淺談企業(yè)物資供應(yīng)過程控制

蘭碧青

【摘要】隨著國家和社會的發(fā)展，企業(yè)物資供應(yīng)過程出現(xiàn)了一些問題。強(qiáng)調(diào)企業(yè)物資供應(yīng)過程控制是對物資供應(yīng)工作的統(tǒng)籌管理，同時也是對供應(yīng)風(fēng)險的識別、控制和化解。本篇文章主要提出了建立物資供應(yīng)過程控制體系，通過市場分析、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、物流控制、供應(yīng)商動態(tài)考核、處理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案、增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)等措施，來加強(qiáng)企業(yè)物資的供應(yīng)過程。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)物資 供應(yīng)過程 措施

0前言

我們都清楚，企業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)是企業(yè)物資供應(yīng)，企業(yè)物資供應(yīng)在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中起著非常重要的作用。因?yàn)槲镔Y供應(yīng)的好壞直接影響到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本和時效性等各個方面。市場競爭逐漸激烈，因此企業(yè)物資采購面臨的市場壓力也越來越大。所以，我們要加強(qiáng)對物資供應(yīng)過程控制，規(guī)避市場采購風(fēng)險。

1全過程控制的原則

對物資供應(yīng)的計劃、采購、執(zhí)行三個階段，包括需求計劃提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、物流控制等環(huán)節(jié)實(shí)行全過程控制。

2企業(yè)物資供應(yīng)過程控制的意義

企業(yè)物資供應(yīng)過程是指從物資采購計劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購決策、加工制造、運(yùn)輸、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫、保管、發(fā)料使用的全過程。企業(yè)物資供應(yīng)過程控制是為安全經(jīng)濟(jì)地保證企業(yè)物資供應(yīng)而進(jìn)行的一系列計劃、組織與協(xié)調(diào)活動，是企業(yè)物資管理的重要組成部分。企業(yè)物資供應(yīng)過程控制不僅僅是催交催運(yùn)，而是對物資供應(yīng)工作的統(tǒng)籌管理，是對供應(yīng)風(fēng)險的識別、防范、控制和化解的工作，也是對企業(yè)內(nèi)外部資源實(shí)施整合的一項(xiàng)工作，沒有強(qiáng)有力的過程控制，恐怕很多計劃要落空，很多關(guān)鍵設(shè)備材料就要推遲交貨，很多物資質(zhì)量得不到保證，企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)也不可能順利進(jìn)行。

保證企業(yè)運(yùn)輸安全、穩(wěn)定所需的物資涉及的專業(yè)多、品種多。企業(yè)物資供應(yīng)的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的正常運(yùn)營、生產(chǎn)成本、時效性等，一旦供應(yīng)脫節(jié)，可能造成生產(chǎn)建設(shè)的中斷，給企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)造成的危害巨大。企業(yè)物資供應(yīng)的目標(biāo)是以最低的總成本最優(yōu)的服務(wù)為企業(yè)提供物資和服務(wù)。因此，安全經(jīng)濟(jì)保證物資供應(yīng)，滿足生產(chǎn)建設(shè)物資的需要是企業(yè)物資供應(yīng)的第一要務(wù)。物資供應(yīng)過程控制的目標(biāo)是確保物資需求能夠得到及時有效的滿足。做好物資供應(yīng)過程控制工作，就是要確保合同能夠按期、按質(zhì)、按量的履行，從而提高企業(yè)物資供應(yīng)統(tǒng)籌能力，提高風(fēng)險控制能力，提高資源整合能力。

3企業(yè)物資供應(yīng)過程中存在的問題

傳統(tǒng)的企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)偏重于商務(wù)，重點(diǎn)放在如何和供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)交易的活動上，忽視了對物資供應(yīng)過程的了解、掌握和控制，致使物資供應(yīng)工作處于疲于應(yīng)付的被動局面。企業(yè)物資供應(yīng)過程中最常見問題主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）缺乏對供應(yīng)市場的分析與研究。企業(yè)物資供應(yīng)人員疲于應(yīng)付具體事務(wù)性工作，缺乏對市場的調(diào)查、研究、分析，難以把握市場脈搏，市場分析比較淺薄，事后分析多、事前事中市場分析少，市場分析實(shí)用性、針對性差，很難發(fā)揮其對采購的指導(dǎo)作用。

（2）缺乏對采購價格的掌控能力。企業(yè)物資供應(yīng)人員缺乏對產(chǎn)品價格的主要構(gòu)成、生產(chǎn)工藝、制造成本等的深入了解，在價格談判中難以掌握主動權(quán)；缺乏對產(chǎn)品全生命周期價值的分析，忽視產(chǎn)品使用成本和維護(hù)成本的研究，難以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品總成本最低。

（3）缺乏對供應(yīng)商關(guān)系的認(rèn)識。對供應(yīng)商分析研究不夠，只在準(zhǔn)入資質(zhì)審查把關(guān)方面下功夫，對供應(yīng)商的真正實(shí)力如技術(shù)水平、裝備生產(chǎn)水平、財務(wù)狀況等了解不夠；沒有建立相對穩(wěn)定的供需關(guān)系，供應(yīng)商數(shù)量過多，結(jié)構(gòu)不合理，未建立一支主力供應(yīng)商隊(duì)伍，供應(yīng)渠道不穩(wěn)定，與供應(yīng)商合作雙贏的關(guān)系未建立。

（4）遲交、滯期交貨現(xiàn)象非常普遍。對供應(yīng)商真正的履約能力不是很清楚，采購方為買而買，供應(yīng)商為賣而賣，缺乏合作，采購商和供應(yīng)商之間不能進(jìn)行有效溝通，互相封鎖供應(yīng)商信息、生產(chǎn)情況和市場行情；企業(yè)物資部門對合同履行重視不夠，缺乏對合同的動態(tài)管理。

（5）質(zhì)量控制事后把關(guān)，質(zhì)量問題頻發(fā)。企業(yè)物資部門質(zhì)量控制還停留在事后的產(chǎn)品入庫檢驗(yàn)上，事前預(yù)防、事中控制力度不夠，包括外協(xié)、選材、制造過程，都難于控制；采購一方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織和有關(guān)質(zhì)量控制活動，生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制互不通氣，相互的工作是不透明的。質(zhì)量判定均在貨到現(xiàn)場后驗(yàn)收作出，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，影響生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度；在問題處理時供需雙方互不信任、不合作，使采購方組織處理難度加大。

（6）缺乏對物資運(yùn)輸?shù)墓芾?。企業(yè)物資供應(yīng)部門習(xí)慣于采取供應(yīng)商送貨上門的運(yùn)輸方式，對物流成本不掌握；由于將運(yùn)輸?shù)闹鲃訖?quán)完全交給了供應(yīng)商，放棄了對運(yùn)輸環(huán)節(jié)的控制，運(yùn)輸環(huán)節(jié)延期交貨現(xiàn)象屢見不鮮。

（7）資金流不暢，造成貨款支付不及時，加深了供需雙方的矛盾。

3企業(yè)物資供應(yīng)過程控制的主要措施

在當(dāng)前市場激烈競爭的環(huán)境下，企業(yè)充分認(rèn)識到加強(qiáng)物資供應(yīng)過程控制的重要性，通過采取以下措施對質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的問題進(jìn)行處理與防范。

（1）建立物資供應(yīng)過程控制體系。企業(yè)物資采購部門要從完善采購制度，規(guī)范采購基礎(chǔ)工作人手，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、細(xì)化控制節(jié)點(diǎn)按照事前控制、事中監(jiān)督、事后評價的管理模式，建立計劃監(jiān)督檢查、供應(yīng)商渠道監(jiān)督、采購執(zhí)行落實(shí)、合同簽訂評審、合同履行管理、質(zhì)量檢驗(yàn)把關(guān)的物資供應(yīng)過程控制體系，強(qiáng)化對請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的控制，確保物資供應(yīng)過程始終處于受控狀態(tài)。

（2）做好供應(yīng)市場的研究和分析。物資資源是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，價格反映資源的稀缺程度；在物資供應(yīng)過程中，資源、價格相互關(guān)聯(lián)，供應(yīng)商關(guān)心的是銷售價格，而采購方不僅關(guān)心采購價格，更關(guān)心資源獲得，以最優(yōu)的成本提高物資資源的獲取和控制能力；采購部門的工作重點(diǎn)應(yīng)放在市場的調(diào)查分析與預(yù)測、了解供需狀況、協(xié)調(diào)供應(yīng)商與用戶之間的合作關(guān)系上，防止采購價格與市場價格發(fā)生重大偏離，造成供應(yīng)鏈的中斷；通過供應(yīng)市場的研究和分析，密切關(guān)注國際和國內(nèi)市場行情，把握好目標(biāo)物資所處的市場環(huán)境，了解市場供求變動情況和價格變化規(guī)律，充分利用市場來調(diào)節(jié)資源配置，使企業(yè)物資資源得到有效的保障。endprint

（3）把好物資采購質(zhì)量關(guān)。物資采購質(zhì)量的好壞，會直接影響企業(yè)產(chǎn)品和工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，把好物資采購質(zhì)量關(guān)，一要建立一個健全的采購管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范采購部門的采購行為，一方面在物資供應(yīng)來源上采購部門要根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要建立起多元化、多源頭的采購體系。只有這樣才能“貨比百家擇優(yōu)選擇”，才能夠保證采購物資的質(zhì)量和穩(wěn)定二另一方面物資采購部門還應(yīng)該承擔(dān)起物資采購方案的統(tǒng)籌規(guī)劃、供應(yīng)鏈上下游的信息傳遞職能。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)節(jié)約機(jī)動資金的目的。二要明確物資采購部門職能。為了使得物資采購的決策具有高效性必須要明確物資采購部門的職能、明確劃分職責(zé)。三要物資采購部門確認(rèn)供應(yīng)商是否有一套穩(wěn)定有效的質(zhì)量保證體系，然后確認(rèn)供應(yīng)商是否具有生產(chǎn)所需的設(shè)備和工藝能力；四要要嚴(yán)密采購文件，1、建立技術(shù)文件集中審查。組織各專業(yè)、多部門（分公司）工程技術(shù)人員以及工隊(duì)參加的技術(shù)集中審查，明確物資質(zhì)量及技術(shù)要求，共同確定“*”和“△”條款，對潛在供應(yīng)商的技術(shù)能力、設(shè)備狀況等進(jìn)行分析，對于各項(xiàng)技術(shù)要求應(yīng)在技術(shù)協(xié)議中準(zhǔn)確表達(dá)，包括執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)條件，質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，抽樣檢驗(yàn)方法及判定原則，不合格品的處理辦法，質(zhì)量問題的責(zé)任和權(quán)限，關(guān)鍵質(zhì)量特性的控制，產(chǎn)品質(zhì)量問題的仲裁和索賠，產(chǎn)品的標(biāo)識、包裝、運(yùn)輸與交付等。在物資采購時，采購部門將物資技術(shù)評審確定的物資采購技術(shù)要求等評審結(jié)果，作為物資采購決策的依據(jù)和指導(dǎo)，為物資供應(yīng)質(zhì)量提供技術(shù)支撐，確保物資采購的及時性、準(zhǔn)確性。2、建立招標(biāo)文件集中會審。組織相關(guān)專業(yè)人員、使用單位，集中會審定稿，合理確定投標(biāo)人資格要求；五要加強(qiáng)物資入廠前的檢驗(yàn)，重要設(shè)備和關(guān)鍵材料實(shí)施監(jiān)造，組織專業(yè)人員進(jìn)行質(zhì)量巡檢，到生產(chǎn)廠檢查設(shè)備、材料制造情況和監(jiān)造人員工作情況，保證物資出廠質(zhì)量；六要把好物資入庫驗(yàn)收關(guān)，物資入庫驗(yàn)收采取自檢、抽檢、聯(lián)合檢驗(yàn)、委托檢驗(yàn)等方式，有效控制物資的入庫質(zhì)量。五要定期召開物資供應(yīng)例會和物資質(zhì)量分析會議，為保證使用單位反饋問題能夠及時落實(shí)、解決，每月組織召開使用單位、物資供應(yīng)中心、物資設(shè)備部及相關(guān)部室層面的物資供應(yīng)管理例會及物資質(zhì)量分析會，將物資采購質(zhì)量講評和問題答復(fù)作為一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，評價產(chǎn)品質(zhì)量滿意度考核情況、跟蹤質(zhì)量問題處理結(jié)果、分類制定質(zhì)量控制措施，提高物資使用質(zhì)量性能。六要加強(qiáng)重點(diǎn)物資集中管理。對各使用單位反映的物資供應(yīng)質(zhì)量重點(diǎn)問題實(shí)行重點(diǎn)管理，開展物資使用過程質(zhì)量跟蹤，實(shí)行重點(diǎn)物資質(zhì)量目錄監(jiān)管。對采購入庫和現(xiàn)場使用易出現(xiàn)質(zhì)量問題的機(jī)車配件、監(jiān)控配件、軌料等物資進(jìn)行重點(diǎn)治理，明確責(zé)任部門，督促檢查落實(shí)。

（4）把好合同管理關(guān)。規(guī)范合同，既是嚴(yán)格物資供應(yīng)管理的重要手段，也是物資供應(yīng)過程控制的重要法律依據(jù)。簽訂合同前，合同管理部門應(yīng)嚴(yán)格評定供應(yīng)商信用等級；合同簽訂后，要及時跟蹤合同的履約情況，建立合同異常情況報告制度，未按合同期交貨的，要填寫《合同未按期交貨異常情況報告》，將信息反饋，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，督促其盡快交貨，并按合同約定做好索賠工作。

（5）加強(qiáng)物資進(jìn)度控制。物資進(jìn)度控制是物資供應(yīng)過程控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容，物資進(jìn)度是影響交貨期的重要因素。因此，企業(yè)物資部門要加強(qiáng)需求計劃管理，提前介入需求環(huán)節(jié)，及早鎖定資源。關(guān)鍵設(shè)備和材料合同條款應(yīng)明確制造進(jìn)度和關(guān)鍵控制點(diǎn)明確約定供應(yīng)商每月反饋制造進(jìn)度、返還設(shè)計資料的時間、延遲交貨和延遲返還資料的違約處罰措施等，加強(qiáng)關(guān)鍵設(shè)備材料催交，掌握制造進(jìn)度，確保按期交貨。

（6）加強(qiáng)物流控制。物流控制是物資供應(yīng)過程控制的一個重要環(huán)節(jié)，在選擇供應(yīng)商時要充分考慮其物流條件是否受控，把物流條件作為綜合評審條件之一，明確采購合同約定的交貨方式、付款等條款有利于物流過程控制；做好催交催運(yùn)工作，通過電話、傳真、電子郵件、坐催等方式進(jìn)行催交催運(yùn)，將其運(yùn)輸情況與供應(yīng)商考核掛鉤。

（7）建設(shè)高效的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)采購核心工作是供應(yīng)商的選擇，供應(yīng)商的選擇好壞直接影響物資供應(yīng)的質(zhì)量、價格、交貨期及售后服務(wù)，建設(shè)高效的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)在物資供應(yīng)過程控制中尤為重要。一要按照“市場準(zhǔn)入、動態(tài)管理、定期考評、優(yōu)勝劣汰”的原則，建立科學(xué)、量化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范采購渠道管理；二要實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入資格預(yù)審制和目錄制，對新增供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地現(xiàn)場考察，對其資質(zhì)、業(yè)績、生產(chǎn)能力、技術(shù)力量、設(shè)備狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、質(zhì)量體系、企業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨以及服務(wù)狀況等方面全面審核，從而提高準(zhǔn)入門檻，保證資源市場內(nèi)供應(yīng)商的質(zhì)量；三要對供應(yīng)商實(shí)行動態(tài)管理，建立供應(yīng)商誠信評價體系，實(shí)行年審制，加強(qiáng)供應(yīng)商在供應(yīng)過程的記錄，實(shí)時對不合格供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。

（8）制定處理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。在物資供應(yīng)過程中難免會發(fā)生一些偶發(fā)性事件，對重點(diǎn)設(shè)備和重要物資的采購，需預(yù)先制訂應(yīng)急預(yù)案，以減少甚至避免損失。

（9）提高物資人員的專業(yè)素質(zhì)和增強(qiáng)物資人員的責(zé)任心。

一要提高物資人員的質(zhì)量意識。針對企業(yè)的質(zhì)量保證體系組織好培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化與完善采購、倉儲、配送等供應(yīng)人員的理論知識，樹立以物資供應(yīng)工作中的質(zhì)量控制為手段，提供優(yōu)質(zhì)原材料為生產(chǎn)部門服務(wù)的質(zhì)量觀念。二要提高物資人員的專業(yè)技術(shù)水平。計劃員要具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌安排、庫存管理、網(wǎng)上采購的能力，能夠按照各類標(biāo)準(zhǔn)和操作程序工作；能夠適應(yīng)電子商務(wù)采購發(fā)展大趨勢的要求，用先進(jìn)的、科學(xué)的技術(shù)手段開展工作，從而增強(qiáng)工作的主動性、務(wù)實(shí)性、創(chuàng)造性，提高駕馭物資供應(yīng)過程控制的能力。三要制定相應(yīng)的物資人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)計劃。四要按照“誰采購、誰負(fù)責(zé)”、“誰使用、誰反饋”的原則，對質(zhì)量驗(yàn)收、現(xiàn)場抽查和使用單位反映的物資質(zhì)量問題實(shí)行問責(zé)制，嚴(yán)查不合格物資的采購、使用程序，通過調(diào)離崗位等相應(yīng)的處理方式，傳遞壓力，進(jìn)一步增強(qiáng)采購人員、操作使用人員的物資質(zhì)量意識和工作責(zé)任心。五可設(shè)置專門的物資質(zhì)量監(jiān)控機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)人員主要是由專業(yè)的技術(shù)人員或相關(guān)專業(yè)人員組成。企業(yè)可根據(jù)自身情況確定其機(jī)構(gòu)規(guī)模大小。

4結(jié)語

綜上所述，促進(jìn)物資管理水平提升的有效手段是過程控制，過程控制是實(shí)現(xiàn)物資安全、及時供應(yīng)的有效措施。大家都認(rèn)為，管理具有普遍性，因此，過程控制的理念也可以拓展應(yīng)用到其他領(lǐng)域，從而推進(jìn)管理方式方法的變革，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的有效管控，提高管理效能。endprint