出版企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息存在的問(wèn)題與對(duì)策

沈絹絹

目前,大多數(shù)出版企業(yè)已通過(guò)ERP系統(tǒng)(企業(yè)資源管理計(jì)劃)對(duì)出版業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化改造，實(shí)現(xiàn)了發(fā)行、財(cái)務(wù)、編務(wù)、印務(wù)數(shù)據(jù)的整合，提升了出版企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率與管理水平。但由于出版企業(yè)缺乏對(duì)ERP系統(tǒng)規(guī)范化操作和運(yùn)行的制度保障和管理機(jī)制，以及ERP系統(tǒng)部分功能不能適應(yīng)實(shí)際業(yè)務(wù)的變化等原因，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)信息在真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性方面存在欠缺，企業(yè)無(wú)法依賴系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢、數(shù)據(jù)整合、業(yè)務(wù)監(jiān)管和決策分析，不能滿足經(jīng)營(yíng)管理需要。

一、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息存在的問(wèn)題及原因分析

（一）數(shù)據(jù)信息不完整

ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息不完整體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整，二是運(yùn)行數(shù)據(jù)不完整。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基本信息，如圖書(shū)基本信息、部門(mén)信息、員工信息、客商信息等。目前出版企業(yè)普遍存在圖書(shū)基本信息的不完整，部分出版物品種未通過(guò)出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況。產(chǎn)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息不完整的主要原因有兩方面：一是ERP系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)書(shū)號(hào)申領(lǐng)審核環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理，出版企業(yè)在書(shū)號(hào)實(shí)名申領(lǐng)流程中越過(guò)ERP系統(tǒng)的選題、立項(xiàng)等過(guò)程直接進(jìn)行；二是出版企業(yè)從盈余管理與自身管理便利性角度出發(fā)，將出版物品種有選擇地納入出版業(yè)務(wù)ERP管理；此外由于出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)功能的不完善，無(wú)法支持某些特殊出版物品種的業(yè)務(wù)處理流程，造成特殊出版物無(wú)法在出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)中進(jìn)行管理。

運(yùn)行數(shù)據(jù)是指出版企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)在出版ERP系統(tǒng)中產(chǎn)生的事務(wù)處理信息，如成本核定單、發(fā)貨單、退貨單、收款單等。目前出版企業(yè)在部分圖書(shū)出版關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上存在著運(yùn)行數(shù)據(jù)信息的缺失情況。如在圖書(shū)的成本歸集環(huán)節(jié)中，部分出版物的成本項(xiàng)目校對(duì)費(fèi)、版權(quán)費(fèi)等未在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行核定，有的出版企業(yè)未在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行編錄經(jīng)費(fèi)的分?jǐn)?。產(chǎn)生運(yùn)行數(shù)據(jù)信息不完整的主要原因是，雖然出版企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中對(duì)業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行了全面梳理并在系統(tǒng)中予以規(guī)范，但在后期的使用過(guò)程中，出版業(yè)務(wù)的發(fā)展不可避免會(huì)帶來(lái)新的業(yè)務(wù)模式，而出版企業(yè)對(duì)于在系統(tǒng)中應(yīng)用新的業(yè)務(wù)流程或者變更原有業(yè)務(wù)流程的隨意性大，加上缺乏相關(guān)配套的管理制度，業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中的不完整、不規(guī)范直接導(dǎo)致了運(yùn)行數(shù)據(jù)的不完整。

（二）數(shù)據(jù)信息不及時(shí)

出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的不及時(shí)是指出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)在進(jìn)行出版物品種成本核算的過(guò)程中，出版企業(yè)編務(wù)費(fèi)用與印務(wù)費(fèi)用的歸集滯后于銷(xiāo)售的情況。根據(jù)2004年《新聞出版企業(yè)財(cái)務(wù)核算辦法》的要求，將出版物品種成本歸集流程區(qū)分為核定與支付兩個(gè)環(huán)節(jié)，使出版物在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中的成本盡可能接近于真實(shí)成本，以保證出版企業(yè)單書(shū)成本核算的準(zhǔn)確性，真實(shí)反映出版企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。但是，出版企業(yè)實(shí)際使用系統(tǒng)時(shí)，無(wú)論編務(wù)費(fèi)用還是印務(wù)費(fèi)用大多數(shù)都未能在系統(tǒng)上及時(shí)核定完成，導(dǎo)致大量出版物在銷(xiāo)售時(shí)按系統(tǒng)預(yù)估成本進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，造成出版企業(yè)當(dāng)期利潤(rùn)不真實(shí)。如果系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)估成本比例過(guò)低，會(huì)導(dǎo)致出版物銷(xiāo)售前期利潤(rùn)虛高，等到出版物成本歸集齊全后，由于系統(tǒng)的差額處理機(jī)制，又會(huì)造成出版物利潤(rùn)后期虛低。反之，則利潤(rùn)前期低后期高。完全扭曲了出版企業(yè)的真實(shí)業(yè)績(jī)。

造成出版物成本歸集不及時(shí)的主要原因，是實(shí)施出版ERP系統(tǒng)之前，成本核定歸集流程主要是由財(cái)務(wù)部門(mén)完成，雖然在傳統(tǒng)手工方式下無(wú)法保證單本書(shū)成本歸集的準(zhǔn)確性，但財(cái)務(wù)部門(mén)從確保賬務(wù)處理與報(bào)表數(shù)據(jù)合理性角度出發(fā)，會(huì)主動(dòng)及時(shí)地完成成本歸集工作。而在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)為保證圖書(shū)成本的真實(shí)準(zhǔn)確，將圖書(shū)成本核算與圖書(shū)項(xiàng)目管理過(guò)程相結(jié)合，圖書(shū)成本核定由圖書(shū)項(xiàng)目責(zé)任人完成，即編輯與編務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)編務(wù)費(fèi)用核定，印務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)印務(wù)費(fèi)用的核定。由于圖書(shū)項(xiàng)目責(zé)任人不適應(yīng)費(fèi)用核定流程的改變，對(duì)圖書(shū)成本核定及時(shí)性的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)費(fèi)用歸集工作主動(dòng)性不足，同時(shí)在管理制度與考核機(jī)制上又缺少相應(yīng)的規(guī)范與約束機(jī)制，直接導(dǎo)致了出版企業(yè)大量圖書(shū)成本歸集嚴(yán)重滯后的問(wèn)題。

（三）數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確

數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性是指納入出版業(yè)務(wù)ERP信息系統(tǒng)管理的出版物品種的數(shù)據(jù)信息是否存在異?；蝈e(cuò)誤。出版企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性問(wèn)題主要表現(xiàn)在由于出版物品種版、印次管理混亂導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤。在出版業(yè)務(wù)ERP信息系統(tǒng)實(shí)施階段，根據(jù)出版物成本核算辦法的相關(guān)要求，在系統(tǒng)初始設(shè)置上一般均采用了圖書(shū)按印次建立成本卡片，按版次（品種）進(jìn)行效益核算的方式。而在實(shí)際使用過(guò)程中，部分出版企業(yè)出于查詢便利或其他目的，修改原本的版印次管理方式，將圖書(shū)版次（品種）管理變更為印次管理，即一個(gè)圖書(shū)品種的多個(gè)印次均生成獨(dú)立的產(chǎn)品信息，按圖書(shū)印次進(jìn)行效益核算。而出版企業(yè)在圖書(shū)發(fā)貨、退貨流程上的管理水平又無(wú)法滿足印次管理的要求，同一版次圖書(shū)在不同印次之間數(shù)據(jù)重復(fù)計(jì)算、重復(fù)盤(pán)點(diǎn)等問(wèn)題產(chǎn)生了圖書(shū)數(shù)據(jù)信息的錯(cuò)誤。由于品種版印次管理混亂，多個(gè)品種圖書(shū)出現(xiàn)凈發(fā)貨數(shù)量大于印量、期末結(jié)存的庫(kù)存圖書(shū)出現(xiàn)負(fù)數(shù)的情況。

二、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問(wèn)題影響財(cái)務(wù)信息質(zhì)量

ERP系統(tǒng)在底層上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高度集成，出版物品種的全流程核算過(guò)程均在業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成后并傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成對(duì)應(yīng)憑證，ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息成為企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的源頭。由于ERP數(shù)據(jù)信息完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性上存在的問(wèn)題，其結(jié)果必然導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致,財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性存在欠缺。因此，只有保證出版企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，才能保障財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，使得ERP系統(tǒng)環(huán)境下產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)反映企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債狀況和盈利情況。

三、出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)規(guī)范化運(yùn)行的建議

（一）建立ERP系統(tǒng)規(guī)范化運(yùn)行和操作制度。企業(yè)應(yīng)制定出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)管理辦法和具體操作規(guī)范，明確企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員在系統(tǒng)運(yùn)行和使用程中的工作職責(zé)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)，理清思路，制定標(biāo)準(zhǔn)。建立出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)流程變更與審核制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，保證系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行數(shù)據(jù)的完整；建立有效的系統(tǒng)反饋機(jī)制與溝通渠道，及時(shí)獲得出版企業(yè)系統(tǒng)使用需求，與軟件廠商緊密聯(lián)系，保證系統(tǒng)功能的完整性與先進(jìn)性，使系統(tǒng)應(yīng)用能夠充分滿足出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程變動(dòng)的需要。

（二）進(jìn)行統(tǒng)一的圖書(shū)成本歸集時(shí)效管理。由編輯負(fù)責(zé)的費(fèi)用，應(yīng)根據(jù)出版合同、裝幀設(shè)計(jì)單、審稿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，在圖書(shū)付印后的一定期限內(nèi)完成“編務(wù)費(fèi)用”歸集；由印務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)的費(fèi)用，在圖書(shū)入庫(kù)后的一定期限內(nèi)，根據(jù)印制（加工）合同、用料申請(qǐng)單，完成“印務(wù)費(fèi)用”歸集。同時(shí)建立相應(yīng)的成本歸集考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高有關(guān)人員執(zhí)行成本歸集的責(zé)任意識(shí),保證成本及時(shí)歸集，保障財(cái)務(wù)信息的真實(shí)。

（三）建立出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，對(duì)出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的收集、保存、分析、報(bào)告等要素進(jìn)行梳理與規(guī)范，建立起出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，制定數(shù)據(jù)質(zhì)量管控規(guī)范，明確相關(guān)部門(mén)人員在數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中包含的工作職責(zé)和工作流程，采用技術(shù)與管理相結(jié)合的建設(shè)方式，最終形成符合出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)規(guī)范化管理需要的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，從而保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。將出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量作為內(nèi)部審計(jì)程序的一部分，對(duì)出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)并糾正業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存在的差異。