企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理與開發(fā)利用研究

丁鄭南

摘 要：本文從企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理與開發(fā)利用兩個角度對企業(yè)專利檔案進行研究。認為對企業(yè)專利檔案應采用制度化和基于流程的規(guī)范化管理。同時，從專利權轉讓、資本化及質押融資、有效維權、助推創(chuàng)新、品牌戰(zhàn)略等方面加快對企業(yè)專利檔案的開發(fā)利用，以發(fā)揮企業(yè)專利檔案的最大效益。

關鍵詞：企業(yè)專利檔案；檔案管理；檔案開發(fā)利用

專利作為企業(yè)最主要的知識產(chǎn)權，企業(yè)專利技術的研發(fā)、轉讓和成果轉化對企業(yè)未來發(fā)展及經(jīng)濟效益的取得具有舉足輕重的作用。作為企業(yè)知識產(chǎn)權載體的企業(yè)專利檔案，其規(guī)范化管理程度與開發(fā)利用水平對于企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

1企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理

1.1制度化管理。要實現(xiàn)企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理，第一步就是要構建企業(yè)專利檔案管理制度。首先，雖然近年來我國企業(yè)管理人員的專利意識不斷增強，但企業(yè)專利檔案管理人員專業(yè)知識儲備不足成為企業(yè)檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化的最大阻礙，對企業(yè)專利檔案管理人員采取自學加培訓的管理制度，自學輔之激勵手段，培訓包括進修、聽講座、案例探討等方法，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。其次，大多數(shù)專利檔案所記載的內容專業(yè)技術性過強，即使經(jīng)過培訓的檔案管理人員仍無法準確對某些檔案資料進行分類歸檔，因此企業(yè)應建立以檔案管理人員為主要負責人，相關專利研發(fā)人員為輔助者的檔案管理制度。檔案管理人員利用已有檔案管理專業(yè)知識對技術部門提交的原始資料進行初步分類，然后交由專利研發(fā)人員從技術角度對初步分類檔案進行審核并給出調整意見。最后，企業(yè)專利檔案的保密級別過高和過低都直接影響和限制企業(yè)專利檔案的利用，保密級別過高致使企業(yè)專利檔案概不外借，束之高閣，起不到科技創(chuàng)新的參考與借鑒作用。保密級別過低，誤認為專利信息均可在國家知識產(chǎn)權局免費獲取，于是企業(yè)專利檔案隨意外借且不及時收回，造成企業(yè)專利檔案的丟失和專利技術的外泄，使企業(yè)蒙受損失，殊不知，因專利的保密性要求，國家知識產(chǎn)權局所提供專利信息僅包括專利申請書、說明書、權利要求書及專利公報等少數(shù)信息，而詳細的專利資料歸檔于企業(yè)專利檔案管理部門。因此，企業(yè)根據(jù)專利檔案的實際制定合理、規(guī)范、有效的管理制度，明確歸檔范圍、分類編號方法、鑒定原則、數(shù)字化操作流程、外借審批程序、銷毀程序方法、權限要求、保管期限、保密手段和機密外泄責任人懲戒方法等，才能達成制度化管理的目標。

1.2基于流程的規(guī)范化管理

1.2.1專利獲取階段的檔案管理。企業(yè)專利的獲取途徑包括自主研發(fā)進而進行專利申請和直接從外界購買專利兩種途徑，自主研發(fā)申請專利又分為專利立項研發(fā)、專利申請、專利審批、專利結項四個階段，各階段產(chǎn)生專利檔案分別到期歸檔。通過購買途徑獲得的專利，直接交由企業(yè)檔案部門歸檔即可。

（1）專利立項研發(fā)階段。研發(fā)階段的專利文檔主要包括圖表、聲像、手稿、實驗所用數(shù)據(jù)、實驗結果報告等原始資料[1]，不僅是企業(yè)自主創(chuàng)新能力的證明，而且是企業(yè)未來相關研究的參考和借鑒，也是企業(yè)未來維權的重要法律憑證，具有極高的說服力和信服力。專利申請實施前將研發(fā)階段產(chǎn)生的各類核心原始資料經(jīng)技術研發(fā)人員審核評定歸入專利檔案。

（2）專利申請階段。申請階段，發(fā)明和實用新型專利申請需提交資料主要包括專利請求書、說明書、說明書摘要、說明書附圖、摘要附圖、權利要求書等，申請外觀設計專利的，應當提交請求書、該外觀設計的圖片或者照片以及對該外觀設計的簡要說明等資料。如企業(yè)將專利申請工作委托給專利代理公司，還需提交和代理公司簽署的委托書等[2]。以上所提所有資料均需提交國家知識產(chǎn)權局，但公司需保留副本及整個申請階段產(chǎn)生的各類繳費單據(jù)以備歸檔。

（3）專利審批階段。專利法第三條明確規(guī)定，國務院專利行政部門負責管理全國的專利工作，統(tǒng)一受理和審查專利申請，并依法授予專利權。發(fā)明專利的審批包括初步審查與公布、實質性審查兩個階段，發(fā)明專利的申請人如果請求實質性審查，需向我國專利管理部門提交申請日前與其發(fā)明專利有關的參考資料。實用新型、外觀設計的專利審批僅僅包括審查與公布，不包含實質性審查。專利審批階段資料主要有各種審查通知書、審查修改意見、各類證明等。如果某項專利申請進入復審和無效階段，還包括駁回通知、復審請求、補正通知書、復審請求受理通知書、答復復審通知書、復審決定、無效宣告請求、審查決定通知書等[3]，以上這些文件產(chǎn)生于專利復審委員會、法院和企業(yè)知識產(chǎn)權局。

（4）專利結項階段。專利申請結項包括專利取得授權、專利申請被駁回、專利視為撤回三種結果，專利結項階段產(chǎn)生資料包括授權通知書、辦理登記手續(xù)通知書、專利證書、各類繳費單據(jù)等或駁回通知，以上文件資料產(chǎn)生于國家知識產(chǎn)權局。

專利立項研發(fā)、專利申請、專利審批、專利結項四個階段產(chǎn)生的各類資料均應在各階段結束后經(jīng)所屬部門統(tǒng)一整理交由企業(yè)知識產(chǎn)權管理部門暫時保存，待專利申請結項后年底由企業(yè)知識產(chǎn)權管理部門交由企業(yè)檔案管理部門歸檔。

1.2.2專利持有階段的檔案管理。專利持有階段檔案管理主要包括專利檔案的利用與保護。專利證書的獲得僅僅是企業(yè)專利權利的開始，專利的利用包括專利實施、專利有償轉讓、專利質押融資、專利投資入股、專利權訴訟與反訴訟。專利的保護是基于專利保密性和獨占性，對企業(yè)知識產(chǎn)權的維護，在未經(jīng)批準的前提下，企業(yè)專利檔案不得外借，局外人不得查閱與復印，經(jīng)批準后，嚴格遵守借閱與復印手續(xù)及規(guī)定，及時歸還。專利的持有階段產(chǎn)生的檔案資料主要包括，專利持有期間定期繳納的年費憑證，專利轉讓合同、專利質押融資合同、專利因其稀缺性和高技術含量，作為優(yōu)勢資源投資入股企業(yè)，所簽訂的投資入股合同、專利權訴訟與反訴訟中形成的法律文件等。以上文件資料產(chǎn)生于企業(yè)各部門，各部門人員應在項目結項后統(tǒng)一交企業(yè)檔案管理部門歸檔。

2企業(yè)專利檔案的開發(fā)利用

2.1專利權轉讓、資本化及質押融資。據(jù)中國技術市場管理促進中心2016年6月發(fā)布的《2016全國技術市場統(tǒng)計年度報告》顯示，2015年我國技術轉讓合同成交總額達1466.53億元，增幅達到28.96% 。專利技術轉讓已成為除企業(yè)自主研發(fā)外企業(yè)獲得技術領先優(yōu)勢的另一重要途徑。企業(yè)作為某項專利技術的持有者，全面完整的專利技術檔案，可以幫助企業(yè)在進行專利技術轉讓時擁有議價優(yōu)勢，獲取合適的交易價格。企業(yè)作為專利技術的購買方，在專利轉讓合同簽署之前，通過對本企業(yè)相關專利檔案的研究，以較為合理的價格獲得某些專利技術，并準確判斷所購買專利技術剩余保護期限。endprint

專利權資本化是指專利權所有人將其所擁有的某項專利作為一種資本與投資方提供的資金共同投資入股的過程。專利因其具有稀缺性和高技術含量的特征，是增強企業(yè)競爭力的重要途徑，同時也是促進專利技術迅速轉化為生產(chǎn)力的關鍵路徑。我國技術成果轉化率不足10%，與西方發(fā)達國家50%相比相差甚遠，專利權所有人將其擁有的專利作為資本投資入股，入股企業(yè)利用其專利技術生產(chǎn)產(chǎn)品進而銷售實現(xiàn)經(jīng)濟效益，可謂實現(xiàn)了雙贏的結果。

知識產(chǎn)權質押融資。專利質押融資是以專利權作為質押品的知識產(chǎn)權質押融資方式[4]。盤錦福瑞電子科技有限公司作為一家中小型企業(yè)，在2017年初，通過9項專利質押，從盤錦市商業(yè)銀行獲得600萬元貸款，為企業(yè)解了燃眉之急。專利質押融資為企業(yè)融資提供了一種新思路，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了更大的發(fā)展空間和發(fā)展機遇。

2.2有效維權。專利糾紛案件在高科技企業(yè)中司空見慣，如何在專利糾紛中有效維權成為企業(yè)最為關注的問題。如若企業(yè)專利權遭侵犯，企業(yè)專利檔案中包含許多原始資料數(shù)據(jù)，而這些資料是證明專利權有效的重要憑證，完整的專利檔案資料更是體現(xiàn)企業(yè)專利權的重要證據(jù)。如若企業(yè)被訴侵犯他人專利權，此時企業(yè)專利檔案管理部門保存的企業(yè)專利檔案資料能夠證明自己所使用技術歸屬本企業(yè)所有或某些技術要點不同于訴訟方專利技術所保護范圍。企業(yè)專利檔案在企業(yè)應對專利糾紛中起著至關重要的作用。

2.3助推創(chuàng)新。企業(yè)自主研發(fā)的專利所產(chǎn)生專利檔案包含專利立項研發(fā)、專利申請、專利審批、專利結項四個階段全過程詳細的檔案資料，企業(yè)專利研發(fā)中所產(chǎn)生的圖表、聲像、手稿、實驗所用數(shù)據(jù)、實驗結果報告等原始技術資料，包含著企業(yè)技術人員的研發(fā)思路和方法，是企業(yè)寶貴的科研資料，為企業(yè)研發(fā)人員后續(xù)相關研究提供了研究基礎。除此之外，企業(yè)研發(fā)人員通過對企業(yè)專利檔案原始資料的研究，有助于研發(fā)人員快速實現(xiàn)對原有專利技術外圍專利技術的研究，并成功申請專利，從而對企業(yè)核心專利技術形成保護壁壘，達到保障企業(yè)核心技術，保持企業(yè)競爭優(yōu)勢的目的。

2.4品牌戰(zhàn)略。品牌體現(xiàn)的是產(chǎn)品的外在形象，專利體現(xiàn)的是產(chǎn)品的內在本質，對于實施品牌戰(zhàn)略的公司而言，企業(yè)專利檔案為企業(yè)品牌戰(zhàn)略的實施提供保障。知名品牌的塑造是一個長期的過程，而企業(yè)自主的專利技術是企業(yè)塑造良好品牌的基礎及關鍵所在。知名品牌是企業(yè)的無形資產(chǎn)，屬于企業(yè)知識產(chǎn)權，檔案是知識產(chǎn)權的載體，是維護和宣傳知名品牌的忠誠衛(wèi)士[5]。除此之外，企業(yè)檔案管理部門通過對企業(yè)專利檔案資料的摘錄、截取、整理，遞送企業(yè)宣傳部門，經(jīng)包裝加工后作宣傳所用，塑造企業(yè)自主品牌形象，幫助企業(yè)實施品牌戰(zhàn)略。

參考文獻：

[1]柯濤、林葵.知識產(chǎn)權管理[M].北京：高等教育出版社.2004.

[2]中華人民共和國國家知識產(chǎn)權局.專利審查指南[M].北京：知識產(chǎn)權出版社.2009.

[3]賀科偉.基于流程的專利檔案標準化管理[J].山西檔案，2014（01）：58～61.

[4]姚金燕.專利質押融資模式研究[D].上海：上海社會科學院，2015.

[5]劉延麗.專利檔案管理在專利戰(zhàn)略中的作用[J].機電兵船檔案，2009（01）：17～19.

（作者單位：河南省巖石礦物測試中心 來稿日期：2017-08-14）endprint