人事檔案管理工作現(xiàn)狀及下步對策

趙科舉

[摘要]企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，它是全面考察員工的依據(jù)，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。重視人事檔案研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)，有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求。因此，企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進作用。加強人事檔案工作是做好人力資源工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、當(dāng)前人事檔案工作現(xiàn)狀

隨著市場經(jīng)濟的逐步建立和發(fā)展，人才競爭激烈，人事檔案管理工作的重要性日益體現(xiàn)，今年以來，中原油田人事檔案管理中心的成立，使油田的人事檔案管理工作進入制度化、規(guī)范化、信息化的建設(shè)軌道。在較短的時間內(nèi)，基層人事檔案管理工作取得了顯著成績，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）完善組織管理機構(gòu)健全管理規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案工作的管理和人力資源開發(fā)，人事檔案管理中心的成立，為今后油田加強人事檔案管理工作，提升檔案管理水平提供了有力保障，也為油田人事檔案今后的管理再上新臺階打下了堅實的基礎(chǔ)。人事檔案管理中心成立后，各基層單位明確了兼職檔案管理人員，并根據(jù)《油田人事檔案管理細則》及檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，完善了檔案管理制度。

（二）重視專兼職檔案管理人員的素質(zhì)提升

針對基層專兼職檔案管理人員變動大，檔案管理基礎(chǔ)知識薄弱等現(xiàn)狀，人事檔案管理中心及時開展了油田所屬各單位專兼職檔案管理人員集中培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提升了專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)，對今后提高檔案管理水平起著積極作用。

（三）人事檔案信息化建設(shè)日趨完善

檔案信息化建設(shè)主要包括三方面的內(nèi)容，一是加快現(xiàn)在館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，二是要對容易受損的、利用頻率較高的重要檔案進行數(shù)字化，三是對在油田發(fā)展過程中產(chǎn)生的電子形式的文件檔案采取科學(xué)的管理方法。人事檔案管理中心網(wǎng)站已經(jīng)開通，設(shè)置了人事檔案QQ群，搭建了全局人事檔案管理人員交流平臺，促進了人事檔案系統(tǒng)整體管理水平的提高。

二、基層人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案無小事，關(guān)系到每個企業(yè)員工的切身利益，關(guān)系到油田人事制度改革進程的進一步深入，關(guān)系到人才強企戰(zhàn)略的具體實施，人事檔案工作在看到取得的成績的同時，也應(yīng)清醒的發(fā)現(xiàn)存在的不足，通過分析調(diào)研，總結(jié)出當(dāng)前基層單位的人事檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：基層單位歸檔材料不規(guī)范，材料手續(xù)不齊全：基層人事檔案管理人員大部分是兼職人員，工作任務(wù)繁重；基層兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，操作不規(guī)范；人事檔案管理工作信息化建設(shè)有待進一步加強：人事檔案服務(wù)油田建設(shè)和員工的職能需進一步強化。

三、人事檔案管理工作下步對策

針對人事檔案工作存在的問題，在調(diào)研的過程中我們有重點的分析問題存在的原因，制定出具體的建議。

一是加強宣傳力度，提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識，要讓企業(yè)決策者充分認識到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選拔使用人才的重要依據(jù)，是對員工本人進行鑒定的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中就包含著企業(yè)人事檔案管理整體水平的完善和提高。

二是加強人事檔案信息化建設(shè)信息化。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開發(fā)信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化：即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的服務(wù)。大力推進人事檔案的信息化建設(shè)同，運用電子掃描等現(xiàn)代電子技術(shù)使人事檔案處理單一從紙質(zhì)記錄逐步過渡到電子文檔的轉(zhuǎn)換。實現(xiàn)實體檔案的計算機輔助化管理、采用先進的現(xiàn)代信息存貯技術(shù)推進電子檔案及實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和資源共享，提供便捷的檔案信息服務(wù)。推進人事檔案信息化建設(shè)信息化。

三是人事檔案管理逐步實現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)共享化。開發(fā)人事檔案資源軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)依據(jù)員工的原始檔案信息，建立起員工的基本情況，作為人力資源管理信息的一部分。通過采集、核對、錄入、調(diào)整、實現(xiàn)員工的人事信息共享，基層單位管理人員可以在較短時間內(nèi)，迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息，提高工作效率。實現(xiàn)普通員工基本檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和資源共享。

四是落實人事檔案專兼職管理人員專業(yè)化、知識化。由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的人事檔案管理專業(yè)隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術(shù)操作和管理，在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制，擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。同時，堅持經(jīng)常性的對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”高素質(zhì)人才。要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

做好員工人事檔案管理工作，既是企業(yè)發(fā)展的需要，也是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個堅實的基礎(chǔ)。人力資源管理部門要充分認識人事檔案管理的重要意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，站在新的起跑點，用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題，使人事檔案工作管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手資料，實現(xiàn)人事檔案管理工作的不斷提高，在為油田建設(shè)和服務(wù)職工上做出更大的貢獻。endprint