淺談醫(yī)院檔案管理工作

文/太原市第二人民醫(yī)院 閆雯麗

淺談醫(yī)院檔案管理工作

文/太原市第二人民醫(yī)院 閆雯麗

醫(yī)院檔案中如實(shí)記錄了醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療活動開展情況，包括病歷檔案、影像資料、人事信息等內(nèi)容，具備較高的保存價值。在我國醫(yī)療制度深入改革的背景下，醫(yī)院需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮出其服務(wù)醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的作用。本文將簡述醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出行之有效的對策。

醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)院檔案內(nèi)容涉及范圍廣，主要包括醫(yī)療、科研、教學(xué)、人事、財務(wù)、基建等內(nèi)容，管理起來難度很大。尤其是隨著當(dāng)前就診人數(shù)的增多，每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，增加了檔案管理工作的難度，對檔案管理人員的要求更高。對此，必須充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷創(chuàng)新工作方法，充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)手段，提升檔案管理工作的效率。只有這樣，才能滿足新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的要求，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革過程中，醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作來看，還存在著很多問題，如文件資料收集、歸檔不及時、檔案利用率不高等。而很多醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，檔案保密意識不強(qiáng)，為了工作的方便，隨意將檔案資料堆放到檔案室，這樣容易造成珍貴材料的丟失與損壞，無法保證醫(yī)院檔案的完整性和安全性。此外，醫(yī)院很少開展對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，不能及時掌握最新檔案法規(guī)與制度，未能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對檔案的價值認(rèn)識不到位，自身工作職責(zé)不明確。這些都是醫(yī)院需要盡快改進(jìn)的地方，通過做好檔案管理工作，為醫(yī)院的科研、教學(xué)和醫(yī)療等工作提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員意識。醫(yī)院應(yīng)加大宣傳工作，讓全院人員切實(shí)提升檔案意識，清楚《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，尤其是對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部來說，能更好地增強(qiáng)責(zé)任意識。檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，需要將其納入重要議事日程，提高重視程度。通過開展有效的宣傳工作，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部、醫(yī)務(wù)人員都真正意識到檔案管理工作的重要性，能夠自覺投入到檔案的收集、整理與歸檔工作中，確保檔案管理工作水平得到提升。

（二）完善制度，明確各方職責(zé)。醫(yī)院要建立健全的檔案管理制度，為檔案管理工作的順利開展提供保障，同時可以讓各種文件、信息、資源得到及時收集與歸檔，避免出現(xiàn)破損與丟失的問題。若是制度不完善，則檔案管理就無章可循，變得無序、混亂，為檔案資料的利用帶來不便。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)充分應(yīng)用到檔案管理工作中，醫(yī)院也要與時俱進(jìn)，建立相應(yīng)的檔案管理體系，將各部門及人員的職責(zé)明確下來，統(tǒng)一管理醫(yī)院各種門類與載體的檔案，并加大考核力度，確保檔案管理行為得到約束與規(guī)范。

（三）增加投入，配齊現(xiàn)代設(shè)備。醫(yī)院要增加資金投入，將各種現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，并采取先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。醫(yī)院要加快檔案庫房建設(shè)，并購置空調(diào)、去濕器，將防火、防蟲、防潮等措施做到位。同時，醫(yī)院還要配置計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，將檔案信息錄入計算機(jī)中，這樣不僅可以讓醫(yī)院檔案得到長久保存，還能提升今后查閱、檢索的速度，提升檔案資料的利用率，節(jié)省人力、物力與財力。此外，通過實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，還可以避免占有過多的存儲空間，保存也更加方便、安全，避免檔案資料發(fā)生遺漏問題。

（四）注重開發(fā)，體現(xiàn)檔案價值。醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作，可以有效提升檔案資料的利用率。對此，檔案管理人員必須切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識，履行好自身職責(zé)，從管理細(xì)節(jié)入手，為檔案利用者提供方便。要注重提升自身的業(yè)務(wù)能力，多層次、多渠道地做好檔案資源的開發(fā)工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、臨床等提供可靠、準(zhǔn)確的參考資料。同時檔案管理人員還要做好檔案編研工作，將更加實(shí)效、多層次的檔案信息提供給利用者。并及時反饋檔案利用情況，在醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)信息的橫向聯(lián)系，從而更好地共享信息，確保醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的需求得到滿足，最大限度發(fā)揮出檔案資料的價值，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的提升。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)與能力，對醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量有著直接影響，尤其是在當(dāng)前形勢下，對醫(yī)院檔案管理人員提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)。檔案管理人員除了要勝任傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理與歸檔工作以外，還要掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，懂得計算機(jī)管理系統(tǒng)的操作方法。對此，醫(yī)院要定期組織開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的知識，能夠盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，加大對信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升檔案管理工作效率。此外，檔案管理人員也應(yīng)主動學(xué)習(xí)，日常工作中注意積累經(jīng)驗(yàn)，積極創(chuàng)新管理方法，將醫(yī)院檔案資料的作用充分發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

總之，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，可以更好地服務(wù)醫(yī)院的醫(yī)療、臨床、科研和教學(xué)等工作，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提升，為患者的健康提供可靠保障。對此，醫(yī)院方面要高度重視，增加資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備與管理技術(shù)，并建立完善的規(guī)章制度，讓檔案管理工作更加規(guī)范。只有這樣，才能真正提升醫(yī)院檔案管理工作水平，促進(jìn)醫(yī)院的和諧與穩(wěn)定發(fā)展。

[1]胡順芳.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].企業(yè)改革與管理,2015(20):185.

[2]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育,2015(01):33-34.