基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作研究

文/黑龍江五常市地志研究室 王源

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作研究

文/黑龍江五常市地志研究室 王源

檔案管理是對(duì)有價(jià)值的資料進(jìn)行收集整理的工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。充分利用大數(shù)據(jù)的環(huán)境優(yōu)勢(shì)，可大大的提高檔案管理工作效率，并且能夠更加深入地展現(xiàn)檔案管理的潛在價(jià)值。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；理念；制度；創(chuàng)新

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息資源已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，對(duì)于檔案管理工作而言，利用數(shù)據(jù)信息資源，可有效優(yōu)化工作流程，能夠?qū)n案資源進(jìn)行更加合理的開發(fā)和利用，從而充分發(fā)揮檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作有重要的促進(jìn)作用，同時(shí)檔案管理工作在管理理念和方式上也應(yīng)該有所創(chuàng)新，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用

檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，需要進(jìn)行資料的收集、分類和整理，最終進(jìn)行匯總。經(jīng)過時(shí)間的累計(jì)，檔案資料的數(shù)量會(huì)不斷增加。如果還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，不僅為檔案的查閱、保存以及管理帶來很大的困難，同時(shí)也很難發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值功能。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠有效地進(jìn)行資源整合，不僅能夠加快檔案管理的工作進(jìn)程，同時(shí)對(duì)檔案的查閱、保存也提高了工作效率。信息技術(shù)的應(yīng)用還能夠最大限度地對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，這是推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)步的重要表現(xiàn)，所以大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作有重要的促進(jìn)作用。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）提高對(duì)大數(shù)據(jù)理念的認(rèn)識(shí)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，大數(shù)據(jù)已成為社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，同時(shí)也是獲取信息數(shù)據(jù)的有效手段。因此在檔案管理工作中，需要提高對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)知，意識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的重要性，以此來重視大數(shù)據(jù)，使其在檔案管理工作中進(jìn)行有效應(yīng)用，全面提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的水平。

（二）優(yōu)化檔案資源的管理水平。檔案管理部門所擁有的大量資料作為其自身的優(yōu)勢(shì)，因此要求檔案管理部門要不斷豐富檔案資料，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，任何資源都能夠形成數(shù)據(jù)，而且當(dāng)前網(wǎng)上信息數(shù)量增長較快，檔案內(nèi)容更加豐富，檔案實(shí)現(xiàn)了電子化和數(shù)字化存儲(chǔ)，這也使檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)海量規(guī)模。在這種情況下，需要有效提高檔案的利用水平。加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案管理工作效率的大幅度提高，而且能夠及時(shí)抓住一些有用信息，并從海量信息中快速獲取有用的信息，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高速處理。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案服務(wù)加快了社會(huì)化和多元化的發(fā)展，檔案服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式都發(fā)生了較大的變化。而且當(dāng)前檔案管理工作中，更傾向于為人民群眾和為用戶提供檔案信息服務(wù)。檔案從線下服務(wù)開始向線上服務(wù)延伸，有效提高了檔案服務(wù)的效率，更深入地挖掘潛在的檔案客戶資源。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理資源的不斷拓展，實(shí)現(xiàn)了主動(dòng)化服務(wù)模式，即從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)模式中轉(zhuǎn)變過來，通過深入調(diào)研，根據(jù)用戶的實(shí)際需要來采取針對(duì)性和個(gè)性化的服務(wù)，更好地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求。而且在大數(shù)據(jù)帶動(dòng)下，檔案管理工作個(gè)性化和智能化程度得以提升，在日常工作中能夠?yàn)橛脩糁悄芡扑透信d趣和所需要的服務(wù)。

（四）建立檔案安全保障體系。檔案管理工作不僅要做好歸檔，還要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保障，制定完善的安全保證體系。由于檔案資料具有很強(qiáng)的收藏和保存價(jià)值，所以安全保障工作非常重要。檔案資料的數(shù)量龐大，分類較多，每個(gè)工作單位的檔案管理方式不同，主要有紙質(zhì)檔案管理和紙質(zhì)檔案與電子檔案并存兩種方式，所以無論哪種方式都需要做好紙質(zhì)檔案的保管。首先應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)檔案保存環(huán)境的設(shè)置，嚴(yán)格按照規(guī)范要求布置存放環(huán)境，做好防潮、防蟲、防火和通風(fēng)處理，做好應(yīng)急處理預(yù)案。其次，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，從網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)到硬盤的保存，都要經(jīng)過細(xì)致而嚴(yán)格的控制。建立檔案安全保障體系，為檔案管理工作的奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）完善檔案監(jiān)管機(jī)制。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作發(fā)生了較大的變化，在給管理工作帶來更多便利的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息更具開放性，這也使信息交流過程中信息安全受到較大威脅，因此需要進(jìn)一步完善檔案監(jiān)管機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保護(hù)，確保檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

在信息社會(huì)發(fā)展不斷深入的情況下，大數(shù)據(jù)得以實(shí)現(xiàn)，這有效地提高了社會(huì)的發(fā)展速度。作為檔案工作者，需要在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下不斷創(chuàng)新檔案管理方式和手段，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來挖掘檔案信息資源的巨大價(jià)值，努力提高檔案管理水平，確保檔案的重大價(jià)值能夠更好地發(fā)揮出來。

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