企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展

向曉梅

[摘要]檔案是企業(yè)發(fā)展的重要體現(xiàn)載體，企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源，企業(yè)檔案建設(shè)也是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要體現(xiàn)。在有限的檔案資源中，能體現(xiàn)出無限的企業(yè)生命力和創(chuàng)造力。企業(yè)檔案的信息化和管理創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案；信息化；創(chuàng)新；發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，對(duì)檔案工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今先進(jìn)企業(yè)發(fā)展的需求了。隨著科技的發(fā)展，新型的現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制成為企業(yè)發(fā)展必須。企業(yè)檔案包含對(duì)企業(yè)發(fā)展的翔實(shí)紀(jì)錄，其中也有重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)全過程活動(dòng)的相當(dāng)內(nèi)容，是國(guó)家的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源，也是國(guó)家財(cái)產(chǎn)管理的依據(jù)和憑證，加強(qiáng)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)于保存重點(diǎn)工程的歷史，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)和今后發(fā)展具有不可替代的作用。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的加速，檔案信息管理如何標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化？檔案管理工作如何創(chuàng)新？檔案管理隸屬關(guān)系變更的思考？如何按公司的實(shí)際需要建立信息平臺(tái)，成為企業(yè)在工作中能充分利用資源？這些都是作為一名企業(yè)檔案工作人員必須思考的重要問題。

一、企業(yè)檔案管理信息化與企業(yè)發(fā)展

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益隨著企業(yè)計(jì)算機(jī)運(yùn)用、辦公自動(dòng)化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對(duì)的新課題，也是必須解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理能否跟上整個(gè)企業(yè)管理信息化的步伐，使之真正成為企業(yè)信息化不可分割的一部分，已經(jīng)成為衡量企業(yè)檔案工作成敗與否的重要標(biāo)志。

企業(yè)檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個(gè)方面：檔案信息的數(shù)字化：檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化：檢索的自動(dòng)化：檔案信息接收、存儲(chǔ)和利用的一體化。需要注意的是檔案信息化管理必須解決安全問題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度，防治不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

二、企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化以企業(yè)精神為核心，以企業(yè)文化理念群、企業(yè)價(jià)值取向、企業(yè)文化形態(tài)、企業(yè)亞文化精髓為主要內(nèi)容，以企業(yè)物質(zhì)文化、企業(yè)制度文化為支撐，以企業(yè)文化符號(hào)為外部記載、傳播與輸出的工具，融企業(yè)的宗旨、行為規(guī)范、倫理體系、價(jià)值準(zhǔn)則、習(xí)俗、信仰、制度規(guī)定等為一體，是企業(yè)賴以生存的精神支柱。企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)等信息管理方面的文化建設(shè)。實(shí)質(zhì)上這既是企業(yè)文化的基礎(chǔ)建設(shè)，又是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案中的文化因素。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，但其內(nèi)容的實(shí)質(zhì)則是它的文化性質(zhì)。檔案是人類文化的記錄者，其中蘊(yùn)含著豐富的歷史文化知識(shí)，是人類必需的文化營(yíng)養(yǎng)和精神財(cái)富，是人類文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個(gè)門類、一個(gè)分支，同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容，同時(shí)也是一種管理文化。企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、榮譽(yù)記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的作用?？傊?，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程。企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動(dòng)結(jié)晶：企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動(dòng)者不可多得的寶貴精神財(cái)富：企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動(dòng)者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動(dòng)力。綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。

三、企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與企業(yè)發(fā)展

隨著國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》等綱領(lǐng)性文件的頒布實(shí)施，新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)迎來了快速發(fā)展的機(jī)遇，但從目前企業(yè)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢(shì)看，可謂形勢(shì)有喜有憂，外部困境和內(nèi)部矛盾并存，其中體制性障礙是顯性的突出矛盾。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須在改革和創(chuàng)新中求發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念是前提，提高質(zhì)量是核心，體制改革是關(guān)鍵，管理創(chuàng)新任重道遠(yuǎn)。

第一，思想觀念創(chuàng)新。思想觀念創(chuàng)新是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)，是保證檔案事業(yè)發(fā)展的首要條件。在長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，檔案部門蒙著一層神秘的面紗，處于封閉狀態(tài)。在不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作者只有解放思想、更新觀念、開拓創(chuàng)新，才能研究新情況、解決新問題、實(shí)現(xiàn)新突破。

第二，理論知識(shí)創(chuàng)新。延續(xù)了幾十年的檔案學(xué)理論，對(duì)中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了很大的作用，隨著形勢(shì)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)、無紙檔案、電子文件的出現(xiàn)，必將給整個(gè)檔案學(xué)理論帶來一個(gè)革命性變化。目前，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案主要是用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，生成檔案目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄等，整個(gè)管理還是模擬手工操作，隨著計(jì)算機(jī)檢索功能的健全，案卷目錄、全引目錄，都將失去作用，甚至案卷號(hào)、目錄號(hào)都有不存在的可能。電子文件的出現(xiàn)，也將給人們的工作和生活帶來巨大的變化。電子文件不同于紙質(zhì)文件，它具有依賴性、易更改性等多種特點(diǎn)。這些知識(shí)對(duì)于我們來說都比較陌生，要掌握和利用它，必須全面加強(qiáng)檔案管理，不斷擴(kuò)展檔案信息，在檔案信息化建設(shè)中走在前列，絕不能當(dāng)“座上客”和“配角”。也就是說，我們要有運(yùn)用現(xiàn)代化工具獲取信息的能力，要有綜合處理信息的能力，要有開展信息協(xié)作的能力，使檔案信息成為“零距離”交往的中介，與同行建立起和諧的協(xié)作關(guān)系。要有接受國(guó)外信息的能力，突破語(yǔ)言障礙，使國(guó)外先進(jìn)的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)為我所用，否則，就無法跟上飛速發(fā)展的時(shí)代步伐。

第三，技術(shù)與管理創(chuàng)新。加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)展高科技，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化，是堅(jiān)定不移地實(shí)施黨的科教興國(guó)戰(zhàn)略和可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重大舉措。檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)，離不開科學(xué)管理。技術(shù)創(chuàng)新就是要把以手工管理為主、計(jì)算機(jī)管理為輔，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)管理為主、手工管理為輔。管理創(chuàng)新就是對(duì)舊的管理模式進(jìn)行改革，將傳統(tǒng)的人工管理納入計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)上管理和虛擬管理等模式。通過技術(shù)與管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，電子檔案信息化，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)功能，大力開發(fā)檔案信息資源，為提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。endprint