提高文書管理水平 為學(xué)院全局工作服務(wù)

文/蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 于晶

提高文書管理水平 為學(xué)院全局工作服務(wù)

文/蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 于晶

文書管理，是一項(xiàng)綜合性質(zhì)較強(qiáng)的管理工作，其具體包含著學(xué)院相關(guān)文書的收發(fā)、登記和運(yùn)轉(zhuǎn)等多項(xiàng)內(nèi)容，甚至更多地體現(xiàn)在各種材料的準(zhǔn)備，以及檔案管理等多項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中。其管理質(zhì)量的好壞，決定著學(xué)院各項(xiàng)工作的順利組織和落實(shí)。伴隨著科技的迅速發(fā)展和更新，學(xué)院建設(shè)所需要的信息和數(shù)據(jù)量在日益增多，傳統(tǒng)的文書管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作服務(wù)需求。就此，本文就文書管理中存在的問題進(jìn)行分析，從而優(yōu)化管理方式，為學(xué)院的全局工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

大專院校；文書管理；優(yōu)化措施

院校在開展各項(xiàng)辦學(xué)活動(dòng)或者教學(xué)工作中，離不開文書內(nèi)容的支撐。因而結(jié)合當(dāng)前教育新形勢(shì)，加強(qiáng)文書管理工作的創(chuàng)新與管理，是當(dāng)前高校需要面臨的主要問題。從收發(fā)到運(yùn)轉(zhuǎn)、從校對(duì)到建檔、從起草到儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新，以便為高校后續(xù)的辦學(xué)工作或者教學(xué)活動(dòng)的實(shí)施提供有效的依據(jù)。同時(shí)，構(gòu)建新型文書管理體系，也是高校實(shí)現(xiàn)縱深發(fā)展，踐行素質(zhì)教育改革的前提條件，院校必須在此方面加強(qiáng)思想重視，以及強(qiáng)化改革力度。

一、從文書管理角度探析優(yōu)化院校全局服務(wù)的主要路徑

（一）構(gòu)建內(nèi)部管理部門，明確文書管理各環(huán)節(jié)工作職能。對(duì)于高校來講，文書工作具有多重應(yīng)用效益，利用文書不僅可以將學(xué)院的規(guī)章機(jī)制以及相關(guān)辦學(xué)活動(dòng)加以宣傳和實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。而在以上功能實(shí)施過程中，特定的管理機(jī)構(gòu)起著決定性的作用，更扮演著決策者對(duì)文書人員的工作職能進(jìn)行優(yōu)化分配，從而保證文書工作的有效性和實(shí)時(shí)性。因而，作為大專院校，在開展文書工作管理之前，首要任務(wù)是創(chuàng)建獨(dú)特的管理機(jī)構(gòu)。并要求該機(jī)構(gòu)本著全面服務(wù)于高校建設(shè)的思想，將文書工作的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)配備專業(yè)人員，從而保證收發(fā)、登記與運(yùn)轉(zhuǎn)等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)分工明確。院?？梢愿鶕?jù)自身情況加以確立管理機(jī)構(gòu)的規(guī)模大小，如若院校需處理的文書工作較為繁重，可以通過成立信訪科，或者專門成立文書科，從而實(shí)現(xiàn)院校內(nèi)部文書工作的監(jiān)督與管理。管理機(jī)構(gòu)作為重要的紐帶，將文書工作與院校其他教育、行政與對(duì)外合作等各項(xiàng)工作創(chuàng)建密切聯(lián)系。避免各工作環(huán)節(jié)的工作重復(fù)性，提高文書工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，共同為院校的全局工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）加強(qiáng)文書人員素質(zhì)建設(shè)，提高文書工作整體效能。文書管理相較于其他辦公室工作，所呈現(xiàn)的安全與服務(wù)需求更為嚴(yán)格。而作為文書管理中的主要主體，管理者自身的素質(zhì)決定著文書工作的管理效能與管理安全。因而，院校務(wù)必要加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)建設(shè)，首先在思想上加強(qiáng)正確的引導(dǎo)。通過相關(guān)政策、法規(guī)的滲透，促使管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到文書管理的責(zé)任意識(shí)與承擔(dān)的法律責(zé)任。以便其端正工作態(tài)度，嚴(yán)格遵照法律規(guī)定保證院校文書資源的安全性。其次，文書管理工作內(nèi)容較為繁重，且著重考察從業(yè)人員的管理技能。因而，管理人員要就國(guó)家指定的文書管理章程進(jìn)行熟悉與了解。并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)管理形式創(chuàng)新，以及管理技能上的有效提升，從而保證院校文書管理水平的整體加強(qiáng)。就文書運(yùn)轉(zhuǎn)工作而言，管理人員在執(zhí)行文書運(yùn)轉(zhuǎn)中要善于總結(jié)過往經(jīng)驗(yàn)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)體系中存在的管理盲區(qū)與漏洞，進(jìn)行針對(duì)性地調(diào)整和優(yōu)化管理。

（三）規(guī)范文書工作流程，統(tǒng)一文書文案規(guī)格。管理人員執(zhí)行文書工作的主要依據(jù)，是擁有一套完善的工作流程作為工作導(dǎo)向。而規(guī)范文書工作流程，具體可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)建設(shè)：第一，對(duì)于文書的基礎(chǔ)格式，必須進(jìn)行統(tǒng)一化處理。第二，文書類型的選擇。院校所開展的辦學(xué)活動(dòng)與全局工作項(xiàng)目的不同，導(dǎo)致了文書類型的選擇也會(huì)呈現(xiàn)一定的差異性。工作人員要結(jié)合院校的實(shí)際需求從眾多的文書種類中挑選出符合活動(dòng)開展的文書。第三，優(yōu)化文書處理與使用。其中主要包含文書的起草、校對(duì)、建檔、收發(fā)與轉(zhuǎn)運(yùn)等多項(xiàng)內(nèi)容。管理人員嚴(yán)格遵照具體流程執(zhí)行文書工作，可以使運(yùn)轉(zhuǎn)工作取得顯著性成效。第四，在實(shí)際撰寫文書時(shí)，要注意措辭得當(dāng)，政策、方針引用正確。

（四）利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化文書辦公手段。伴隨著信息技術(shù)的普遍發(fā)展，關(guān)于文書工作的管理體系建設(shè)獲得了較強(qiáng)的技術(shù)支撐。院校運(yùn)用高強(qiáng)度資金引進(jìn)更加先進(jìn)的辦公設(shè)備，并將其應(yīng)用到文書工作的具體實(shí)施過程中。不僅可以顯著減輕管理人員的工作強(qiáng)度，更規(guī)范了文書工作，降低了文書工作中的錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。管理人員將文書內(nèi)容錄入信息設(shè)備中，不僅可以保證文書規(guī)格規(guī)范，更便捷了文書內(nèi)容的搜集與檢索。最重要的是，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)文書管理系統(tǒng)，可以顯著提高文書資源的安全性，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理不規(guī)范造成的大量重要資源丟失的問題。舉例說明，OA系統(tǒng)就是院校就文書管理所創(chuàng)建的一種新型管理平臺(tái)。利用該種信息化的管理平臺(tái)，不僅使文書處理工作效能獲得顯著提高，更為院校開展全局工作提供了高品質(zhì)的信息服務(wù)。在此需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，院校在引進(jìn)自動(dòng)化文書工作設(shè)備之后，要就管理人員的信息化操作技能進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的基礎(chǔ)操作，以及計(jì)算機(jī)文書操作技能與資源整合與歸檔等技術(shù)性操作加以重點(diǎn)培訓(xùn)。

二、從優(yōu)化公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理的角度提升院校全局服務(wù)的具體路徑

在院校的辦公室工作中，除了日常的文書管理，公文運(yùn)轉(zhuǎn)也是十分關(guān)鍵的工作內(nèi)容，在很大程度上關(guān)系著院校全局工作的高效組織與建設(shè)。因此，我院在優(yōu)化文書工作的同時(shí)，更要側(cè)重于公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作的建設(shè)與創(chuàng)新。

（一）明確公文的具體來源及分配方向是十分有必要的。一般根據(jù)階層分為上、中、下三層公文行文，相關(guān)人員做好公文的分類與整理，為后續(xù)的運(yùn)轉(zhuǎn)工作提供前提準(zhǔn)備。之后，加強(qiáng)公文登記與審核。在保證公文內(nèi)容以及具體規(guī)格符合實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)后，才能進(jìn)行下一步的運(yùn)轉(zhuǎn)處理。待基礎(chǔ)審核工作完成之后，交由上級(jí)部門做進(jìn)一步的運(yùn)轉(zhuǎn)指示。在此，管理人員在處理公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，要加強(qiáng)特急性公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免公文數(shù)量過度積壓，而耽誤院校全局工作的順利開展。而最好的解決辦法，就是工作人員將所有公文歸納、整理之后，有序地呈遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。在運(yùn)轉(zhuǎn)周期之內(nèi)，工作人員及時(shí)關(guān)注公文運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況。以便第一時(shí)間掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并通過E-mail或電話提醒的形式提醒具體人員進(jìn)行審批。這樣既保證了運(yùn)轉(zhuǎn)效率，又提高了公文運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。

（二）公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要重點(diǎn)保留與備案，以便為后續(xù)公文資料的管理提供更加便利的條件。工作人員在根據(jù)公文資料進(jìn)行創(chuàng)建檔案時(shí)，需要將公文的基礎(chǔ)信息登記清楚。其中，不僅要包含公文的行文單位與具體標(biāo)題，最重要的是，在檔案中要展示登記、運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間以及運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)象等。鑒于此，工作人員可以發(fā)揮信息技術(shù)的管理作用，利用計(jì)算機(jī)構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)。將公文運(yùn)轉(zhuǎn)信息準(zhǔn)確輸入到計(jì)算機(jī)中。這樣不僅提高了公文建檔處理的工作效率，同時(shí)計(jì)算機(jī)的加密處理，可以保證公文資源的安全性與完整性。同文書管理一樣，將OA系統(tǒng)應(yīng)用于公文運(yùn)轉(zhuǎn)中，亦可以呈現(xiàn)出十分顯著的運(yùn)轉(zhuǎn)效果。

（三）做好公文運(yùn)轉(zhuǎn)的工作反饋與監(jiān)管。為了提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的工作效能，院校最好采取崗位責(zé)任制的管理辦法。在監(jiān)督機(jī)制的督促下，促使管理人員更具規(guī)范性地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)。要求文書人員在各個(gè)環(huán)節(jié)中都能夠以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴(yán)格按照運(yùn)轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)處理與解決問題。同時(shí)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)者也要加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的監(jiān)督。優(yōu)化員工的工作職能，并每天關(guān)注公文運(yùn)轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài)，從而使院校工作開展得以相關(guān)的批示與依據(jù)作為支撐。在政策、機(jī)制的監(jiān)督與督促下，公文運(yùn)轉(zhuǎn)才能獲得工作效率與質(zhì)量的雙重提升。

三、結(jié)論

綜上，文書、公文管理，是高校組織與開展各項(xiàng)辦學(xué)活動(dòng)的關(guān)鍵性依據(jù)，也是辦公室管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。因而，高校應(yīng)該就當(dāng)前文書與公文運(yùn)轉(zhuǎn)中存在的顯著性問題加以規(guī)避和解決，構(gòu)建更加完善且具體的管理系統(tǒng)。從而使高校的文書等工作更具有完整性與具體性，為高校各項(xiàng)工作的開展提供信息服務(wù)。

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