淺談檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟性

嚴(yán)寶龍

摘 要 檔案管理在我國已有完善的法律體系，各單位對檔案的管理都形成了一定的模式，有組織、有投入、有檢查、有考核、有總結(jié)。檔案在形成和使用過程中體現(xiàn)出了原始記錄屬性、信息屬性和知識屬性三大重要屬性，隨著時代的發(fā)展和檔案管理的創(chuàng)新，檔案管理又體現(xiàn)出了包括藝術(shù)性在內(nèi)的新特性。本文通過對檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟性特點的觀察和思考，對其進行了闡述，希望對檔案從業(yè)人員在工作中更好地把握和發(fā)揮其特性、作用提供幫助。

關(guān)鍵詞 檔案 藝術(shù)性 經(jīng)濟性

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，因此檔案就是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，最基本的屬性就是原始記錄性。我們在學(xué)習(xí)檔案知識和管理檔案時，往往會關(guān)注其原始記錄屬性、信息屬性和知識屬性，其實除此之外，檔案還具有其他屬性，如政治性、文化性、社會性、教育性等，從現(xiàn)代檔案管理角度來看，它又具備了藝術(shù)性特點，同時突出了經(jīng)濟性（價值性）。

檔案具有藝術(shù)性特點。隨著檔案管理手段的現(xiàn)代化、智能化水平的提升，科技含量和創(chuàng)新管理為檔案管理工作提供了新的幫助，加之檔案所屬單位對檔案管理工作的法制觀念和重視程度不斷加強，積極投入，創(chuàng)新管理，使得檔案管理的藝術(shù)性不斷顯現(xiàn)。檔案庫房的匠心設(shè)計與精細(xì)化管理、檔案資料依智能化科目類別設(shè)計檢索、原始檔案資料本身通過精心整理后合理整齊擺放、按照標(biāo)準(zhǔn)化要求實施的檔案外包裝與檔案工作者個人的創(chuàng)意和藝術(shù)修養(yǎng)的融入，都對賦予檔案管理的藝術(shù)性起到了推波助瀾的作用。當(dāng)我們有幸進入優(yōu)秀企業(yè)的檔案庫房時，無不為其檔案的數(shù)量、規(guī)模以及多元化豐富的內(nèi)容所震撼，更為其在管理中所展現(xiàn)出的藝術(shù)性、協(xié)調(diào)性、創(chuàng)意性、合理性、便利性與美學(xué)設(shè)計融合所呈現(xiàn)出的較高的藝術(shù)水平所折服，使人們從呆板的檔案管理氣氛中得到新的體驗。

檔案的藝術(shù)屬性的另一方面體現(xiàn)在檔案本身。著眼聲像檔案及其他諸如紅頭文件、出版物等，以及部分歷史檔案中獨具特色的鎮(zhèn)館寶藏等，均可在翻閱過程中細(xì)細(xì)品賞其在各個歷史時期的藝術(shù)特性，反映出當(dāng)時的經(jīng)濟條件、審美情趣、基本構(gòu)想等。圖片和聲像資料最能體現(xiàn)當(dāng)事者和留檔人員對事件的觀察角度和資料歸檔思維的研判，被收檔的每一幅畫面都是精挑細(xì)選出來的實證和藝術(shù)品，在查閱過程中猶如翻看歷史畫冊，結(jié)合對往事的回眸，留給查閱者許多想象空間。近些年，我們看到的各種大型圖片展或歷史圖片展，不僅展示圖片，還結(jié)合了視頻（聲像）集成同步展覽，展示的許多資料就是來源于各級檔案館藏資料，或從館藏資料中復(fù)制而來，展覽所營造出的空間和環(huán)境形成了一個藝術(shù)殿堂，而參展的各種文獻資料在經(jīng)過篩選、入展后，其自身的藝術(shù)屬性也得到了釋放。無論資料畫面顯示的內(nèi)容多么紛繁，通過藝術(shù)再現(xiàn)，其就不僅僅是歷史佐證，更是當(dāng)時歷史的深刻記憶和現(xiàn)代藝術(shù)的重新結(jié)合，即對研究歷史事件的學(xué)者提供幫助，也對普通參觀者產(chǎn)生了吸引力。

紅頭文件和出版物等檔案資料會因其中的字體、措辭、排版、印刷（質(zhì)量）等而透出藝術(shù)氣息，猶如藝術(shù)品般給人以欣賞和回味。檔案館藏中的鎮(zhèn)館之寶一般是檔案所屬單位的檔案精品，無論內(nèi)涵、價值還是形態(tài)均有與生俱來的獨特藝術(shù)氣息，當(dāng)檔案使用者與其擦出“火花”時，便是其藝術(shù)氣息迸發(fā)的時刻。

檔案具有經(jīng)濟性特點。從廣義上講，檔案的經(jīng)濟性是指所有檔案的收藏價值和應(yīng)用價值的總和。狹義上則指某件檔案所攜帶在其中的長期收藏和使用價值，其價值是相對于檔案所屬單位而言的，但不局限于單位本身，在某些特殊時期或特定場合甚至?xí)皆搯挝弧?/p>

檔案的經(jīng)濟性應(yīng)從幾方面考察：一是對檔案資料進行管理的投入的性價比；二是檔案資料歸檔階段的自身價值，可稱為顯性價值；三是檔案資料歸檔后的長期潛在價值，可稱為隱性價值。

一件毫無價值的普通檔案或許在終身收藏和管理中都無法發(fā)揮作用，比如某件過時的產(chǎn)品的原始?xì)w檔資料等，此類檔案在管理過程中會耗費一定的管理成本。而一件有價值的檔案從歸檔之日起，一直在發(fā)揮自身的價值，比如一個單位建立之初的上級批文、當(dāng)時的法律依據(jù)文件、土地規(guī)劃資料、地下隱蔽工程設(shè)計竣工資料等，或與國防相關(guān)的產(chǎn)品、工程等原始資料或數(shù)據(jù)等，或某重要領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見等，再有就是某重要領(lǐng)導(dǎo)來訪的聲像資料依據(jù)，可以佐證該單位或該項目的地位、價值以及輝煌歷史，更可通過這些資料固本清源，發(fā)掘或延伸出新的價值或利益。因此，這部分資料的管理成本是必須投入的。

應(yīng)根據(jù)行業(yè)相關(guān)法規(guī)對檔案進行定期梳理，按存在價值年限調(diào)整其后期館藏時間，將無價值或低價值檔案通過檔案管理程序進行評價、申報、公開或銷毀，減少或降低管理成本，將更多的資源用于那些有價值、有特點的檔案資料的管理中，集中精力保護好珍貴的、有價值的檔案資料。

檔案資料的經(jīng)濟性更多的是指自身帶來或存在的價值，也就是顯性價值。這種價值可從對檔案所屬單位在法律層面、戰(zhàn)略層面和對該單位能否提供經(jīng)營管理幫助角度來衡量。最具價值的檔案是有著堅實的法律底蘊的，是可以為檔案所屬單位在相關(guān)法律糾紛中提供佐證和依據(jù)的，比如該單位成立初期的相關(guān)批文以及其他重要資料、依據(jù)等。最具價值的檔案是可以在檔案所屬單位調(diào)整戰(zhàn)略決策或任何階段的經(jīng)營管理過程中體現(xiàn)出方向性，并把持好基礎(chǔ)和底線的不可逾越的依據(jù)和紅線，如國家或上級機構(gòu)對該單位發(fā)展或產(chǎn)業(yè)重點定性的批文、長期有效或正在執(zhí)行中的該單位對外相關(guān)合同、該單位戰(zhàn)略調(diào)整或在改革創(chuàng)新的方向變化上應(yīng)該把持的總目標(biāo)和要求等硬性規(guī)定的檔案資料。

檔案的經(jīng)濟性的隱性價值體現(xiàn)，就是其為檔案所屬單位所能發(fā)揮的未來價值而存在的必要性的體現(xiàn)。一般單位收藏檔案時最大的考慮因素就是希望通過該檔案資料的長期有效收藏管理，以備不時之需，并不斷發(fā)掘其帶來的隱性和遠期價值。有些案例可以說明，如在某企業(yè)與相鄰企業(yè)的土地糾紛中，因為有了某真實檔案的明確證據(jù)，在法律糾紛中據(jù)理力爭，贏得土地歸屬權(quán)利。又如，在與某合作單位開展合作的過程中，因?qū)Ψ讲宦男泻贤x務(wù)，違反了合同精神產(chǎn)生糾紛或矛盾，在訴諸法律時，因原始合同及相關(guān)支持性附件或文件存檔及時、完整，提供了清晰的責(zé)任判定依據(jù)，從而贏得勝訴，為企業(yè)挽回了損失。又如，某政府部門因行政不作為，企業(yè)在開展某項工作時遭遇審批環(huán)節(jié)卡殼，造成工作延滯，產(chǎn)生經(jīng)濟損失，經(jīng)協(xié)商無果且協(xié)調(diào)不力，將該政府部門訴諸法律，因為有關(guān)鍵資料和依據(jù)的完整存檔，經(jīng)法庭調(diào)閱后起到了很好的法律判罰支撐作用，挽回了企業(yè)的損失。諸如此類的案例是很多的。

因此，考察檔案的經(jīng)濟性，既要看其歸檔之際的實際利用價值，更要放眼長遠，準(zhǔn)確判斷其將來所能發(fā)揮的隱性價值，對其實施精細(xì)化管理，確保其價值的隨時發(fā)揮和永續(xù)存在。

其實，檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟性是檔案資料或檔案管理中的“感性”和“理性”兩方面的實際體現(xiàn)，檔案工作者應(yīng)積極改善檔案的呆板形象，在科學(xué)管理檔案過程中不斷賦予其生動活潑的藝術(shù)氣息，給檔案使用者帶來一定的創(chuàng)新感受和藝術(shù)體驗，同時尊重檔案管理的嚴(yán)肅性，在檔案資料的經(jīng)濟性方面用心發(fā)掘、精心管理，發(fā)揮好檔案的長期實用性和經(jīng)濟性作用，以最大限度為檔案所屬單位提供服務(wù)和幫助。

（作者單位為上海發(fā)電設(shè)備成套設(shè)計研究院有限公司）endprint