新形勢(shì)下石油企業(yè)如何開(kāi)展辦公室管理工作

文/中國(guó)石化集團(tuán)西南石油局石油天然氣銷售處 王擎

新形勢(shì)下石油企業(yè)如何開(kāi)展辦公室管理工作

文/中國(guó)石化集團(tuán)西南石油局石油天然氣銷售處 王擎

本文主要結(jié)合石油企業(yè)的特點(diǎn)，以辦公室管理工作特點(diǎn)和重要性作為出發(fā)點(diǎn)，并針對(duì)管理問(wèn)題從健全和完善管理制度、提高管理人員綜合素質(zhì)等方面探討了開(kāi)展辦公室管理工作的建議，以期為提高石油企業(yè)辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量提供一些參考和意見(jiàn)。

新形勢(shì)；石油企業(yè)；辦公室管理

新形勢(shì)下，現(xiàn)代石油企業(yè)要想在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得到長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展，需要做好內(nèi)部管理工作。辦公室工作屬于內(nèi)部工作體系的一部分，在提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量方面占據(jù)著重要地位。因此為保障石油企業(yè)辦公室管理工作和企業(yè)決策的科學(xué)性和正確性，需要積極開(kāi)展辦公室管理工作。

一、特點(diǎn)、重要性和困境

（一）特點(diǎn)。特點(diǎn)有三：其一，承擔(dān)企業(yè)事務(wù)性工作。為滿足業(yè)務(wù)的需求，辦公室工作崗位較多，其崗位人員主要負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)事務(wù)性工作，比如文秘工作、基層檔案管理工作、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等。其二，企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)。企業(yè)辦公室崗位人員肩負(fù)多重身份，不僅需要扮演協(xié)調(diào)者角色，還需要充當(dāng)消息傳遞者角色，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令或者任務(wù)傳遞給各個(gè)部門(mén)，并將各部門(mén)的建設(shè)性意見(jiàn)或者任務(wù)完成結(jié)果及時(shí)反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。其三，積極參與企業(yè)決策。為進(jìn)一步提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和正確性，需要辦公室職員積極參與到?jīng)Q策過(guò)程中，并在日常工作中展開(kāi)調(diào)查和分析，收集資料、整理方案，進(jìn)而擴(kuò)寬科學(xué)決策渠道，促使決策的科學(xué)性和正確性得到提高。

（二）重要性。在新形勢(shì)下，辦公室的工作職能較為全面，在企業(yè)管理體系中占據(jù)著重要地位。對(duì)于石油企業(yè)而言，要想在當(dāng)前形勢(shì)下提高綜合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，需要結(jié)合企業(yè)辦公室管理工作實(shí)況，積極調(diào)整和管理辦公室工作，實(shí)現(xiàn)提高辦公室服務(wù)質(zhì)量和管理效率的目的。在這樣的前提條件下，石油企業(yè)才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展。在制定管理方案或者戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)，辦公室人員應(yīng)積極收集信息、整理方案，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員提供參考，進(jìn)而保障戰(zhàn)略計(jì)劃和管理方案的科學(xué)性和針對(duì)性。假設(shè)在這一過(guò)程中，辦公室人員的工作態(tài)度不明確、工作積極性不高、管理不夠科學(xué)，就會(huì)造成信息出現(xiàn)偏差，進(jìn)而導(dǎo)致決策失誤。由此可見(jiàn)，辦公室科學(xué)管理在促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展方面具有重要意義。另外，石油企業(yè)辦公室人員需要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)人員之間的溝通與交流，將企業(yè)政務(wù)工作有效落到實(shí)處，并結(jié)合政務(wù)工作執(zhí)行實(shí)況制定相應(yīng)的總結(jié)和報(bào)告，組織相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)，從而提高企業(yè)辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）困境。石油企業(yè)大多都是國(guó)營(yíng)性質(zhì)的，就我單位的情況來(lái)看，存在員工收入低、任務(wù)重的狀況，導(dǎo)致部分員工積極性不高。部分石油企業(yè)的組織管理結(jié)構(gòu)過(guò)于復(fù)雜，工作人員之間工作內(nèi)容的重疊性較高以及有的崗位安排的工作人員數(shù)量超出了該崗位內(nèi)容的需要，大大降低了工作的效率。同時(shí)存在部分基層單位人員配置不合理，一人多崗情況嚴(yán)重，加之“一崗雙責(zé)”理念的推廣，工作壓力驟增，相應(yīng)的福利薪酬低，導(dǎo)致員工思想波動(dòng)大，工作效率低、質(zhì)量差。

隨著全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變以及我國(guó)生產(chǎn)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，給石油企業(yè)帶來(lái)的巨大的挑戰(zhàn)，石油企業(yè)內(nèi)部的管理面臨著巨大機(jī)遇的同時(shí)也面臨著巨大的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。所以，結(jié)合現(xiàn)有的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，分析和管理企業(yè)內(nèi)部所面臨的情況，結(jié)合石油行業(yè)的特點(diǎn)、產(chǎn)品特點(diǎn)、石油企業(yè)的行業(yè)要求，加強(qiáng)本公司的內(nèi)部管理工作，是應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題與挑戰(zhàn)的前提。

二、存在的問(wèn)題

（一）思想不到位。目前，大部分石油企業(yè)辦公室人員的思想素質(zhì)欠佳，對(duì)辦公室管理工作不夠重視，也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作在促進(jìn)石油企業(yè)發(fā)展方面的積極作用。辦公室不僅是石油企業(yè)的一個(gè)管理部門(mén)，也是一個(gè)指揮機(jī)關(guān)。作為指揮機(jī)關(guān)，它需要扮演好協(xié)調(diào)者和指揮者的角色。因此作為辦公室的一員，需要結(jié)合企業(yè)各個(gè)部門(mén)的工作情況，針對(duì)各部門(mén)工作問(wèn)題，積極展開(kāi)調(diào)查和分析，收集資料和整理方案，制定具有針對(duì)性的解決措施，從而確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。但是由于企業(yè)辦公室人員思想認(rèn)識(shí)缺位，普遍認(rèn)為辦公室是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，與企業(yè)其他各部門(mén)之間沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)性聯(lián)系。這是導(dǎo)致石油企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量低下的主要因素。

（二）沒(méi)有健全和完善的規(guī)章制度。任何企業(yè)的發(fā)展都需要建立內(nèi)部規(guī)章制度，對(duì)于石油企業(yè)而言，要想在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，除了擁有良好的產(chǎn)品之后，還需要完善的規(guī)章制度作為保障，才能確保企業(yè)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。規(guī)章制度不健全、不完善，是造成企業(yè)辦公室管理工作效率低下的關(guān)鍵要素。在實(shí)際管理工作中，由于沒(méi)有規(guī)章制度制約的限制，辦公室人員的工作不夠規(guī)范，且在工作中更多考慮到人與人之間的利益關(guān)系問(wèn)題，造成責(zé)任主體不明確、容易出現(xiàn)諸多違規(guī)問(wèn)題，也就導(dǎo)致辦公室管理工作流于形式，沒(méi)有任何現(xiàn)實(shí)性作用與意義。

（三）工作執(zhí)行能力差。執(zhí)行力就是把目標(biāo)變成行動(dòng)，把行動(dòng)變成結(jié)果的能力。對(duì)于一個(gè)組織，是長(zhǎng)期戰(zhàn)略一步步落到實(shí)處的能力。執(zhí)行力是取得成功的必要條件，個(gè)人和集體的成功都離不開(kāi)好的執(zhí)行力。當(dāng)既定目標(biāo)和戰(zhàn)略方向已經(jīng)或基本確定，這時(shí)候執(zhí)行力就變得尤為關(guān)鍵。

部分企業(yè)的管理模式比較陳舊，未能在全方位、高層次上做出對(duì)工作的預(yù)見(jiàn)性，固守傳統(tǒng)的指揮、監(jiān)督的管理思維，往往會(huì)使工作人員的執(zhí)行能力變得更差，裹足不前，周而復(fù)始地進(jìn)入了“死循環(huán)”

由于部分企業(yè)的組織管理結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，部門(mén)之間、員工之間工作重疊性較大，一些員工不知道這件事情是該做還是不該做，而管理者也不清楚這項(xiàng)工作到底該由誰(shuí)來(lái)完成，或者是這項(xiàng)工作是由誰(shuí)完成的，一旦出現(xiàn)了工作上的失誤，溯源就比較麻煩。還有的辦公室工作人員把自己定位成是事務(wù)性的工作人員，上級(jí)安排什么工作自己就做什么工作，不會(huì)積極思考領(lǐng)導(dǎo)下一步的工作計(jì)劃，在辦事的過(guò)程中也缺乏有效的溝通，制定的工作計(jì)劃和措施未能給領(lǐng)導(dǎo)者的工作帶來(lái)便利，而是整天忙于處理瑣碎的事務(wù)。這樣長(zhǎng)期下去，導(dǎo)致辦公室人員的執(zhí)行能力不強(qiáng)、未對(duì)自己的工作崗位進(jìn)行一個(gè)清晰的定位，在工作中遇到什么困難就去解決困難，困難解決完成后就等事情做，忽視信息收集的重要性，從而使決策層的決策得不到相關(guān)數(shù)據(jù)的支持，造成重大的損失。

（四）缺乏激勵(lì)機(jī)制。由于石油企業(yè)沒(méi)有積極引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，造成辦公室工作人員工作積極性和主動(dòng)性不高。除了客觀因素之外，辦公室人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，加之干部人事崗位淘汰競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制缺乏，造成辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量不高。這也是造成石油企業(yè)辦公室工作進(jìn)步空間不大的主要因素。

（五）辦公室人員綜合能力不強(qiáng)。辦公室工作崗位較多、工作內(nèi)容覆蓋面較廣、項(xiàng)目多，因此對(duì)工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)要求較高。對(duì)于辦公室工作人員，除了具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)之外，還需要具有較寬的專業(yè)技能基礎(chǔ)。比如文秘專業(yè)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。但是目前我國(guó)大部分石油企業(yè)的辦公室管理人員并非專業(yè)學(xué)校出身，因此其綜合能力不強(qiáng)，是造成辦公室管理工作效率低下的又一主要因素。加之部分工作人員工作態(tài)度不明確、精神面貌不佳、上進(jìn)心缺乏、接待客人不熱情、建言獻(xiàn)策不夠主動(dòng)、不按規(guī)定辦事、責(zé)任心不足，造成辦公室工作水平不高。

三、辦公室管理工作的建議

（一）提高辦公室人員思想意識(shí)。石油企業(yè)作為提升我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱行業(yè)，需要結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展新態(tài)勢(shì)，積極展開(kāi)思想政治教育工作，加大對(duì)辦公室人員的思政教育力度，從而達(dá)到培養(yǎng)辦公室人員職業(yè)素養(yǎng)的目的。辦公室應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理工作情況和發(fā)展實(shí)況，針對(duì)內(nèi)部管理和發(fā)展問(wèn)題，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定具有針對(duì)性的解決方案和發(fā)展措施，并積極加強(qiáng)與企業(yè)各部門(mén)之間的溝通與聯(lián)系，進(jìn)而認(rèn)真貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的政策與方針，提升辦公室人員自身理論功底和戰(zhàn)略思維。

（二）提升服務(wù)意識(shí)。現(xiàn)階段，企業(yè)的管理方向和服務(wù)方向應(yīng)以市場(chǎng)為主，并結(jié)合市場(chǎng)和自身發(fā)展情況改變管理理念，積極引入“管理即為服務(wù)”的管理理念，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變辦公室人員管理理念和服務(wù)態(tài)度的目的。這就需要辦公室人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，并加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作在石油企業(yè)管理體系的重要作用和意義，在日常工作中不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、擴(kuò)寬工作領(lǐng)域、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而維護(hù)石油企業(yè)的市場(chǎng)形象。

（三）提高辦公室工作人員的執(zhí)行力。辦公室工作具有特殊性，每一個(gè)小的細(xì)節(jié)都不能忽視，要提高員工的執(zhí)行力，關(guān)鍵點(diǎn)就是目標(biāo)（任務(wù)）明確，使員工明確工作方向；工作方法得當(dāng)，具有可操作性；考核監(jiān)督到位。比如辦公室工作人員在進(jìn)行文稿起草的時(shí)候，可以根據(jù)公司既定的階段性目標(biāo)和規(guī)劃，提前進(jìn)行相關(guān)文稿的起草工作，留給自己相對(duì)寬裕的時(shí)間。要理解領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，深入工作基層收集文稿起草的相關(guān)資料和信息，同時(shí)也留給了管理層寬裕的時(shí)間對(duì)文稿進(jìn)行評(píng)判，以便形成相關(guān)的工作部署。在進(jìn)行客戶接待的工作就更加顯得重要了，如果不對(duì)客戶接待的事務(wù)進(jìn)行提前規(guī)劃，不盡早進(jìn)行方案的制定，而且方案的制定也顯得倉(cāng)促或者是不周全，在客戶接待的過(guò)程中就會(huì)導(dǎo)致這樣那樣的問(wèn)題，因小失大，影響到公司的整體布局。

由此看來(lái)，提高辦公室員工的執(zhí)行力不是不可能做到。辦公室員工們也要常常反思相關(guān)的工作問(wèn)題，從自身出發(fā)，找出自己在工作中的態(tài)度問(wèn)題，即“六何追問(wèn)法”?！皐hat”，應(yīng)該處理那些事情，做這件事情的相關(guān)工作步驟是否妥當(dāng)；“why”問(wèn)什么要采取這一步驟，如果省掉這一步驟結(jié)果會(huì)怎樣；“where”這一步驟應(yīng)該在什么地方進(jìn)行；“when”這一步驟在什么時(shí)間做作合適；“who”這一步驟有什么人來(lái)具體實(shí)施最合適；“how”這一步驟用什么方法做達(dá)到的效果最好。

（四）健全和完善規(guī)章制度。在新形勢(shì)下，石油企業(yè)要想取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、樹(shù)立良好的企業(yè)形象，需要結(jié)合內(nèi)部管理實(shí)況健全和完善規(guī)章制度，從而確保辦公室各項(xiàng)工作的有序展開(kāi)。規(guī)章制度的提出和建立，既可以提高管理工作的規(guī)范性，又可以增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而將辦公室管理工作落實(shí)到企業(yè)內(nèi)部管理體系和工作實(shí)質(zhì)中。與此同時(shí)，針對(duì)石油企業(yè)內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制的不健全和完善這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)積極引入科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，并健全和完善激勵(lì)機(jī)制，避免辦公室管理工作流于形式。

（五）提高人員綜合素質(zhì)。新形勢(shì)下，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展新態(tài)勢(shì)，采用科學(xué)有效的方式引導(dǎo)辦公室管理人員轉(zhuǎn)變管理理念和管理方式。比如鼓勵(lì)員工加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，營(yíng)造學(xué)習(xí)型企業(yè)的氛圍，鼓勵(lì)創(chuàng)新，開(kāi)展聯(lián)誼活動(dòng)和內(nèi)部人員培訓(xùn)活動(dòng)等，其目的是提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提高辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。

四、結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，石油企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)辦公室管理工作的有效性。這就需要企業(yè)結(jié)合辦公室工作具體落實(shí)情況制定具有針對(duì)性的規(guī)章制度，提高人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而為辦公室工作提供不竭動(dòng)力。

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