如何將知識管理引入高校辦公室管理體現(xiàn)探索

朱偉+牛忠國+劉曉云

摘要：高校辦公室作為學(xué)校的綜合性管理機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督和管理等多種基本職能，其工作管理水平的高低對全校各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用。本文就是在這樣一個基礎(chǔ)上，先對高校辦公室實(shí)施知識管理的必要性進(jìn)行分析，接著闡述高校辦公室知識管理的內(nèi)涵，最后分析高校辦公室知識管理的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：知識管理 高校 辦公室管理 實(shí)施策略

在以知識經(jīng)濟(jì)為主流的時代，辦公室管理以其獨(dú)特性引導(dǎo)著管理改革的實(shí)施。將知識管理引入高校辦公室管理不僅體現(xiàn)了高校管理的質(zhì)量，還實(shí)現(xiàn)了高校辦公室管理的創(chuàng)新和突破。本文在知識管理理念的指導(dǎo)下，探討辦公室管理工作的知識管理措施。從而提高管理工作效率。

一、高校辦公室實(shí)施知識管理的必要性

高校辦公室實(shí)行知識管理是將物質(zhì)經(jīng)濟(jì)向知識經(jīng)濟(jì)的過度和轉(zhuǎn)變，在知識管理理念的引導(dǎo)下，能夠?qū)⒏咝＾k公室組織的知識信息轉(zhuǎn)化為具有能動性的生產(chǎn)力、創(chuàng)新力、競爭力和價(jià)值比的知識管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校辦公室的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)和辦公室職能的創(chuàng)新改革，具有傳統(tǒng)信息管理無法比擬的優(yōu)勢。其次是其自身對知識管理的需求，高校辦公室承擔(dān)了學(xué)校各項(xiàng)公共管理的職責(zé)，肩負(fù)著決策和實(shí)施的重大職能，這就需要準(zhǔn)確而有價(jià)值的信息作為參考，需要以知識管理的理念促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)管理職能的發(fā)揮，提升學(xué)校整體的管理競爭力和創(chuàng)新性。最后是知識管理作為新型的管理手段為廣大群體所青睞，是當(dāng)今世界的潮流，再加上如今信息技術(shù)的普及和和高新科技的飛速發(fā)展為高校實(shí)現(xiàn)知識管理提供了發(fā)展前景和環(huán)境，既能夠?qū)崿F(xiàn)知識的增值服務(wù)又能滿足高校的管理需求。

二、高校辦公室知識管理的內(nèi)涵

實(shí)施知識管理的目的是實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享，利用辦公室組織的知識信息即無形資產(chǎn)創(chuàng)造具有創(chuàng)新能力的價(jià)值藝術(shù)，為此，知識管理的定義可以概括為：“對組織知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲”。高校辦公室實(shí)施知識管理是在充分肯定并支持知識對于高校辦公室職能的發(fā)揮以及價(jià)值的確定的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)新管理方式、更新基本理念、改革技術(shù)手段，營造舒適的環(huán)境氛圍來讓高校辦公室的每一個人員都能感受到知識管理的重要性和必要性以及每個人員都能獲取組織內(nèi)部以及外部的相關(guān)知識信息，并且能夠相互間進(jìn)行共享和交流、使用。高校辦公室知識管理是在順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)潮流下形成的一次管理改革，是積極應(yīng)對知識經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)的必要舉措。高校根據(jù)人們對知識管理的理解和定義的差異性，考慮到高校辦公室的性質(zhì)和本質(zhì)區(qū)別，實(shí)現(xiàn)以人為中心的能動性管理，并鼓勵個人將知識管理中的共享信息進(jìn)行整合、加工以形成個人的知識并能夠運(yùn)用到知識管理和服務(wù)中去，以實(shí)現(xiàn)高校培養(yǎng)專業(yè)人才，傳播專業(yè)知識、服務(wù)社會大眾的職能。

三、高校辦公室知識管理實(shí)施策略

（一）構(gòu)建知識共享機(jī)制

高校辦公室知識管理的關(guān)鍵在于構(gòu)建知識共享機(jī)制，打造知識共享平臺，讓高校教職員工能夠積極地參與到辦公室知識管理的建設(shè)中去。為此，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建有利于知識共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，努力打造暢通的基礎(chǔ)信息交流網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)站網(wǎng)點(diǎn)的完善和安全保障，從而為知識信息的交流提供溝通和共享的橋梁，有利于營造知識共享的寬松環(huán)境，形成以知識共享為導(dǎo)向，以知識管理為手段的知識共享機(jī)制。此外，還要擯棄傳統(tǒng)的競爭理念，樹立以人為本的價(jià)值觀，實(shí)現(xiàn)知識的平等共享，使知識的轉(zhuǎn)化得到更深層次的提高，在知識共享的平臺上實(shí)現(xiàn)合作競爭。

（二）構(gòu)建知識創(chuàng)新激勵機(jī)制

高校辦公室知識管理中的知識創(chuàng)新是對傳統(tǒng)知識的再加工和重新組合，是在結(jié)合知識經(jīng)濟(jì)要求的前提下對傳統(tǒng)理念的更新?lián)Q代，也是對繼承的發(fā)揚(yáng)和升華。高校辦公室構(gòu)建知識創(chuàng)新鼓勵機(jī)制是以探索和發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，新知識的積累、整合為師生的教學(xué)及科學(xué)研究提供有效的知識信息服務(wù)，并成分實(shí)現(xiàn)知識信息的價(jià)值和知識管理的必要性。而知識管理的重要方面在于知識的創(chuàng)新和開發(fā)，為此，要發(fā)揚(yáng)人文關(guān)懷，充分發(fā)掘個人潛力鼓勵知識創(chuàng)新實(shí)施知識信息的開發(fā)利用。并通過將知識的綜合分析和價(jià)值的重新整合產(chǎn)生新的知識和價(jià)值，將離散的知識信息得到新的加工和有效利用。

（三）構(gòu)建知識管理的評估系統(tǒng)

知識管理評估作為知識管理的基本組成部分，是評價(jià)知識管理成果的重要手段。高校辦公室知識管理評估系統(tǒng)首先應(yīng)當(dāng)適應(yīng)高校自身的特點(diǎn)，要能夠促進(jìn)知識信息的共享與交流，合理把握知識管理的形成機(jī)制，更好地推動知識管理的評估系統(tǒng)更新，以不斷實(shí)現(xiàn)高校辦公室的知識管理創(chuàng)新。為此，高校辦公室的評估應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)、實(shí)事求是，評估指標(biāo)的分配應(yīng)當(dāng)按照根據(jù)不同的崗位、目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行設(shè)置，使得評估指標(biāo)切實(shí)可行、評估系統(tǒng)合理完善。并且能夠做到評估的客觀性和知識信息的主觀能動性相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)知識管理的有效實(shí)施。

（四）構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織

學(xué)習(xí)型組織是在學(xué)習(xí)環(huán)境的不斷變化中實(shí)現(xiàn)對知識的不斷學(xué)習(xí)和轉(zhuǎn)化，以此來促使高校辦公室知識管理的進(jìn)一步實(shí)施。學(xué)習(xí)型組織是對傳統(tǒng)管理模式的突破，是一種對知識不斷學(xué)習(xí)的過程，能夠?qū)崿F(xiàn)高校辦公室職能的有效發(fā)揮，使人在自覺、主動的前提下，在沒有限制的環(huán)境中賦予人創(chuàng)新精神，為其實(shí)現(xiàn)內(nèi)在價(jià)值創(chuàng)造機(jī)會，通過構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，不僅實(shí)效了高校知識管理的運(yùn)作，還有利于知識信息的互通交流，通過對知識的不斷學(xué)習(xí)和轉(zhuǎn)化形成新的知識信息從而進(jìn)一步拓寬了高校辦公室知識管理的空間和新的創(chuàng)新生長點(diǎn)，為高校辦公室知識管理提供了新的途徑和方式。

綜上所述，高校辦公室應(yīng)當(dāng)建立新型的交流機(jī)制和創(chuàng)新評價(jià)機(jī)制，選擇有效的知識管理方式和優(yōu)化辦公室的資源配置，這樣才能進(jìn)行高效率的信息傳遞與知識服務(wù)，才能為高校辦公室知識管理提供機(jī)制和指導(dǎo)措施。

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