lián)系，并且嚴格依據(jù)檔案管理要求和檔案歸檔的標(biāo)準做好檔案管理和服務(wù)，從而優(yōu)化和創(chuàng)新檔案歸檔管理的服務(wù)模式，提升檔案服務(wù)的質(zhì)量和滿意度。檔案管理人員要注重做好臨床調(diào)研，敢于深入到臨床一線去不斷的了解和挖掘醫(yī)療實踐活動對于檔案管理和歸檔的實際要求，有目的有計劃的挖掘檔案當(dāng)中具備極高價值的檔案信息，做好檔案的編研工作，設(shè)置更加便捷快速的檢索工具，為醫(yī)院臨床工作的實施，科研管理水平的提高和醫(yī)院管理者戰(zhàn)略決策的制定提供優(yōu)質(zhì)和主動的服務(wù)。與此同時，要把檔案歸檔和檔案信息反饋結(jié)合起來，通過反饋信息的分析，來保障檔案利用效率的發(fā)展。

4、提升歸檔管理人員素質(zhì)

隨著信息技術(shù)和各項管理技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展水平逐步提高，檔案管理以及檔案歸檔的手段也獲得了長足的進步，因此對于檔案歸檔管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，只有保障檔案管理人員的素質(zhì)能夠滿足醫(yī)院檔案管理的需求，并更好的為各個部門科室服務(wù)，才能夠最大化的發(fā)揮檔案價值。對此，為了推動醫(yī)院檔案歸檔管理的長效發(fā)展，醫(yī)院要把側(cè)重點放在提升檔案歸檔人員素質(zhì)培養(yǎng)方面。一方面，醫(yī)院要做好內(nèi)部檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技術(shù)能力以及思想道德素質(zhì)，強化其責(zé)任意識，保障他們用自身高超的專業(yè)技術(shù)服務(wù)于檔案歸檔工作。另一方面，醫(yī)院要注重引進高科技人才，加快電子檔案管理和歸檔的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的步伐，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

檔案管理是醫(yī)院管理環(huán)節(jié)的重要部分，而檔案的歸檔管理又是檔案管理的核心，關(guān)系到醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，也直接影響到檔案資源的利用。對此，醫(yī)院檔案管理部門必須要充分擔(dān)當(dāng)企業(yè)檔案管理的責(zé)任，確保檔案信息的完整性和精準性，除了做好檔案收集之外，還需要完善檔案的歸檔存儲策略。在實踐活動當(dāng)中，要從積極構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新檔案歸檔管理方法，優(yōu)化檔案歸檔管理服務(wù)模式以及提升歸檔管理人員素質(zhì)幾個方面著手，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案歸檔管理新模式。

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