企業(yè)檔案管理信息化建設的有效途徑

文/甘肅省蘭州市中鐵一局集團市政環(huán)保工程有限公司 張秀國

企業(yè)檔案管理信息化建設的有效途徑

文/甘肅省蘭州市中鐵一局集團市政環(huán)保工程有限公司 張秀國

檔案如實記錄了企業(yè)各項業(yè)務活動開展情況，可以真實反映出企業(yè)的發(fā)展歷程，對企業(yè)的建設與發(fā)展有著極大的促進作用。在信息時代背景下，企業(yè)要想提升檔案管理工作的效率，需要加快信息化建設步伐，確保將檔案資料的價值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)的經(jīng)營管理服務。本文將簡述企業(yè)檔案管理信息化建設的意義，并提出具體可行的策略。

企業(yè)；檔案管理；信息化建設

信息化是目前世界經(jīng)濟與社會發(fā)展的主流趨勢，對企業(yè)檔案管理信息化而言，主要是利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將傳統(tǒng)文書、科技、人事等檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。同時，還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用計算機網(wǎng)絡設備進行傳輸，共享檔案信息資源，促進企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益的提升。因此，企業(yè)必須引起高度重視，不斷改進各方面條件，為檔案管理信息化建設提供可靠保障。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

加強檔案管理工作，有利于企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營的正常開展，讓企業(yè)的利益與合法權(quán)益得到維護，同時也記載了企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源和歷史概貌等內(nèi)容。一是通過檔案管理信息化建設，可以讓檔案管理工作得到改善，突破傳統(tǒng)檔案利用的各種局限，讓檔案管理部門由封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放，由檔案保管與利用智能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒉杉?、管理與服務職能。這樣可以更加科學配置檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的服務。二是采用信息化管理方式，能夠保證信息的可靠性與完整性，為領(lǐng)導提供詳細的決策依據(jù)，從而優(yōu)化組織管理，創(chuàng)新經(jīng)營決策。三是檔案信息化能夠大大減少二次文獻信息的編著時間，讓檔案信息利用時效性得到提升，將檔案資料提供給企業(yè)各業(yè)務部門，從而推動企業(yè)的快速發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設的策略

（一）提高重視程度，增加資金投入。企業(yè)檔案管理信息化建設涉及事項多，內(nèi)容雜，包括購置計算機、打印機、復印件、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設備，開發(fā)網(wǎng)絡系統(tǒng)等，需要在資金上獲得保障。企業(yè)管理者應引起足夠重視，正確意識到檔案管理信息化建設的意義，在經(jīng)費上給予足夠的支持，同時根據(jù)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，督促檔案管理人員落實好自身職責，讓檔案管理信息化建設可以正常開展。此外，在檔案內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等內(nèi)容上，也要作出統(tǒng)一規(guī)定，對檔案數(shù)據(jù)管理軟硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行規(guī)范，讓數(shù)據(jù)信息得到有效共享。企業(yè)內(nèi)部要采用統(tǒng)一的軟件，確保能夠正常轉(zhuǎn)換和讀取數(shù)據(jù)。

（二）抓好基礎設施建設。企業(yè)檔案信息化建設是一項復雜、系統(tǒng)的工程，涉及檔案的收集、整理、保存和利用等工作。企業(yè)必須重視信息化基礎設施建設，將各項設備配置完整，夯實信息化建設基礎，從而讓不同種類、載體的檔案資料得到有效保存，便于今后企業(yè)各部門的利用。企業(yè)還應加快檔案信息全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等建設，將多媒體設備配置齊全，以電子化方式存儲檔案信息，提升今后查閱的速度。檔案管理人員也要提高重視，管理電子文件時做到安全和完善，尤其是一些價值價高的檔案，如企業(yè)科研成果、財務信息等，不僅要將原始資料保存好，還應有電子版資料，及時進行備份，確保檔案資料的安全。

（三）完善各項檔案管理制度。為確保企業(yè)檔案管理信息化建設的正常開展，應結(jié)合實際情況，不斷完善各項管理制度，讓檔案管理工作更加科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化。如此一來，不僅讓檔案事業(yè)延伸到經(jīng)濟發(fā)展上，還促進了企業(yè)的快速發(fā)展，并將其與企業(yè)績效考核結(jié)合起來，讓全體員工都能重視檔案管理信息化建設。制度還可以約束檔案管理人員的行為，提高他們的責任心，能夠利用信息技術(shù)開展檔案收集、整理、分類、歸檔、保存、查閱和利用等工作，并注意正確操作各種現(xiàn)代化設備，保證檔案的安全，避免發(fā)生檔案資料遺漏、丟失等問題。這樣不僅可以提升檔案管理效率，也加快了企業(yè)檔案管理信息化建設步伐，讓各種珍貴檔案資料得到了有效利用。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。企業(yè)要注重建立一批素質(zhì)高、能力強、精通現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理人員，才能確保檔案管理信息化水平得到提升。對此，企業(yè)要定期組織開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習檔案管理方面的新知識，并掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)。同時還要注重引進專業(yè)人才，尤其是懂現(xiàn)代信息技術(shù)的人才，讓檔案管理隊伍更加充實，能夠正確、熟練操作現(xiàn)代化辦公設備，并懂得維護保養(yǎng)的方法。而對于檔案管理人員而言，也要充分認識到學習的緊迫性，在日常工作中主動進行學習，不斷提升自己的業(yè)務能力，增強開拓創(chuàng)新的意識。這樣企業(yè)檔案管理信息化水平才能得到提升，為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展提供準確、全面的檔案信息。

三、結(jié)語

總之，在當前市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)要加快檔案管理信息化建設步伐，最大限度發(fā)揮出企業(yè)財務、科研、人事等檔案資料的作用，從而適應時代發(fā)展步伐，提升市場競爭力。因此，企業(yè)要重視檔案管理信息化建設步伐，逐步加大資金投入力度，夯實基礎，同時抓好對檔案管理人員的培訓工作。這樣才能保證檔案管理信息化建設取得新成效，充分體現(xiàn)檔案管理的服務功能，為企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

[1]張海英.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].辦公自動化,2015(06):43-44.

[2]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報,2014(08):184-187.