論人事檔案的“死檔”“棄檔”問題

文/承德醫(yī)學(xué)院 楊陽 王學(xué)娟

論人事檔案的“死檔”“棄檔”問題

文/承德醫(yī)學(xué)院 楊陽 王學(xué)娟

在實際的檔案管理過程當(dāng)中，受到各種確定因素和不確定因素的影響，人事檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)了較多的問題。相關(guān)的工作人員必須采取有效措施，解決人事管理過程當(dāng)中死檔、棄檔的問題，這樣才能夠最大限度地提升人力檔案管理的價值。本文首先分析了造成人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題的主要原因，然后進(jìn)一步分析了有效解決人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題的對策。

人事檔案；死檔；棄檔；問題

人事檔案當(dāng)中記錄了本地區(qū)個人的得失功過、品德作風(fēng)、政治面貌、工作經(jīng)歷、個人教育等各方面的實際情況，同時也包含了獎勵處分、入團(tuán)入黨、鑒定、自傳、履歷等相關(guān)的信息和資料。傳統(tǒng)的人事檔案管理在人們生活工作當(dāng)中扮演重要的角色，是其中不可或缺的重要組成部分。然而，隨著檔案管理的不斷發(fā)展，各地區(qū)人才中心保管的各種檔案出現(xiàn)較為嚴(yán)重的死檔、棄檔問題。

一、造成人事檔案管理過程當(dāng)中的“死檔”“棄檔”等問題的主要原因

（一）人事檔案形式發(fā)生變化。隨著社會的發(fā)展和人事制度的變革，加之較為靈活的市場經(jīng)濟(jì)配置，使得較多的企業(yè)和單位并不重視人事檔案的管理工作。在這樣情況之下，原本十分重要的人事檔案管理工作就成了一種人才流動的負(fù)擔(dān)，這嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的全面開展。

（二）對檔案的管理認(rèn)識不足。日益激烈的市場競爭為社會的發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，這也就導(dǎo)致了部分單位過度追求經(jīng)濟(jì)利益和財富，而忽視人力資源管理的問題。由于無法正確地認(rèn)識人事檔案管理在發(fā)展進(jìn)程中的重要作用，從而使得部分單位的人事管理存在較為嚴(yán)重的問題。部分單位在人才招聘的過程當(dāng)中，都是通過一次專業(yè)面試、一次實驗檢測、一份個人簡歷等的方式對人才進(jìn)行管理，這種方式雖然能夠快速地在茫茫人海當(dāng)中鎖定人才，但卻會給后續(xù)的人力資源檔案管理造成嚴(yán)重的阻礙。

（三）檔案收費問題存在困難。人力資源部門的檔案管理在行業(yè)發(fā)展和社會發(fā)展當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的作用，但是由于各部門和機(jī)構(gòu)的人事檔案管理費用不斷增加，從而使得人事檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的死檔、棄檔現(xiàn)象。雖然大部分的人事檔案管理部門收取的費用并不太高，但卻會增加人們使用的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和壓力。

二、有效解決人事檔案管理過程當(dāng)中“死檔”“棄檔”問題的對策

（一）樹立全新的人事檔案管理觀念。在實際的人事檔案管理工作的過程當(dāng)中，無論是入學(xué)進(jìn)修、招工考干，還是退休、職稱評聘、考核提拔、加入黨團(tuán)、結(jié)婚戀愛，都和人們的實際工作和日常生活有著密切的聯(lián)系。因此，相關(guān)的管理人員就必須要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視。在實際的檔案管理當(dāng)中樹立全新的人事檔案管理觀念，并且引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法和手段不斷地提升檔案管理的水平。與此同時，各單位也必須要全面加強(qiáng)內(nèi)部工作人員人事檔案的管理，及時地對人事檔案進(jìn)行更新。

（二）建立有效的人事檔案工作機(jī)制。想要確保人事檔案管理能夠在人們的生活和工作當(dāng)中發(fā)揮更大的作用，相關(guān)部門的工作人員就必須要采取有效的方法全面提升人事檔案的價值。因此，工作人員可以在原有的人事檔案管理工作機(jī)制上進(jìn)行一系列的創(chuàng)新，根據(jù)實際的市場經(jīng)濟(jì)情況和社會發(fā)展情況制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在此基礎(chǔ)上，引導(dǎo)相關(guān)人員和企業(yè)樹立科學(xué)正確的人事檔案管理觀念，還必須要有效地提升人事檔案在人們生活工作當(dāng)中的利用效率。例如，在制定職業(yè)生涯規(guī)劃的過程當(dāng)中，相關(guān)人員就可以充分參考個人檔案的綜合信息，綜合選擇能夠?qū)崿F(xiàn)個人價值，并且能夠在職場上獲得更好發(fā)展的職位。

（三）依法進(jìn)行人事檔案的收費減免。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)人事檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)對一個機(jī)構(gòu)和部門的人事檔案管理費用進(jìn)行有效的調(diào)整，在全面提升人事檔案管理質(zhì)量的情況之下，適當(dāng)收取一定的管理費用。另外，還要根據(jù)實際的發(fā)展和現(xiàn)有的人事檔案管理情況對收費進(jìn)行調(diào)整，盡可能降低人事檔案管理給人們造成的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。例如，自2016年1月1日之后，我國各地紛紛停止收取檔案保管費和人事關(guān)系費，這不僅完成了對人力資源管理部門的有效整合，同時也給人事檔案工作的全面開展提供了良好的發(fā)展環(huán)境。

三、總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理過程當(dāng)中存在較為嚴(yán)重的死檔、棄檔問題，這不僅大大提升了相關(guān)工作人員的管理難度，同時也為人力資源管理工作的全面開展造成了一定的阻礙。在這種情況之下，相關(guān)的工作人員就必須要樹立全新的檔案管理觀念，對現(xiàn)有的人事檔案管理進(jìn)行深入的研究和分析，然后充分參考社會變革和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，制定行之有效的人事檔案管理方案。這樣不僅能夠有效地緩解人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題，同時也能為人事檔案管理水平和管理效率的全面提升建立良好的基礎(chǔ)。

[1]史曉燕.從"死檔棄檔"現(xiàn)象看人事檔案管理制度變革的方向[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)學(xué)報,2014(05):65-66.

[2]林國強(qiáng),盧曉文.法治視閾下人事檔案管理改革路徑探析[J].滇西科技師范學(xué)院學(xué)報,2015(03):136-140.

[3]蔣張施寧.取消人事檔案保管費后關(guān)于"棄檔"現(xiàn)象的新思考[J].蘭臺世界,2015(32):44-46.

【2017年度承德市社會科學(xué)發(fā)展課題，編號20172013】