論大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策

龍彥

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時代的來臨，使得高校人事檔案管理也不得不發(fā)生改變。如何借助大數(shù)據(jù)時代的“東風”創(chuàng)新人事檔案管理工作，是高校檔案管理部門必須面對的重要問題。

[關鍵詞] 大數(shù)據(jù)時代；高校；人事檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 062

[中圖分類號] G271；TP315 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）21- 0145- 02

1 背 景

如今，我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時代，在這個時代中，海量數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，誰能掌握更多的信息，誰就能在激烈的競爭中取得先機。與此同時，大數(shù)據(jù)時代的來臨，使得高校人事檔案管理也不得不發(fā)生改變。如何借助大數(shù)據(jù)時代的“東風”創(chuàng)新人事檔案管理工作，是高校檔案管理部門必須面對的重要問題。

2 大數(shù)據(jù)概述

2.1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)這個概念是源于互聯(lián)網(wǎng)的，在目前的情況下也多用于描述以互聯(lián)網(wǎng)為載體的規(guī)模巨大的信息流。但是，大數(shù)據(jù)的概念本身并不局限于人們在互聯(lián)網(wǎng)上留下的各式各樣的足跡和信息，它可以指一切源于生產(chǎn)和生活的規(guī)模巨大、甚至是逼近全體樣本的信息數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)指的是一個非常大的數(shù)據(jù)組，而且該數(shù)據(jù)組的規(guī)模已經(jīng)不能用普通的數(shù)據(jù)處理工具來儲存、管理和分析了。

2.2 大數(shù)據(jù)的特征

隨著技術的不斷發(fā)展前進，存儲和運算的硬件不斷升級，被認定為大數(shù)據(jù)的標準也會不斷提高。對于大數(shù)據(jù)這一概念的定義也是紛繁多樣，常見的有依其特征進行劃定的“3V”，即多樣性（Variety）、高速型（Velocity）以及規(guī)模性（Volume）（Laney.2001）。其中多樣是用來描述數(shù)據(jù)的種類和資源的廣泛，速度是指數(shù)據(jù)輸入、輸出和傳播的快速，而規(guī)模是指數(shù)據(jù)組和數(shù)據(jù)庫的規(guī)模巨大。另有學者認為大數(shù)據(jù)有“4V”特征，其中第四個特征可以為價值（Value）、可變性（Variability）或者虛擬性（Virtual）（Zikopoulos和Eaton，2011）。

3 大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，我們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，在這個時代中，人們收集數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)的方式發(fā)生了根本性改變，使得人們的思維也發(fā)生了變化。現(xiàn)代高校的人事檔案管理工作也要與時俱進，適應大數(shù)據(jù)時代的來臨，盡快轉(zhuǎn)變工作思維，實現(xiàn)全面發(fā)展。我們必須承認，大數(shù)據(jù)時代的到來給高校人事檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下方面。

3.1 高校人事檔案信息收集面臨的挑戰(zhàn)

目前，我國高校的人事檔案資料主要包括教職工的檔案，這是最主要的內(nèi)容，還有學校退休人員的檔案資料，以及離開學校但是沒有提走的教職工的檔案。高校教師的知識水平比較高，社會對這樣的人才有較高的渴求，高校教師的流動是一種正?，F(xiàn)象，人事檔案資料沒有及時轉(zhuǎn)走的情況也屢見不鮮。如果按照學科對高校人事檔案進行管理，工作量非常大，即使高校檔案管理部門已經(jīng)加強信息化建設，但是人事檔案的信息化進程稍顯滯后，很多人事檔案依舊是紙質(zhì)狀態(tài)，對這些檔案如何進行歸檔和管理，對高校檔案管理部門提出了不小的挑戰(zhàn)。

3.2 高校人事檔案管理業(yè)務面臨的挑戰(zhàn)

從目前來看，我國不少高校的人事檔案管理依然實施傳統(tǒng)的管理方式，人們基本是通過手動查詢的方式利用、檢閱人事檔案，高校人事檔案資料的利用效率可想而知。進入大數(shù)據(jù)時代后，高校檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)的操作模式，引入云計算、大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，但這樣的改變對高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)面臨巨大的挑戰(zhàn)。

3.3 高校人事檔案管理人員素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)

如今，我國高校檔案管理部門的工作人員依舊缺乏積極熱情的服務態(tài)度，他們的服務理念不夠先進，在服務過程中處于被動狀態(tài)，即有人來檔案管理部門查找資料，工作人員才會提供相應服務，這樣的情況難以使他人感受到檔案管理部門工作人員的熱情，進而導致人事檔案的利用效率非常低。在大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案管理部門必須在云數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)檔案的聚類、分類和相關性分析，而高校檔案管理部門現(xiàn)有的工作人員的業(yè)務素質(zhì)顯然難以應對這樣的任務。

4 大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新高校人事檔案管理的對策

雖然大數(shù)據(jù)時代的來臨給高校人事檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，但也為其提供了良好的機遇，在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理部門必須與時俱進，具體可以從以下方面入手。

4.1 建立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時代的來臨是大勢所趨，高校檔案管理部門要認清形勢，主動轉(zhuǎn)變自身的發(fā)展理念，檔案管理部門的領導層、基層人員都要對大數(shù)據(jù)時代形成清醒的認識，整個檔案管理部門都要加強對大數(shù)據(jù)建設的認知，意識到創(chuàng)新管理的重要性和必要性，將人事檔案管理工作納入到信息化建設的軌道中，促進人事檔案大數(shù)據(jù)建設與信息化建設“齊發(fā)展”的格局。同時，高校檔案管理部門要不斷加強大數(shù)據(jù)理念，對大數(shù)據(jù)時代的內(nèi)涵、特點和要求形成全面認識，進而促進高校人事檔案大數(shù)據(jù)建設的推進。高校相關部門要對大數(shù)據(jù)加強宣傳，使其深入人心，爭取更多人的配合。

4.2 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想適應大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案管理部門必須對工作人員加強教育培訓，使其能認清形勢，不斷謀求新的發(fā)展。首先，管理高校人事檔案的工作人員要具備堅定的政治立場，愿意為檔案管理工作獻計獻策，還要牢固掌握人事檔案管理的專業(yè)知識與技能，并具備良好的信息素養(yǎng)，能利用信息技術處理問題、解決問題，這就要求高校對人事檔案管理隊伍加強培訓，結(jié)合人事檔案管理部門、檔案管理工作人員自身的現(xiàn)實情況以及大數(shù)據(jù)時代的各種要求，通過各種培訓方法，提升工作人員的綜合素質(zhì)，使他們能勝任大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作。同時，高校還要積極組織專題學術活動、業(yè)務交流會議、在線交流活動等，為人事檔案管理部門的工作人員講解最先進的檔案管理方法和技能，使他們認識大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，使他們主動適應大數(shù)據(jù)時代的來臨。另外，高校檔案管理部門的工作人員必須從自身做起，主動學習新技術和新技能，樹立主動服務的理念，提升人事檔案管理工作的效率。endprint

4.3 構(gòu)建人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺

從目前來看，高校的人事檔案資料非常煩瑣，各種各樣的紙質(zhì)檔案不僅加大了檔案管理人員的工作負擔，同時也對學校有限的庫房資源提出了挑戰(zhàn)，針對這種情況，建立人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺顯得尤為必要和迫切，事實證明，數(shù)據(jù)的標準化和開放性是提升人事檔案資料管理效率的重要基礎。按照高校人事檔案管理部門本身的性質(zhì)來說，需要將校內(nèi)不同院系、不同機構(gòu)的教職工個人信息資料實現(xiàn)統(tǒng)一管理和科學規(guī)劃，這就要求構(gòu)建一個多中心、多層級的大數(shù)據(jù)管理平臺，使高校檔案管理部門可以通過這個平臺，能統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用和共享高校內(nèi)部的人事檔案信息，進一步發(fā)揮人事檔案管理工作的價值。另外，高校檔案管理部門還要借助大數(shù)據(jù)技術和云計算技術，進一步整合高校人事處、教研處和教務處等工作人員的檔案資料，以便高校能及時查看各個院系的人事變動情況，為高校進一步制定人事資源規(guī)劃、實現(xiàn)長遠發(fā)展提供科學的依據(jù)。

4.4 加強數(shù)據(jù)庫建設力度

大數(shù)據(jù)時代的來臨，使得高校人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，即使是要實現(xiàn)高校人事檔案的大數(shù)據(jù)建設，也必須依靠大量的科學的原始信息，高校檔案管理部門篩選出最真實、最可靠的人事檔案資料后，就要考慮建設基礎數(shù)據(jù)庫了，為檔案管理人員管理人事檔案提供方便。目前，我國已經(jīng)有一些高校開始著手人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設，但不管如何建設，都應該參考和借鑒國內(nèi)外的先進標準，對數(shù)據(jù)庫的建設投入應有的人力、物力和財力，建立一系列具有通用性和標準化的多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及文件條目數(shù)據(jù)庫等，為相關人員查閱、利用人事檔案提供便捷，事實證明，雖然人事檔案數(shù)據(jù)資源具有非常豐富的儲備性，但是有了數(shù)據(jù)庫的支持，再煩瑣的人事檔案，也能在第一時間被調(diào)閱出來?，F(xiàn)階段，我國大部分高校人事檔案機構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)基本上是采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)來進行編寫的。從嚴格角度而言，這些系統(tǒng)自身基本是按照一般的操作系統(tǒng)進行進一步延伸，使用面局限在高校內(nèi)部，要想盡快實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的建設目標，還要進一步彌補這些系統(tǒng)的不足之處，以此保障數(shù)據(jù)的完整性、功能性和安全性。高校與高校之間要加強聯(lián)系與合作，一起聯(lián)合開發(fā)適用于各種操作系統(tǒng)與硬件平臺的數(shù)據(jù)庫，共同建立統(tǒng)一、規(guī)范的云數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)人事檔案信息資源的及時更新與高度共享，為高校人力資源的合理流動提供參考。

5 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代的來臨已經(jīng)是勢不可擋，在信息技術的推動下，我們身邊充斥著海量信息和數(shù)據(jù)，在高校內(nèi)部，各種人事資源與檔案也在不斷增長中，這為人事檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，在當前背景下，高校人事檔案管理部門必須與時俱進，認清大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇與挑戰(zhàn)，要迎難而上，利用大數(shù)據(jù)技術改善人事檔案管理工作，進一步發(fā)揮人事檔案的作用，促進高校的可持續(xù)發(fā)展。

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