2006年工資改革帶來(lái)的人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策
——以事業(yè)單位為例

文/榆林學(xué)院 蘇穎超

2006年工資改革帶來(lái)的人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策
——以事業(yè)單位為例

文/榆林學(xué)院 蘇穎超

自2006年工資制度改革以來(lái)，人事檔案中的工資材料部分的歸檔要求和形式也同時(shí)發(fā)生了變化，且在之后的多次工資增長(zhǎng)過(guò)程中均未形成入檔材料。因此造成人事檔案工資入檔材料缺失，對(duì)日后的工資信息采集工作帶來(lái)嚴(yán)重問(wèn)題，同時(shí)也無(wú)形中增加了工作量。本文通過(guò)分析存在的相關(guān)問(wèn)題，提出一些建議。

工資改革；事業(yè)單位；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，工資制度也在不斷地改革和發(fā)展，但每次的工資制度改革只注重職工的工資變動(dòng)而忽略了工資變動(dòng)材料的歸檔問(wèn)題。雖在當(dāng)前看來(lái)減少了一定的工作量，但長(zhǎng)遠(yuǎn)看來(lái)則存在較大的問(wèn)題和隱患。本文以長(zhǎng)期從事在工資管理第一線(xiàn)人員的視角，剖析了近年來(lái)工資改革帶來(lái)的人事檔案管理問(wèn)題，并提出一些建議。

一、工資制度改革概述

（一）工資制度改革的歷程。新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)已經(jīng)歷了四次大的工資制度改革和數(shù)次的工資增加制度。每次的工資制度改革和工資增加制度都是為滿(mǎn)足人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)需求，同時(shí)解決當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和收入分配制所面臨的實(shí)際問(wèn)題，從而更好地推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）工資制度改革的產(chǎn)物。我國(guó)每次工資制度改革和工資增加制度都是以檔案材料來(lái)記錄的。這些材料分為政府文件和個(gè)人文件兩部分，其中政府文件包括國(guó)家及各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位下發(fā)的工資相關(guān)文件，個(gè)人文件包括個(gè)人信息、工資變動(dòng)情況等。通常各單位對(duì)于政府文件的管理較為規(guī)范，但對(duì)于體現(xiàn)個(gè)人福利待遇的個(gè)人文件的管理則是參差不齊。這可能導(dǎo)致個(gè)人無(wú)法了解自己的工資情況與變動(dòng)信息，如遇到較大的政策性改革或調(diào)整，單位不易及時(shí)高效地對(duì)員工工資進(jìn)行查詢(xún)與變動(dòng)。

（三）2006年工資制度改革引起工資材料歸檔的新變化。由于目前處于信息飛速發(fā)展的時(shí)代，日常工作中不斷面臨新的挑戰(zhàn)，已不再是單單的電子化、信息化，更多的是需要應(yīng)用電子信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)完成。2006年的工資制度改革工作就對(duì)工資材料入檔形式作出了新的要求和改變。即由先前的個(gè)人工資材料有變動(dòng)就有歸檔的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閮H調(diào)離或退休時(shí)一次性歸檔的方式，而每次個(gè)人工資變動(dòng)的材料并沒(méi)有提出統(tǒng)一歸檔要求。

二、由工資改革帶來(lái)的人事檔案管理問(wèn)題

（一）工資材料的歸檔問(wèn)題。2006年工資改革以后，由于工資材料的歸檔不再是隨變隨入，而且工資審批手續(xù)簡(jiǎn)化，從而造成個(gè)人工資調(diào)整的相關(guān)材料長(zhǎng)期沒(méi)有歸檔。但是單單依靠目前的電子材料不足以體現(xiàn)工資職能部門(mén)對(duì)每次工資變動(dòng)的政策落實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)審核、調(diào)整方案及工資調(diào)整的結(jié)果等。雖然利用電子信息平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)對(duì)上述信息的記錄，但紙版文件，特別是簽字或蓋章等原件材料的歸檔對(duì)信息的真實(shí)性、數(shù)據(jù)的可靠性起著不可或缺的作用。

（二）工資材料的查閱問(wèn)題。由于當(dāng)代多元化的社會(huì)工作及學(xué)習(xí)環(huán)境，事業(yè)單位人員特別是高校工作者常常會(huì)通過(guò)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方式提升個(gè)人能力。隨之而來(lái)的是工資待遇的相應(yīng)增加，因此每個(gè)人的工資水平與增長(zhǎng)情況可能由于不同的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷而存在差異，同年入職人員不能再通過(guò)他人的工資水平了解自己的工資情況。這對(duì)一線(xiàn)的工資調(diào)整人員而言，工作中需要解答的個(gè)人工資調(diào)整問(wèn)題日益增加，這無(wú)疑需要充實(shí)的歸檔材料以保證工作中的準(zhǔn)確性和可靠性。

（三）今后調(diào)資無(wú)系統(tǒng)性依據(jù)可尋。近年來(lái)，工資的增長(zhǎng)幅度逐漸增大，調(diào)資的頻率也逐漸增高，每?jī)赡曜笥揖蜁?huì)進(jìn)行一次工資的調(diào)整。在此情況下，每次調(diào)資的參考依據(jù)至關(guān)重要，它決定著個(gè)人工資的漲幅水平，因此更需要保證其真實(shí)性與可查性。而2006年工資改革以后，每次調(diào)資不再產(chǎn)生調(diào)資變動(dòng)檔案，可是單從每次調(diào)資的結(jié)果又不足以供單位新的工資調(diào)整做參考。

三、完善人事檔案管理工作的建議

（一）以信息技術(shù)為依托，充實(shí)工資調(diào)整材料的歸檔。人事檔案的管理趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化已是必然。應(yīng)當(dāng)把電子、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)充分利用起來(lái)，切實(shí)以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為今后的檔案管理工作提供支持，充分實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程。應(yīng)當(dāng)通過(guò)提高對(duì)諸如工資檔案材料等的電子入檔和整理工作來(lái)切實(shí)發(fā)揮出現(xiàn)代科技的便利性和高效性。應(yīng)當(dāng)通過(guò)一定的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)文字、圖片和聲像等材料向電子數(shù)據(jù)資料的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)格式的并存，從而既方便了查閱，又能提高檔案管理工作的效率，還大大提升了檔案的利用與服務(wù)價(jià)值。除此之外，還要加強(qiáng)檔案信息化工作的基礎(chǔ)。要提高檔案庫(kù)的檔案保存環(huán)境，從而為電子檔案保存的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。對(duì)新建的檔案庫(kù)應(yīng)制定適合檔案紙版及電子檔案的新標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)其信息化的設(shè)備建設(shè)；對(duì)已有的檔案庫(kù)應(yīng)著重其改造。紙質(zhì)檔案的庫(kù)房管理要保證溫度、濕度和防塵等因素。電子檔案的保存則應(yīng)提升信息化設(shè)備運(yùn)營(yíng)所需要的環(huán)境，完善服務(wù)器、機(jī)房、電子檔案庫(kù)等基礎(chǔ)設(shè)施，其中包括一些基礎(chǔ)的防靜電設(shè)施、防磁設(shè)施等，還應(yīng)加強(qiáng)保密技術(shù)，防止信息的泄露。

（二）紙版檔案的妥善保存與電子數(shù)據(jù)錄入并重。在檔案信息化過(guò)程中，對(duì)于工資檔案的錄入要對(duì)工資檔案的原有重要部分予以充分保留，避免歸檔時(shí)遺漏。特別是每年工資變動(dòng)的情況材料應(yīng)當(dāng)完整收錄，以便為查檔、今后的工資調(diào)整等提供完善的檔案材料支持。各種相關(guān)的檔案材料要建立完善的管理體系，協(xié)調(diào)各檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方法，并減少文件資料的流失。在檔案錄入過(guò)程中，對(duì)于較簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)量少的檔案信息，以Excel等常用軟件為基礎(chǔ)，利用照相機(jī)、掃描儀等工具，做好信息的收錄、統(tǒng)計(jì)與分析等工作；對(duì)于較復(fù)雜、信息量較大的檔案材料，使用特定的檔案管理軟件進(jìn)行錄入、整理與分析。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理制度。檔案工作的高效離不開(kāi)完善的檔案管理制度，這就需要通過(guò)建立一系列切實(shí)可行的規(guī)章、制度，以實(shí)現(xiàn)有法可依、有規(guī)可循，從而規(guī)范檔案管理的各流程。其中應(yīng)當(dāng)包括檔案的入檔流程，轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出流程、查（借）閱流程，收集歸納制度，保管與保密制度，鑒別與歸檔制度等多項(xiàng)流程細(xì)則與制度，從而落實(shí)依法治檔，依規(guī)管檔。在歸檔過(guò)程中，特別應(yīng)當(dāng)注意檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)格式并重。不可因信息化、電子化檔案管理而忽視檔案紙質(zhì)的重要性。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案信息的及時(shí)更新。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)做好信息化建設(shè)中專(zhuān)業(yè)人才的儲(chǔ)備與培養(yǎng)。通過(guò)定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)活動(dòng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理中先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的操作技能，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化水平。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，努力拓寬知識(shí)層面，提升自身綜合素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)信息化檔案管理工作。還要注意充分發(fā)揮人事檔案工作者的創(chuàng)造性，在提升自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，熟悉人事檔案工作的管理模式，從而為現(xiàn)代化、信息化的社會(huì)提供有利的資源。

四、結(jié)論

隨著我國(guó)關(guān)于人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案管理變革勢(shì)在必行。正確處理檔案紙版與電子材料的關(guān)系在人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中具有十分重要的意義。如何在新的制度和技術(shù)環(huán)境中，以人事制度的改革為契機(jī)，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化為依托，以人事檔案的科學(xué)化管理為基石，以人事檔案的社會(huì)化服務(wù)為宗旨，將人事檔案管理的研究與實(shí)踐推向更高層次，這是每一位人事檔案管理者值得認(rèn)真思考的問(wèn)題。

[1]劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進(jìn)[J].河南省社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì), 2016．

[2]韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點(diǎn)[J].中國(guó)人事出版社, 2014．

[3]黃慧蘭.做好人事檔案管理工作的對(duì)策與建議[J].單位技術(shù)開(kāi)發(fā), 2011.

[4]陳曉宇.淺談新時(shí)期的人事檔案管理意識(shí)[J].山西檔案,2011.

（此論文系14GK01項(xiàng)目成果）