共享是檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)

紀(jì)華恩

[摘 要]本文主要闡述檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)——共享。檔案信息共享是新時期檔案工作面臨的一項即充滿生機又富有挑戰(zhàn)性的工作內(nèi)容與方向。它將直接關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的宏偉藍(lán)圖。為了達(dá)到共享目標(biāo)就要進(jìn)行需求分析，達(dá)成共識，并通盤考慮檔案信息化建設(shè)的實施，而且要堅持幾點工作原則，這樣才能少走彎路，避免重復(fù)投資，產(chǎn)生積極、高效、優(yōu)良的檔案信息服務(wù)效果。

[關(guān)鍵詞]共享；檔案；信息；服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.117

[中圖分類號]G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

檔案信息共享是新時期檔案工作面臨的一項即充滿著生機又富有挑戰(zhàn)性的工作內(nèi)容與方向。它直接關(guān)系到我國檔案事業(yè)發(fā)展的宏偉藍(lán)圖。在檔案信息化過程中，筆者認(rèn)為，檔案信息化的核心部分就是要面向公眾提供大量的檔案信息內(nèi)容，并實現(xiàn)互通互用。

1 檔案信息資源建設(shè)的重要性及其實現(xiàn)途徑

1.1 檔案信息資源建設(shè)的重要性

2004年12月中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》（中辦發(fā)[2004]34號）中強調(diào)要“加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進(jìn)程”，這充分說明檔案信息資源建設(shè)，特別是檔案數(shù)字化在國家信息資源建設(shè)與開發(fā)利用中的重要地位與作用。國家檔案局高度重視檔案信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用工作，2005年，國家檔案局下發(fā)了開發(fā)利用檔案信息資源的具體實施意見，對信息化條件下的檔案信息資源的建設(shè)和檔案數(shù)字化提出了明確要求。

1.2 實現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的基本途徑

檔案信息資源庫建設(shè)有兩個最基本的途徑：一是通過接收規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫；二是通過檔案數(shù)字化，利用技術(shù)手段將各類傳統(tǒng)載體檔案，如紙質(zhì)、照片、錄音、錄像檔案等轉(zhuǎn)換為計算機可處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)，建立各類檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前，檔案信息資源庫建設(shè)所面臨的首要問題是海量的館、室存儲的傳統(tǒng)載體檔案信息資源的共享利用。因此，充分利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，大力推動檔案數(shù)字化，應(yīng)用各類信息化的手段，整合檔案信息資源，形成綜合性、規(guī)范化、分布式、可共享的檔案信息資源體系，這對于檔案信息資源建設(shè)和國家信息資源建設(shè)都具有重要的戰(zhàn)略意義。

1.3 檔案信息化是有效提高檔案利用服務(wù)效率的手段之一

國家信息化的核心是以信息資源建設(shè)為主。檔案作為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源，對于國家信息化基礎(chǔ)資源庫建設(shè)非常重要，檔案信息化建設(shè)成果將通過各種信息平臺，為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供真實、完整、珍貴的基礎(chǔ)信息。

2 福建省本科高校檔案信息化現(xiàn)狀

2.1 建設(shè)總體情況

經(jīng)過多年的努力，福建省有些本科高校已經(jīng)建立了完善的軟、硬件支撐環(huán)境，在檔案信息資源管理方面也建立了相關(guān)的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)。近年來，發(fā)展與建設(shè)成績最為突出的學(xué)校是華僑大學(xué)檔案館、福州大學(xué)檔案館和廈門理工學(xué)院檔案館等。在高校檔案館信息化建設(shè)方面，他們?yōu)楦＝ㄊ「咝n案信息資源建設(shè)積累了許多寶貴的經(jīng)驗與方法，值得福建省本科高校檔案館學(xué)習(xí)與借鑒。當(dāng)然，還有一些高校也正在積極地投入到這方面的工作中，例如廈門大學(xué)檔案館和泉州師范學(xué)院檔案館正在運籌開展檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)的工作。各個學(xué)校投入的經(jīng)費將是以百萬元預(yù)算計算，規(guī)模將是宏大的。相信他們一定會為福建省本科高校檔案信息化建設(shè)走出一條嶄新的道路來。當(dāng)然，還有很多的高校檔案信息化建設(shè)還沒有開展起來，主要還是以檔案實體為管理對象。高校檔案信息化建設(shè)道路還是比較漫長的，這與福建省本科高校檔案工作的發(fā)展水平有很大的關(guān)系。

2.2 需要迫切解決的關(guān)鍵問題

福建省高校檔案機構(gòu)已建成幾所高校的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)，這些管理系統(tǒng)為工作提供了便捷服務(wù)和數(shù)據(jù)積累的同時，也為師生提供了相應(yīng)的信息查詢、利用、統(tǒng)計等功能。但依然存在著如下一些問題。

（1）目前福建省高校檔案機構(gòu)的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)都是相對獨立的，采用的軟件的開發(fā)公司不同，軟件的功能不同，從而造成了各自的“信息孤島”現(xiàn)象。檔案信息數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，多頭管理，而且數(shù)據(jù)不一致，公共數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享工作開展不足。

高校各部門在做信息化建設(shè)時都是立足于解決本部門實際工作需要，在不同的時間，采取不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫，在不同的開發(fā)條件環(huán)境下建設(shè)的管理軟件系統(tǒng)，因此系統(tǒng)間彼此獨立，互不兼容，從而形成了一個個“信息孤島”，信息和資源處于各自分散的狀態(tài)，無法實現(xiàn)共享，也造成了信息的多頭管理、數(shù)據(jù)不能實時更新，各部門需要其他部門分管的數(shù)據(jù)時基本上通過原始方式獲取。系統(tǒng)之間彼此相對獨立，導(dǎo)致同一個用戶要進(jìn)入校園網(wǎng)不同應(yīng)用系統(tǒng)，需要不同的身份標(biāo)識和密碼。例如：校園網(wǎng)內(nèi)，一名教師要進(jìn)入圖書館管理系統(tǒng)去查詢自己的圖書借還情況，她需要輸入圖書館的賬號和密碼，如果又想進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)了解教學(xué)情況時，她又得輸入教務(wù)系統(tǒng)的賬號和密碼；還有學(xué)校的學(xué)生一卡通系統(tǒng)采用流水號的方式為每位學(xué)生編號，而教務(wù)系統(tǒng)采用了跟年級專業(yè)相關(guān)的一套學(xué)號編制方法。又如：教務(wù)系統(tǒng)生成的每位畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績總表，不能生成電子版的檔案，結(jié)果到達(dá)檔案館保存的還是只有打印出來的紙質(zhì)版的學(xué)生成績檔案。檔案館的學(xué)籍檔案管理要信息化的話，只能再把紙質(zhì)學(xué)生成績檔案數(shù)字化，結(jié)果造成了重復(fù)投資、資源浪費。

（2）檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏頂層設(shè)計，缺乏明確的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。前期的信息化建設(shè)多以各部門自身需要出發(fā)進(jìn)行投資建設(shè)，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，無法有效保護(hù)現(xiàn)有投資，存在重復(fù)建設(shè)的情況。分散投資建設(shè)的管理服務(wù)的流程和信息資源被各業(yè)務(wù)系統(tǒng)切分，相互割裂，應(yīng)用系統(tǒng)沒有遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得應(yīng)用集成整合的難度加大，還造成了重視部門內(nèi)部使用而忽視服務(wù)師生的情況。另外，在系統(tǒng)運維、信息安全、流程再造與服務(wù)水平提升等諸多方面存在問題。endprint

同時，現(xiàn)有系統(tǒng)不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互交換的功能，這使得某些數(shù)據(jù)需要跨部門使用時，還依賴于原始方式進(jìn)行傳遞，最終表現(xiàn)出來的是部門內(nèi)雖然信息化了，但部門之間的工作仍然是手工完成。這種低效率的信息共享方式無法滿足現(xiàn)階段各部門對信息的需求，同時也大大制約了信息化建設(shè)的應(yīng)用。例如：來自同一廠家的教務(wù)和學(xué)工系統(tǒng)，彼此交換數(shù)據(jù)還是通過手工轉(zhuǎn)換的方式來進(jìn)行。

當(dāng)前，我國的信息化建設(shè)經(jīng)過了很多年，但是在高校的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)方面成效不是很明顯。教育部沒有提供檔案管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計，現(xiàn)在各個高校都是依據(jù)自己學(xué)校的需要去實現(xiàn)檔案信息化工作。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的軟件與數(shù)據(jù)庫五花八門，軟件的服務(wù)商也很多。這樣下去，勢必造成各個學(xué)校的檔案管理雖然實現(xiàn)了信息化，但是很難實現(xiàn)高校與高校之間的信息共享，或者高校與上級部門之間的信息共享，同樣會形成新的“信息孤島”。

（3）信息安全建設(shè)不足以及信息化保障機制不夠健全。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，大量網(wǎng)站及應(yīng)用系統(tǒng)的上線，使得信息安全問題凸顯。盡管已經(jīng)采取了多方面的措施，但尚未建立完整的信息安全服務(wù)體系，信息安全還存在隱患。

另外，信息化工作隊伍建設(shè)嚴(yán)重滯后，人員緊缺，且各單位信息工作分管領(lǐng)導(dǎo)及專職信息員不明確，制度建設(shè)不完善，考核及評價體系缺失等影響著高校信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 需求分析

2.3.1 一站式服務(wù)需求

針對當(dāng)前福建省本科高校檔案機構(gòu)存在多應(yīng)用系統(tǒng)和多重身份的情況，需要實現(xiàn)多個相關(guān)業(yè)務(wù)的整合貫通，通過統(tǒng)一信息門戶及網(wǎng)絡(luò)平臺提供面向師生的一站式服務(wù)。

2.3.2 標(biāo)準(zhǔn)化需求

針對福建省本科高校檔案綜合應(yīng)用管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一技術(shù)體系標(biāo)準(zhǔn)的情況，需要國家檔案局制定相關(guān)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和體系，對學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行長遠(yuǎn)的規(guī)劃。

2.3.3 開放性需求

對于目前各高校檔案應(yīng)用管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)模式不統(tǒng)一、更新維護(hù)難的問題，需要建立一個提供開放性平臺的智慧網(wǎng)絡(luò)。

2.3.4 信息共享需求

針對數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏、業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間信息難以共享、數(shù)據(jù)信息不能實現(xiàn)跨部門使用的問題，需要建立信息共享機制及規(guī)范，實現(xiàn)校園信息的共建共享，消除信息孤島，使學(xué)校各業(yè)務(wù)部門協(xié)同發(fā)展。

3 以共享為目標(biāo)，統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)推動高校檔案信息服務(wù)工作

高校檔案信息服務(wù)工作是一項涉及學(xué)校多個業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)工程，需要從學(xué)校整體的高度全盤考慮。因此，在改進(jìn)高校檔案信息服務(wù)的工作中，要堅持幾點工作原則，這樣才能少走彎路，避免重復(fù)投資，產(chǎn)生積極、高效、優(yōu)良的檔案信息服務(wù)效果。

3.1 統(tǒng)一規(guī)劃與分步完成原則

檔案信息化建設(shè)是一個建設(shè)周期長、難度大、投資多的項目，不是一年或兩年就能夠完成的工作。它需要檔案部門多方面的調(diào)研、方案論證、系統(tǒng)選型、推廣應(yīng)用等過程，所以整個檔案信息化建設(shè)過程必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌安排、分步完成，以確保項目的進(jìn)度和質(zhì)量，降低項目失敗的風(fēng)險。

目前，教育部的學(xué)歷認(rèn)證中心推出的學(xué)信網(wǎng)站查詢學(xué)歷服務(wù)工作就是一個很好的典型。由教育部統(tǒng)一信息、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)向社會廣大學(xué)生提供學(xué)歷認(rèn)證工作，具有很高的權(quán)威性，在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)了學(xué)生學(xué)歷信息的共享問題，也為基層高校檔案部門解決了大量需要查證的學(xué)生學(xué)歷問題。但是也有不足之處，現(xiàn)在學(xué)生的學(xué)士學(xué)位信息還沒有同步上傳到學(xué)信網(wǎng)內(nèi)與廣大學(xué)生共享。筆者希望在這項工作上，有關(guān)部門能夠加快速度，推動此項工作的完成，滿足廣大學(xué)生對學(xué)士學(xué)位信息查詢的需要。

3.2 資源整合與突出應(yīng)用原則

檔案信息化建設(shè)必須考慮保護(hù)事前原有的投資，要充分利用已有的信息資源，發(fā)揮它們的作用。在建設(shè)檔案信息化的過程中，要不斷整合現(xiàn)有的信息資源、不斷開發(fā)新的資源，建設(shè)集中的信息資源管理機制，并突出其“應(yīng)用”的價值，為廣大師生提供綜合性的信息服務(wù)。

如今電子文件與電子檔案的數(shù)量越來越多，檔案館（室）的管理對象內(nèi)容也不斷增多。檔案館的管理手段要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新機制，提高檔案管理信息化水平，在資源整合方面要與校OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行對接，實現(xiàn)文檔一體化管理。教務(wù)的管理系統(tǒng)也要進(jìn)行升級改造，將學(xué)生的成績形成電子版的成績歸檔，這樣就不必再進(jìn)行后續(xù)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程了。

3.3 信息共享與可持續(xù)發(fā)展原則

原有的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)不能實現(xiàn)信息共享，形成一個個“信息孤島”，導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)、投資浪費，嚴(yán)重影響了學(xué)校的智慧校園的建設(shè)和發(fā)展。因此，檔案信息化建設(shè)必須確保各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的信息共享與實時交換。檔案信息服務(wù)不僅要服務(wù)于本單位，而且要走出校門，服務(wù)其他單位，使檔案信息內(nèi)容在大眾面前實現(xiàn)共享。共享檔案信息是檔案信息服務(wù)走向成熟的標(biāo)志。同時，共享也是檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)。

檔案信息化建設(shè)要從學(xué)校的具體情況出發(fā)，做到夠用、能用、實用，切不可一味地追求大而全，也不可一味地追求技術(shù)的先進(jìn)性，要兼顧建設(shè)過程中的可擴展、可兼容和可轉(zhuǎn)向性，做到可持續(xù)發(fā)展。

檔案信息化的過程主要就是要解決檔案信息在服務(wù)之中的共享問題。檔案信息在服務(wù)過程中要能滿足本單位的工作需要，也要滿足廣大師生對檔案信息利用的需要，也就是要達(dá)到檔案信息服務(wù)共享的目標(biāo)。檔案信息可以通過多個數(shù)據(jù)庫或相應(yīng)的管理應(yīng)用系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)上或校園網(wǎng)上為廣大的用戶服務(wù)。筆者希望每一個學(xué)生今后要利用在校四年的成績表時，可以在家里輕松、自由、便捷地動動手指就能夠得到想要的檔案信息。筆者相信，這一天的實現(xiàn)不會久遠(yuǎn)！共享是檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，也是檔案工作者在履行自己崗位職責(zé)的過程中所要追求的目標(biāo)。endprint