檔案安全保障體系分析

蘇建華

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人才的作用日益凸顯，因此用人單位越來越重視人才的重要作用，加大對(duì)人才的挖掘與培養(yǎng)的力度，保證自身的人才儲(chǔ)備，不斷提高工作人員的整體素質(zhì)與水平。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不僅需要用人單位在發(fā)展的過程中制定合理的檔案管理策略，還需要加強(qiáng)人員的管理，需要逐步重視檔案管理的安全性，以科學(xué)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人才的高效引進(jìn)與科學(xué)培養(yǎng)。本文旨在結(jié)合現(xiàn)階段檔案安全保障體系的發(fā)展，對(duì)用檔案安全保障工作進(jìn)行探討與分析，以期促進(jìn)我國檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：檔案 安全體系 保障機(jī)制 管理方式

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）09（c）-0127-02

用人單位在運(yùn)行管理的過程中，為了確保自身發(fā)展的高效性，充分發(fā)揮企業(yè)發(fā)展優(yōu)勢，逐漸構(gòu)建起科學(xué)高效的人才引進(jìn)與培養(yǎng)機(jī)制，以人力資源的發(fā)掘?yàn)槠瘘c(diǎn)，形成良好的發(fā)展模式，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)以及經(jīng)濟(jì)全球化背景下企業(yè)發(fā)展的基本要求。檔案作為人才管理的有效途徑，有效滿足了用人單位在發(fā)展過程中，對(duì)于員工技能特點(diǎn)以及成長背景的梳理，有著十分深遠(yuǎn)的影響。但是龐大的檔案數(shù)量、復(fù)雜的人員構(gòu)成，在促進(jìn)用人單位進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理體系構(gòu)建的同時(shí)，也給檔案安全保障工作帶來沉重的壓力。如何實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理與科學(xué)使用，實(shí)現(xiàn)檔案風(fēng)險(xiǎn)的有效防范，就成為現(xiàn)階段檔案管理部門所必須要考慮的現(xiàn)實(shí)問題。文章從多個(gè)維度出發(fā)，全面分析安全保障體系構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)意義，并在此基礎(chǔ)上，以科學(xué)性原則、實(shí)用性原則為引導(dǎo)，從多個(gè)層面出發(fā)，借助于技術(shù)手段以及制度優(yōu)勢，構(gòu)建起現(xiàn)代化檔案安全保障體系，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的客觀要求。

1 安全保障體系在檔案管理中開展的意義

檔案是個(gè)人信息的匯總，對(duì)其各個(gè)時(shí)期發(fā)展情況進(jìn)行了全面記錄，較為全面地反映出人員的基本特點(diǎn)。現(xiàn)階段我國各大用人單位采用檔案管理的方式，實(shí)現(xiàn)人員的科學(xué)考察、調(diào)動(dòng)與培養(yǎng)，對(duì)于用人單位以及員工自身的發(fā)展有著極為深遠(yuǎn)的影響。借助于技術(shù)手段與管理制度，防范自然災(zāi)害以及網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)于檔案資料帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理的有效性，滿足社會(huì)發(fā)展與人才培養(yǎng)與選拔對(duì)檔案的使用需求[1]。

在新的經(jīng)濟(jì)形勢下，為了確保檔案的使用質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理活動(dòng)的實(shí)用性與有效性，用人單位在需要逐步明晰檔案安全保障體系構(gòu)建的路徑與方法，對(duì)檔案安全保障方法進(jìn)行全面探索。基于這一背景，用人單位在開展檔案安全保障的過程中，需要重視起相關(guān)信息的宣傳，對(duì)用人單位檔案管理人員的安全保障意識(shí)進(jìn)行提升，使其從思想意識(shí)上明確自身管理活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)意義，并以此為基礎(chǔ)，根據(jù)檔案安全保障的實(shí)際需求，周期性地開展用人單位檔案安全保障計(jì)劃，以滿足檔案管理工作的客觀要求。同時(shí)要對(duì)檔案安全保障體系中的重要環(huán)節(jié)與關(guān)鍵領(lǐng)域進(jìn)行分析梳理，深化檔案安全保障體系的工作能力，促進(jìn)檔案管理活動(dòng)的持續(xù)深入開展[2]。用人單位在進(jìn)行檔案安全保障體系構(gòu)建的過程中，可以將檔案安全保障工作與用人單位的文化事業(yè)建設(shè)進(jìn)行銜接。在檔案管理的過程中，對(duì)人員的發(fā)展歷程進(jìn)行厘清，對(duì)于人員的發(fā)展發(fā)現(xiàn)與空間進(jìn)行評(píng)估，將人員發(fā)展趨勢與用人單位的發(fā)展方向進(jìn)行結(jié)合，使得用人單位在發(fā)展的過程中，不斷能夠充分挖掘人員的潛能，也在一定程度上，促進(jìn)了企業(yè)的長足發(fā)展。以檔案安全保障機(jī)制為起點(diǎn)，使得用人單位逐步發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，明晰自身在發(fā)展過程中，存在的短板與缺陷，為后續(xù)發(fā)展方向的厘清以及發(fā)展模式的構(gòu)建，提供了方向性的引導(dǎo)。

2 檔案安全保障體系應(yīng)用所遵循的原則

檔案安全保障體系的構(gòu)建，除了需要技術(shù)手段作為基本框架，還需要檔案管理人員從用人單位人員管理活動(dòng)的客觀需求出發(fā)，從科學(xué)性原則與實(shí)用性原則出發(fā)，努力增強(qiáng)思想認(rèn)知，為后續(xù)安全保障機(jī)制的構(gòu)建準(zhǔn)備了條件，全面提升檔案管理安全保障體系的效率。

（1）安全保障體系在檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用需要以科學(xué)性原則為引導(dǎo)，只有從科學(xué)性層面出發(fā)，以用人單位檔案管理工作基本需求、檔案安全保障體系的作用以及發(fā)展方向?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)，從多個(gè)維度出發(fā)，對(duì)用人單位檔案安全保障體系進(jìn)行全面梳理，只有這樣才能夠最大程度保障安全保障機(jī)制在用人單位檔案管理活動(dòng)中的有序開展，滿足市場經(jīng)濟(jì)體系下，人員引進(jìn)、培訓(xùn)與管理活動(dòng)的客觀要求，推動(dòng)用人單位的健康快速發(fā)展。

（2）安全保障體系在檔案管理中的應(yīng)用必須要遵循實(shí)用性的原則。由于檔案管理活動(dòng)涵蓋了人力資源管理活動(dòng)的諸多環(huán)節(jié)，涉及的信息數(shù)據(jù)較為繁多，工作壓力較大。為了有效應(yīng)對(duì)這一情況，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)安全保障體系與檔案管理活動(dòng)的有效銜接，提升用人單位檔案安全保障體系的兼容性與實(shí)用性，減少冗余環(huán)節(jié)對(duì)于檔案管理活動(dòng)的消極影響[3]。提升用人單位檔案安全保障體系的應(yīng)用價(jià)值，就需要對(duì)安全保障體系以及相關(guān)技術(shù)應(yīng)用流程進(jìn)行簡化處理，降低操作的難度，提升安全保障體系應(yīng)用方案的實(shí)用性能，使得在較短時(shí)間內(nèi)，進(jìn)行有效化操作，保證檔案管理工作的順利開展，提升現(xiàn)階段檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

3 檔案安全保障體系構(gòu)建的途徑方法

檔案安全保障體系的構(gòu)建是一個(gè)全方位的過程，需要檔案管理人員在科學(xué)性原則以及實(shí)用性原則的引導(dǎo)下，采取多種手段，著力構(gòu)建起現(xiàn)代化的安全保障體系，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

3.1 檔案安全保障意識(shí)的提升

檔案作為一種不可再生資源，對(duì)于個(gè)人、用人單位以及國家都有著重大的意義，這就要求檔案管理人員在進(jìn)行相關(guān)管理操作的過程中，必須要明確檔案安全管理的必要性，吸收過往檔案安全管理工作的有益經(jīng)驗(yàn)，明確現(xiàn)階段檔案管理所面臨的安全問題，逐步提升自身的安全保障意識(shí)。只有從思想意識(shí)層面認(rèn)識(shí)到檔案安全保障體系的重要性，才能夠培養(yǎng)起檔案管理人員的責(zé)任心與使命感，從而減少檔案保存與管理過程中出現(xiàn)各類差錯(cuò)的幾率。例如遵義市紅花崗檔案館在日常工作之中，開展多樣的教育活動(dòng)，努力提升工作人員的安全保障意識(shí)，才使得自1984年建成以來，出現(xiàn)0起安全事故的記錄，同時(shí)檔案安全保障意識(shí)的提升，也為后續(xù)安全保障體系的構(gòu)建奠定了思想基礎(chǔ)[4]。

3.2 進(jìn)行檔案安全保障制度的完善

檔案管理部門在這一過程中，要立足于檔案安全管理工作的客觀要求，進(jìn)行管理的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)。針對(duì)現(xiàn)階段檔案體量大、載體多元等特點(diǎn)，將檔案安全保障責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；同時(shí)對(duì)于檔案的借閱、保管以及銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行必要優(yōu)化，并在這一過程中，做好登記工作，對(duì)檔案使用情況進(jìn)行追蹤，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，以實(shí)用性原則為引導(dǎo)，進(jìn)行保密審查制度以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保密制度的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)入侵對(duì)于檔案安全保障工作帶來的消極影響[5]。檔案應(yīng)急處置體系在構(gòu)建的過程中，要針對(duì)于自然災(zāi)害以及人文原因帶來了的安全問題，通過應(yīng)急方案來降低安全事故的發(fā)生幾率，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保障。

4 結(jié)語

檔案安全保障體系分析活動(dòng)的開展，對(duì)于我國檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程提供了方向性的引導(dǎo)。以安全保障體系為切入點(diǎn)，文章對(duì)信息時(shí)代檔案安全保障體系構(gòu)建的重要性進(jìn)行了深化，并在此基礎(chǔ)上以科學(xué)性原則、實(shí)用性原則為先導(dǎo)，從多個(gè)維度出發(fā)，進(jìn)行檔案安全保障體系的構(gòu)建，提升檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

參考文獻(xiàn)

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[3] 姚翠艷.基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的檔案信息安全保障體系構(gòu)架與構(gòu)建流程[J].經(jīng)營管理者，2016（18）：103-104.

[4] 舒萍.檔案信息安全保障體系框架研究[J].經(jīng)營管理者，2015（30）：56-57.

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