在知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理問題探究

范捷

摘 要：檔案信息作為企業(yè)發(fā)展的重要記錄內(nèi)容，可以幫助企業(yè)的反思過去發(fā)展中存在的問題、正視當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的實(shí)際、科學(xué)的規(guī)劃未來企業(yè)發(fā)展的方向。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)與時(shí)代的到來，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作也提出了更高的要求。在知識(shí)管理時(shí)代，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，打破傳統(tǒng)閉塞、粗狂的檔案管理過程，強(qiáng)化知識(shí)時(shí)代科學(xué)、信息化、數(shù)字化的管理模式，成為了當(dāng)前企業(yè)檔案管理發(fā)展的新方向。本文筆者就當(dāng)前企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵、屬性等，談?wù)勅绾卧谥R(shí)管理背景下提高企業(yè)檔案管理的成效。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)；檔案管理；信息化；數(shù)字化；模式

1 什么是知識(shí)管理？

21世紀(jì)企業(yè)的成功越來越依賴于企業(yè)所擁有知識(shí)的質(zhì)量，利用企業(yè)所擁有的知識(shí)為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢和持續(xù)競爭優(yōu)勢對(duì)企業(yè)來說始終是一個(gè)挑戰(zhàn)。知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來的一種最新管理思想與方法，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念。在組織中構(gòu)建一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)管理識(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。一句話概括為：知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。

2 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理結(jié)合的意義和作用

1.知識(shí)管理有助于企業(yè)檔案的知識(shí)共享。知識(shí)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說，至關(guān)重要。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，如果不能把企業(yè)的知識(shí)內(nèi)容匯總，形成一個(gè)企業(yè)層面的知識(shí)構(gòu)架，那么很難從根本上提高企業(yè)知識(shí)內(nèi)容的價(jià)值和意義。企業(yè)的檔案管理，作為企業(yè)知識(shí)內(nèi)容的記載和歸納，對(duì)于企業(yè)信息、資源整個(gè)具有重要的意義和價(jià)值。所以，知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)檔案的歸納，形成企業(yè)檔案知識(shí)共享具有重要的幫助。

2.企業(yè)檔案管理有利于形成對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為企業(yè)發(fā)展的核心力量和內(nèi)容，成為了現(xiàn)代企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。知識(shí)產(chǎn)權(quán)一般包含企業(yè)的專利、商標(biāo)等形式的權(quán)利內(nèi)容，是企業(yè)在發(fā)展過程中的重要資產(chǎn)內(nèi)容。而，企業(yè)檔案管理詳細(xì)記錄和反應(yīng)了企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)生、發(fā)展，能夠有效的幫助企業(yè)在知識(shí)管理的過程中形成一系列的歷史文獻(xiàn)參照、未來發(fā)展參考等。

3.企業(yè)檔案信息可以幫助企業(yè)融合更多的知識(shí)管理人才。在企業(yè)的發(fā)展過程中，難免會(huì)遇到各種各樣的技術(shù)、生產(chǎn)等難題，這時(shí)就需要進(jìn)行相關(guān)專業(yè)人才的整合和引進(jìn)。比如某一個(gè)技術(shù)崗位，在之前某一個(gè)重大的技術(shù)攻關(guān)和生產(chǎn)難題中，涌現(xiàn)出一批技術(shù)能力強(qiáng)的員工，而這些信息也是被參與技術(shù)攻關(guān)和生產(chǎn)解決的檔案資料記錄下來，此時(shí)企業(yè)的檔案管理信息可以通過這些內(nèi)容去匹配相關(guān)的人員，進(jìn)行新一輪技術(shù)、生產(chǎn)難題的攻關(guān)。

3 當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.部分企業(yè)對(duì)于檔案管理的重要性缺乏深入的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，存在一部分企業(yè)對(duì)于檔案管理的重要性缺乏深入的認(rèn)識(shí)。很多企業(yè)，尤其是中小企業(yè)，對(duì)于檔案管理工作往往不置可否，片面的認(rèn)為只要搞好生產(chǎn)、運(yùn)營等工作就可以了，檔案管理可有可無。正是有這樣的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了很多企業(yè)負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的支持性不夠、不重視，進(jìn)一步的降低了企業(yè)檔案管理的活力和成效。

2.相關(guān)的企業(yè)檔案管理人員的工作積極性不夠

在一部分企業(yè)檔案管理人員眼中，企業(yè)檔案管理無非就是對(duì)企業(yè)發(fā)展中形成的各類信息做好登記、歸納、整理，形成一部分文件的過程，沒有充分的認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理行為對(duì)于企業(yè)當(dāng)前、未來發(fā)展的重要性。在實(shí)際的工作過程中，缺乏主動(dòng)積極的工作態(tài)度，被動(dòng)的參與企業(yè)的檔案管理活動(dòng)。

3.完善的企業(yè)檔案管理制度需要進(jìn)一步細(xì)化和構(gòu)建

最后，還有一部分企業(yè)在檔案管理的制度上空有體系，而缺乏細(xì)致、完備的制度內(nèi)容。很多企業(yè)在檔案管理過程中，對(duì)于相關(guān)的檔案管理制度和規(guī)范沒有形成更加細(xì)致的管理內(nèi)容。有些企業(yè)的檔案管理部門，承擔(dān)這企業(yè)檔案信息的所有內(nèi)容，其他部門的檔案信息都是由專門的檔案部門進(jìn)行管理，然而在這個(gè)過程中，面對(duì)復(fù)雜、大量的檔案信息內(nèi)容，很多企業(yè)由于缺少細(xì)化的檔案管理體系，不能充分的對(duì)各種類型的檔案資料做好科學(xué)的管理，從制度上降低了企業(yè)檔案管理部門的工作成效和進(jìn)一步發(fā)揮檔案事業(yè)在企業(yè)發(fā)展中的實(shí)際作用。

4 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理工作的探究

1.重視企業(yè)檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作作風(fēng)

想要提高企業(yè)檔案管理的成效，最重要的就是企業(yè)的重視和檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。在企業(yè)側(cè)面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須從戰(zhàn)略上對(duì)其進(jìn)行重視，適時(shí)轉(zhuǎn)變管理職能，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理，從檔案保管轉(zhuǎn)向信息挖掘。檔案管理必須從傳統(tǒng)思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)檔案知識(shí)產(chǎn)品化，將顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化為隱形知識(shí)，再將隱形知識(shí)轉(zhuǎn)化為具有經(jīng)濟(jì)效益價(jià)值的顯性知識(shí)，不斷為企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)提供競爭力和創(chuàng)造力。在企業(yè)檔案管理人員中，應(yīng)該切實(shí)的轉(zhuǎn)變其工作作風(fēng)，化被動(dòng)為主動(dòng)，積極有效的引導(dǎo)和鼓勵(lì)相關(guān)人員充分的認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理時(shí)代企業(yè)檔案管理的重要性，增強(qiáng)其參與管理的信心和積極性。

2.進(jìn)一步細(xì)化企業(yè)檔案管理的崗位制度

細(xì)化企業(yè)檔案管理的崗位制度，就是在原制度和體系的框架內(nèi)，不斷的對(duì)檔案管理行為的每一個(gè)崗位進(jìn)行更加細(xì)致化的制度豐富和細(xì)化，力求通過形成以制度管理、有制度可以依靠、有制度必須依靠、違法制度必須追究、追究過程符合規(guī)范的檔案管理制度體系，從制度的角度加強(qiáng)人員的工作保障。

3.立足知識(shí)管理，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的模式

通過知識(shí)管理模式的應(yīng)用和融合，能給有效的增強(qiáng)企業(yè)檔案信息的內(nèi)部共享和流通，提高了企業(yè)檔案資源的實(shí)際利用效率和價(jià)值，也為企業(yè)在實(shí)際的生產(chǎn)、管理的具體行為提供了更多、更全、更細(xì)致的資料信息。比如筆者所在的單位檔案管理一共分為十二大門類，包括航天型號(hào)產(chǎn)品檔案，財(cái)務(wù)檔案，基建檔案，特殊載體檔案，民品檔案，質(zhì)量檔案，文書檔案，人事檔案，設(shè)備檔案，聲像檔案，經(jīng)營檔案等。通過知識(shí)管理思維的融入，可以進(jìn)一步的把企業(yè)檔案信息科學(xué)的進(jìn)行劃分和整合，提高企業(yè)檔案信息的利用率和成效性。

5 結(jié)語

長期以來，受到傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的思維影響，在實(shí)際的檔案管理過程中出現(xiàn)了很多與企業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的發(fā)展模式，弱化了企業(yè)對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。隨著知識(shí)管理思維的不斷引入和發(fā)展，企業(yè)通過立足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的理念和創(chuàng)新，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的成效，將會(huì)對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展融合更多的機(jī)遇和方向。與此同時(shí)，企業(yè)也能不斷的從檔案信息資源中獲取到更多的發(fā)展思維和價(jià)值。

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