實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理分析

付麗萍

摘 要：施檔案科學(xué)化管理，有助于提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用。實(shí)施檔案科學(xué)化管理一方面需要檔案管理人員實(shí)施高度重視，同時也需要構(gòu)建完善的檔案管理制度。本文則基于如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理展開分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；科學(xué)化

現(xiàn)階段，隨著社會主義現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，我國的檔案管理也在不斷的完善和進(jìn)步，人們對檔案信息的利用也在逐漸加強(qiáng)。提高檔案管理科學(xué)化水平不僅是我國現(xiàn)代化建設(shè)的要求，同時也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)在，檔案管理工作中的一項重要任務(wù)就是提高檔案管理科學(xué)化水平。這就要求檔案管理必須要對檔案管理工作給予高度重視和關(guān)注，并對檔案管理工作體系進(jìn)行建立和完善，改變管理理念，并通過多項措施提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的快速發(fā)展。

1 檔案管理工作現(xiàn)況

近年來，我國知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案事業(yè)有了更好的機(jī)遇，同時也要求其要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)知識極大的促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，充分開發(fā)利用社會所有的信息資源?，F(xiàn)在，人們對檔案信息的需求越來越高，檔案數(shù)據(jù)在計算機(jī)上的存儲和運(yùn)用還在安全性、可靠性和穩(wěn)定性等方面存在較多的問題[。另外，檔案管理由于一直都缺乏關(guān)注和重視，因此其在管理方面比較懶散，缺乏必要的管理制度，在管理中還存在管理理念落后以及管理人員素質(zhì)不高等問題，待解決。

2 如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理

2.1 完善檔案管理制度

檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者必須要對檔案管理的重要性給予充分的認(rèn)識，并認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)在提高檔案管理科學(xué)化水平中的重要作用，在具體的工作中，要通過有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來通過立法完善管理體系，并在此基礎(chǔ)上逐步推動檔案管理的自主創(chuàng)新。另外，還要加強(qiáng)對管理思想上的重視，從根本上提高管理工作者對檔案的重要性認(rèn)識，并設(shè)立相關(guān)部門來通過對不同環(huán)節(jié)的管理制度監(jiān)督以及責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核和表彰獎勵等制度來深化內(nèi)部體制改革。

2.2 規(guī)范管理流程

制定規(guī)范的檔案工作制度，完善認(rèn)識檔案查、借、轉(zhuǎn)遞流程。核實(shí)材料齊全后，填寫《檔案轉(zhuǎn)出登記表》，并對紙質(zhì)和電子版查詢目錄進(jìn)行修改，注明轉(zhuǎn)出的時間及單位，同時結(jié)清檔案管理費(fèi)；密封檔案，并由經(jīng)辦人簽字蓋章。在檔案查閱中，應(yīng)當(dāng)注意任何個人不得查閱或借用、經(jīng)手轉(zhuǎn)移本人及其直系親屬的檔案；查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁對檔案材料進(jìn)行涂改、圈劃、抽取、撤換；不得擅自抄錄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理工作人員進(jìn)行復(fù)印，填寫意見并加蓋公章后交由的借閱者，同時應(yīng)盡快將檔案材料送回檔案室處理[。

2.3 創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理作為一個系統(tǒng)的管理工程，期間所包含的內(nèi)容以及對它產(chǎn)生影響因素是眾多的，每一個因素發(fā)生變動或者是進(jìn)行發(fā)展都會給檔案管理工作帶來新的影響。在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及人類文明不斷進(jìn)步的形式下，勢必會對方案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。這就需要我們對檔案管理的全過程用全新的管理理念和科學(xué)的管理手段進(jìn)行細(xì)分，以確保檔案管理能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

3.1 樹立先進(jìn)的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制。具體的做法有：首先，我們應(yīng)該借鑒當(dāng)前所使用的一些最先進(jìn)的管理理念，然后結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來制定比較先進(jìn)的管理制度，對檔案管理工作中的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行明確、細(xì)分，推行責(zé)任制的管理模式。其次，與計算機(jī)工程人員以及多媒體工程人士進(jìn)行溝通與交流，將檔案管理與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合。最后，借鑒國外的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為國內(nèi)檔案管理事業(yè)注入新的思想和動力。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。其主要的做法是：一方面定期對檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來開展，確保培訓(xùn)能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動力。

3.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對于規(guī)范檔案管理工作中的每一個細(xì)節(jié)，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學(xué)化有著重要的作用。具體的做法主要有：首先，我們應(yīng)當(dāng)改善檔案管理的條件。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、配備專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)管力度，及時的進(jìn)行檔案移交、審批。最后，對檔案進(jìn)行細(xì)分化的管理，對于重點(diǎn)、重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管，提高檔案的準(zhǔn)確性和及時性、保密性等等。

3.4 建立電子檔案工作室，提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平。具體的做法主要是：（1）將電子檔案管理從檔案管理工作中獨(dú)立出來，對電子檔案進(jìn)行專門化的管理；（2）給電子檔案工作室配備現(xiàn)代化的辦公工具，并安排系統(tǒng)維護(hù)人員以確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行；（3）提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作水平。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平主要從強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平以及確保網(wǎng)絡(luò)安全、不斷進(jìn)行系統(tǒng)更新兩個方面進(jìn)行著手。

4 關(guān)于檔案未來發(fā)展方向的探討

4.1 利用計算機(jī)互聯(lián)技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保存、管理、利用的一體化。電子檔案隨著計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)逐漸的走向成熟，由于檔案內(nèi)容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進(jìn)行處理，這些問題現(xiàn)代化的軟件工程早已能夠妥善的進(jìn)行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理能夠擁有一個專門的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案材料的保存、管理、利用一體化，這也將為檔案的發(fā)展提供一個巨大的飛升空間。

4.2 專業(yè)化的管理團(tuán)隊，打造出地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。隨著越來越多的人認(rèn)識到管理對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、對于事情的成敗有著至關(guān)重要的作用，越來越多的人開始著手管理學(xué)的學(xué)習(xí)，這也造就了大批優(yōu)秀的管理人才活躍在當(dāng)今的社會中。同時 ，這就為檔案管理建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊提供了極大地可能性。

4.3 提高人們對檔案重要性的認(rèn)識，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識的形式傳播下去、擴(kuò)散開來，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動力和基礎(chǔ)。因此加大人們對于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價值，也是未來我們要繼續(xù)堅持發(fā)展的重要方向。

總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要提高檔案管理科學(xué)化水平的有效性以及檔案管理了科學(xué)化水平提高的重要途徑、檔案管理未來發(fā)展的重要方向來綜合性的論述檔案管理科學(xué)化水平的提高。

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