醫(yī)院人事檔案管理的局限性及改進(jìn)策略

胡恒

摘 要：醫(yī)院人事檔案利用率偏低，要使靜態(tài)的數(shù)據(jù)在動(dòng)態(tài)的醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮作用，是人事檔案管理者的責(zé)任，既往的醫(yī)院人事檔案管理尚未發(fā)揮應(yīng)有的作用，急需改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；管理；改進(jìn)

1 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1 工作人員管理意識(shí)較為淡薄。醫(yī)院管理者特別是人力資源管理者對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)較為消極是醫(yī)院人事檔案管理中最為常見和突出的問題。大多數(shù)醫(yī)院的人事部門弱化對(duì)人事檔案的定位，片面認(rèn)為干部人事檔案僅僅是人力資源管理中的日常工作，檔案管理人員兼職者居多，未將人事檔案管理和選用人才、人才整合、人才開發(fā)和培養(yǎng)及員工動(dòng)態(tài)績效考核有機(jī)結(jié)合起來。

1.2 人事檔案管理制度不健全。我國早在上世紀(jì)末就已出臺(tái)了人事檔案管理規(guī)則、保管制度等一系列規(guī)章制度，對(duì)檔案管理的環(huán)境和硬件設(shè)施都有嚴(yán)格的規(guī)定，但很多醫(yī)院降低了人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和配置。常見的情況有人事檔案管理無獨(dú)立的保密場所、溫度濕度不達(dá)標(biāo)，從業(yè)人員兼職或不符合上崗資質(zhì)，保密制度不健全或形同虛設(shè)。

1.3 人事檔案管理業(yè)務(wù)滯后。大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理工作手段較為落后，主要體現(xiàn)在人事檔案的收集、歸檔、整理和分類保管方面，絕大多數(shù)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理尚停留在紙質(zhì)的管理層面，純手工管理過程也常存在差錯(cuò)。如職稱晉升或個(gè)人業(yè)務(wù)資質(zhì)考試等，人事檔案利用過程中不及時(shí)歸檔而造成材料遺失、缺項(xiàng)、錯(cuò)放、漏放等。

1.4 人事檔案的數(shù)據(jù)和利用不足。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性，準(zhǔn)確了解醫(yī)院工作人員的成長經(jīng)歷，使之為醫(yī)院人力資源提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在培養(yǎng)人才和搭建梯隊(duì)及動(dòng)態(tài)績效考核等方面提供翔實(shí)準(zhǔn)確的信息。而目前大部分醫(yī)院在選人、用人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)往往忽視了人事檔案的重要價(jià)值，利用工作僅僅限于職稱晉升、提供證明等事務(wù)性工作。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理水平的建議

2.1 提高人事檔案管理人員的思想水平和業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)要求執(zhí)業(yè)。人事檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐能力的培養(yǎng)，單位要建立對(duì)從業(yè)人員定期檢查考核制度。提高對(duì)人事檔案的收集、歸檔、整理等業(yè)務(wù)水平。

2.2 加強(qiáng)人事檔案的收集力度和材料鑒定。人事檔案管理部門應(yīng)協(xié)同醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案工作的重視，增強(qiáng)及時(shí)移交檔案材料的宣教力度，并強(qiáng)化與人事檔案材料形成部門的溝通與聯(lián)系。同時(shí)，及時(shí)做好檔案材料的收集工作，確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，為人力檔案信息資源的開發(fā)做好扎實(shí)的基礎(chǔ)工作。

2.3 細(xì)化檔案分類，提高人事檔案的利用率。組織部門已于2014年頒布了新的人事檔案標(biāo)準(zhǔn)，新標(biāo)準(zhǔn)在原分類的基礎(chǔ)上對(duì)四類、九類等類目進(jìn)行了細(xì)化和微調(diào)，并對(duì)檔案用紙規(guī)格進(jìn)行了規(guī)范，人事檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)則對(duì)人事檔案逐份逐項(xiàng)進(jìn)行整改，以確保人事檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.4 創(chuàng)新人事檔案的管理模式，以適應(yīng)國家醫(yī)療改革的新趨向。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)人事檔案信息化管理，為國家新一輪醫(yī)療改革制度的順利推行提供信息服務(wù)，醫(yī)院人事檔案應(yīng)由原來的靜態(tài)管理逐漸向醫(yī)院人力資源管理和績效考核動(dòng)態(tài)化管理模式轉(zhuǎn)變。今年的醫(yī)療改革新動(dòng)向是推動(dòng)全民健康和有效整合利用醫(yī)療資源，調(diào)動(dòng)和充分發(fā)揮各級(jí)醫(yī)院人力資源的作用。2016年實(shí)現(xiàn)執(zhí)業(yè)醫(yī)師的多點(diǎn)執(zhí)業(yè)使得醫(yī)療人力資源得以充分運(yùn)用，今年河南《關(guān)于開展公立醫(yī)院薪酬制度改革試點(diǎn)工作的指導(dǎo)意見》的頒布，促使醫(yī)院人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，探索建立新的行之有效的績效考核管理辦法，以適應(yīng)新的分配制度。這就要求醫(yī)院人事檔案管理工作要積極創(chuàng)新管理方式和方法，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，建立醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的存儲(chǔ)、檢索、查閱、掃描、印制等功能的便捷性，提高醫(yī)院人事檔案的制作與利用率。

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（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院人事科 來稿日期：2017-08-18）endprint